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Table des matières
20 08 01 – Pré-contentieux
Ce process fait partie des process de gestion
Volume 20 08 Contentieux gérance
I. Objet de la procédure.
Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes procédures de recouvrement des impayés de loyer.
II. Process.
1. Relances SMS
Le 11 de chaque mois, la comptabilité gestion lance une campagne de relances SMS à partir d’une extraction du listing de locataires débiteurs du logiciel de gestion login pour les loyers impayés du mois en cours.
2. Relances par courrier
Le 15 de chaque mois, le service comptabilité lance une campagne de courriers simples de relances pour les loyers impayés de 1 à 2 mois.
3. Relances par courrier recommandé
En fin de chaque mois, le service comptabilité lance une campagne de courriers recommandés de relances pour les loyers impayés de plus de 2 mois.
4. Recouvrement amiable par échéancier
A revoir, phase pre-contentieuse.
Le paiement échelonné avec protocole d’accord
Il résulte de la volonté du locataire débiteur de bonne foi de se mettre en règle.
Il doit être « supportable » pour le locataire, et de « nature à éteindre la dette » rapidement.
Il doit être matérialisé par un document officiel : « le protocole d’accord » acte sous seing privé signé entre le service contentieux et le débiteur.
Le gestionnaire doit être informé des accords passés et peut aussi donner son avis sur l’opportunité de l’acte.
Le non paiement d’une échéance prévue au protocole d’accord entraine la déchéance du terme, et rend exigible l’intégralité de la dette.
. Mise en place du protocole
Le chargé de contentieux peut accepter un échéancier sur une période de 6 mois maximum. Au delà, et dans la limite de 12 mois, la validation du gestionnaire ou du responsable de service est requise.
Le cout de cet échéancier est facturé 115€ à la charge du locataire, frais à inclure dans le protocole.
Pour un délai d’étalement supérieur à 12 mois, SEUL LE CLIENT (propriétaire) peut donner son accord (le gestionnaire contacte donc le client).
Les échéanciers signés doivent OBLIGATOIREMENT être accompagnés des chèques afin d’engager le débiteur. L'échéancier doit intégrer les appels de loyers à venir sur la période couverte par l'échéancier.
Lors de la signature du protocole, le contentieux doit récupérer les règlements sous les formes suivantes :
Tous les chèques à encaisser à échéance Ordre de prélèvement automatique signé Ordre de virement permanent signé.
Dans le cas où les règlements sont effectués par chèques, le contentieux se charge de les conserver et de les mettre à l’encaissement à échéance auprès du service comptabilité gestion.
Dans le cas où les règlements sont effectués par prélèvements ou par virements, le contentieux s’assure du respect de l’échéancier en suivant sur le logiciel de gestion login.
Le contentieux fait parvenir un exemplaire du protocole signé au locataire débiteur, un autre exemplaire au propriétaire et classe un dernier exemplaire préalablement scannée et enregistré dans le logiciel de gestion login.
5. Passer au process suivant
Dans le cas ou l'impayé n'est pas régularisé, passer au process 20-08-02-contentieux-recouvrement