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Table des matières
Ce process fait partie des process diagnostics
Volume 60 03 activités
60 03 10 - Représentation A.G.
I Objet de la procédure
Est concerné par cette procédure : le service Expertim , qui doit analyser et répondre à une demande de représentation en AG émanant du service gestion.
II Process
1 Le service syndic créé un ticket
dans le projet EXPERTIM “représentation AG” et l'assigne à EXPERTIM.
Dans ce ticket Madinina syndic doit fournir :
- ordre du jour
- feuille de présence.
2 La gestionnaire gérance reçoit une convocation d'un syndic externe
Elle doit vérifier que le ticket n'existe pas encore pour cette assemblée générale. S'il n'existe pas de ticket, créer un ticket dans projet EXPERTIM “représentation ag” et l’assigner a Expertim
Dans ce ticket doivent être mis les document suivants :
- ordre du jour,
- convocation
3 Préparation
Expertim contrôle et assigne au préposé pour confirmation de présence.
-Le préposé édite sur le logiciel login les propriétaires de l'immeuble devant être représentés.
-Le préposé communique avec les propriétaires par email ou sms afin de confirmer le cout, la mission de représentation et le rapport qui lui sera envoyé, sans confirmation ou contre indication le propriétaire sera représenté.
4 la représentation :
Deux possibilités
-soit nous avons 3 pouvoirs/mandats ou moins (ou moins de 5% des voix) une seule personne peut les représenter ;
-soit nous avons + de 3 mandataires (ou plus de 5% des voix) : il faut plusieurs personnes (1 par 3 mandats/pouvoirs).
Suivant le contexte et l'intérêt (voir avec le syndic madinina syndic) une seule personne peut représenter (solution non légale) l'ensemble des propriétaires.
5 Retour d'ag
Un rapport normalisé est rendu et mis sur le ticket
6 Facturation
Expertim établi la facture suivant confirmation du préposé du nombre de propriétaires qui ont été réellement représentés et assigne la gestionnaire.
7 Communication/diffusion
La gestionnaire met en paiement et diffusion du rapport au propriétaire (et classement dans la GED).
8- confirmation du paiement
Par la comptabilité mandant sur le ticket et fermeture de ce dernier par expertim.