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Ce process fait partie des process 60 diagnostics-expertise-travaux-et-autres
Volume 60-03-activites
60 03 04 - Représentation et facturation expertise sinistre
I. Objet de la procédure.
Ce process est lié a la commande faite par le service gestion et/ou syndic, lorsqu'une convocation par expert est reçue dans le cadre d'une déclaration de sinistre d'un bien géré, et/ou d'une copropriété gérée. Le gestionnaire souhaite alors se faire représenter par un prestataire pour défendre au mieux les intérêts du mandant (propriétaire ou syndicat).
II. Process.
1. La demande
Le gestionnaire reçoit une convocation à expertise et crée un ticket dans ce projet redmine.
Le gestionnaire joint la convocation au ticket créé, puis assigne à l’assistante de EXPERTIM. L'assistante créée un ticket dans ce projet.
L'assistante contrôle les informations et fixe la date d'échéance (date du rendez vous).
Elle établit la facture de représentation, et la transmet au service gestion pour validation et paiement.
Elle assigne le ticket au préposé pour prise en compte de la demande.
2. Le rendez-vous d'expertise
Le préposé se rend au rendez vous et présente la facture à l'expert pour prise en charge au retour de l'expertise.
Le préposé établit un rapport succinct (voir modèle type).
Il met le rapport sur le ticket et confirme sa mission.
3. La facturation
Le préposé assigne l'assistante pour transmission au service gestion et syndic pour paiement de la facture.
Parallèlement, si l'expertise nécessite des travaux ou un chiffrage , le préposé le précise dans son rapport.
La gestionnaire crée un ticket travaux suivant le process et lie les tickets.
L’assistante dès réception de la confirmation du paiement de la facture ferme le ticket.