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Table des matières
60 03 10 - Représentation A.G.
Ce process fait partie des process diagnostics
Volume 60 03 activités
I Objet de la procédure
Est concerné par cette procédure : Expertim , qui doit analyser et répondre à une demande de représentation en AG émanant du service gestion.
II Process
1 La demande
Le syndic créé un ticket pour toutes ses ag
Dans le projet EXPERTIM “représentation AG” et l'assigne à EXPERTIM.
Dans ce ticket Madinina syndic doit fournir :
- ordre du jour
- feuille de présence
- convocation
La gestion créé un ticket dans le cas d'une convocation d'un syndic externe
Elle doit vérifier que le ticket n'existe pas encore pour cette assemblée générale. S'il n'existe pas de ticket, créer un ticket dans projet EXPERTIM “représentation ag” et l’assigner a Expertim
Dans ce ticket doivent être mis les document suivants :
- ordre du jour,
- convocation
2 La Préparation
Expertim contrôle et assigne au préposé pour confirmation de présence.
-Le préposé édite sur le logiciel login les propriétaires de l'immeuble devant être représentés.
-Le préposé communique avec les propriétaires par email, ou sms afin de confirmer le cout, la mission de représentation et le rapport qui lui sera envoyé, sans confirmation ou contre indication le propriétaire sera représenté.
3 La représentation :
Deux possibilités
-soit nous avons 3 pouvoirs/mandats ou moins (ou moins de 5% des voix) une seule personne peut les représenter ;
-soit nous avons + de 3 mandataires (ou plus de 5% des voix) : il faut plusieurs personnes (1 par 3 mandats/pouvoirs).
Suivant le contexte et l'intérêt (voir avec le syndic madinina syndic) une seule personne peut représenter (solution non légale) l'ensemble des propriétaires.
4 Le Retour d'ag, la Rédaction du rapport
Un rapport normalisé est rendu et mis sur le ticket. Il comprend des photos (au moins la photo du préposé ayant réalisé la mission, ses coordonnées (email, téléphone,…), le compte rendu de l'assemblée, le résultat des votes, …
5 La Facturation et la Diffusion du rapport
Expertim établit la facture suivant confirmation du préposé du nombre de propriétaires qui ont été réellement représentés. Le rapport est envoyé par la préposé aux propriétaires représentés, rangé dans la GED (ou dni ?), , et la facture mise sur le ticket. Ensuite le ticket est assigné a la compta mandant.
6 Le Paiement
La comptabilité mandant confirme le paiement sur le ticket qui doit ensuite être fermé.