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Ce process fait partie des process diagnostics
Volume 60 03 Activités
60 03 08 - Travaux
Champ et domaine d’application.
Est concerné par cette procédure : le service travaux de la structure Expertim , qui doit analyser et répondre à une demande de travaux effectuée par le service gestion et syndic.
I. Objet de la procédure.
Process pour commande et paiement du matériel et fourniture après validation du devis et enclenchement du chantier.
II. Process.
La gestion fait une demande de chiffrage travaux en respectant le process et crée un ticket dans projet travaux gestion et l'assigne à expertim.
Expertim analyse la demande et informe le demandeur sur l'acceptation ou non de la mission de chiffrage
En cas de refus d'expertim, la gestion doit trouver un autre fournisseur.
En cas d'accord, expertim crée un ticket dans le projet travaux expertim afin d'étudier la demande et établir un chiffrage. Expertim doit lier ce ticket à celui existant.
Expertim sur ce ticket rédige un devis avec photo, et transmet sur le ticket gestion afin d'obtenir reponse et validation.
En cas de refus, Expertim ferme son ticket travaux dans son projet.
En cas d'accord, Expertim demande et contrôle le financement sur ticket travaux gestion.
La gestion donne l'information du financement (50% minimum) sur ticket travaux gestion.
Expertim enregistre l'information sur son ticket, demande l'acompte et suit les paiements de la facture.
Pour les fournitures :
1/ petits achats : Le représentant d'expertim utilise son fond de caisse et le reconstitue chaque semaine présentant les factures correspondante pour paiement à la séance du vendredi
2/ achats importants : Le représentant expertim fait établir une proforma et ou photographie le prix du matériel, le met sur le ticket travaux correspondant pour demande d’établissement d'un chèque en séance du vendredi.
Expertim réalise les travaux, met la facture et photos fin de chantier sur le ticket gestion.
Après bon encaissement, les tickets sont a passer en “résolu”.