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Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

20-05-03-encaissement

Sont concernées par cette procédure, toutes les personnes susceptibles de traiter les règlements locataires par CB (depuis l'espace client sécurisé en ligne ou a borne à l'accueil).

Le bail fixe les modalités de paiement du loyer.

-Paiement à échoir ou échu ;

-Date limite de paiement

-Fréquence de paiement (mensuel, trimestriel….)

Les locataires doivent s’acquitter du paiement de leur loyer dans les conditions et délais prévus.

Le comptable reçoit tous les jours l'information par mail des différents règlements locataires ou autres effectués par CB qui ont été acceptés par la banque “paiement scillus ok”.

Le comptable va les “géder” dans un dossier référencé afin de les traiter dès que ceux-ci seront crédités sur le compte postal COMAPHI, sous forme de remise.

Le comptable édite quotidiennement en format pdf le compte postal COMAPHI afin de relever les différentes remises créditées sur le compte.

Une remise peut contenir les règlements suivants :

- loyer,

- honoraires,

- dépôt de garantie,

- syndic,

- pré-état daté,

- carayou,

- loyers guadeloupe, guyane et saint martin,

- règlement propriétaires (travaux, contentieux).

A noter que les paiements en ligne arrivent avec un décalage de un ou deux jours sur le relevé de compte postal COMAPHI.

Une fois que le comptable a identifié le contenu de la remise sur le relevé de compte COMAPHI, il procède aux règlements sur le compte des locataires concernés, effectue les virements de loyers si nécessaire en cas de réception de fonds des agences extérieures, virement des pré-état datés sur compte de la société, comptabilise le règlement en cas de réception de fonds pour travaux, frais de procédure sur les comptes des propriétaires concernés.

En cas de réception de fonds des copropriétaires sur le compte postal COMAPHI, le comptable syndic va récupérer les fonds en débitant le compte postal COMAPHI vers le compte bancaire de la copropriété concernée.

Des frais bancaires sont à déduire sur le compte des locataires, copropriétaires, propriétaires (0.35 %), compte-tenu des frais bancaires prélevés sur le compte.

Il est à noter que les frais bancaires sont pris en charge par la société dans les cas suivants:

- règlement des honoraires de location par les locataires,

- lors de paiement groupés (honoraires et dépôt de garantie)

- assurance locataire

- les propriétaires réglant des devis ou factures de travaux pour Expertim

- les copropriétaires qui paient les pré-état datés.

Le comptable effectue son brouillard de saisie afin de valider les différentes écritures enregistrées sur le compte des locataires.