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Ce process fait partie des process de gestion

Volume 20 08 Contentieux gérance

Cette procédure décrit les modalités de mise en place et de suivi des différentes actions de recouvrement des impayés de loyer. Le cas particulier de la commission de surendettement est traitée sur un autre process.

Il est tout d'abord essentiel de rappeler qu'une information régulière de TOUTES nos actions doit être donnée à notre client propriétaire par son gestionnaire.

Lorsque le process 20-08-01-pre-contentieux n'a pas permis de recouvrer les sommes dues, et après trois mois de loyers impayés et/ou charges et OM, la procédure contentieuse peut démarrer.

La phase contentieuse débute avec la délivrance d’un acte d'huissier (sommation ou commandement) :

- sommation de payer : si le locataire est sorti des lieux loués ;

- commandement de payer : dans le cas ou le locataire est toujours dans les lieux.

Le cout de cet acte est approximativement de 300 euros (variable selon la distance et le nombre d'actes à délivrer : locataire, colocataire(s), caution(s) solidaire(s)).

Cette somme sera imputée sur le compte du locataire, mais l'huissier doit être provisionné pour avancer utilement.

1 - Dans le cas d'un locataire en place et si le compte du propriétaire est créditeur, les fonds du commandement (ou sommation) sont à prélever directement sur son compte. Un courrier d'information information est envoyé au propriétaire par le service contentieux.

2 - Dans le cas d'un locataire en place et si le compte propriétaire est débiteur, une demande de fonds via espaceclient.groupimo.fr est obligatoire ainsi que le courrier d'information au propriétaire information - Lier ce ticket de demande de fonds avec le dossier redmine contentieux.

En cas de non réponse du propriétaire (J+10), une relance est faite par le service contentieux via espaceclient.groupimo.fr appuyée par un appel téléphonique (ou mail) de la gestionnaire. Si pas de retour malgré la relance, la gestionnaire devra alors envoyer un RAR lui signifiant que nous ne gerons plus le bien compte tenu du fait qu'il n'y a pas de règlement de loyer depuis XXX mois. Au préalable la gestionnaire devra s'assurer que le locataire soit toujours en place ou sorti (depart a la cloche de bois).

Dans le cas d'un locataire sorti, une demande de fonds via espaceclient.groupimo.fr est obligatoire - joindre courrier propriétaire information - Lier ce ticket de demande de fonds avec le dossier redmine contentieux.En cas de non réponse du propriétaire (J+10), une relance est faite par le service contentieux via espaceclient.groupimo.fr appuyée par un appel téléphonique (ou mail) de la gestionnaire. Si pas de retour malgré relances, la gestionnaire devra alors envoyer un RAR lui signifiant que la dette est annulée.

Après avoir reçu ou prélevés les fonds (selon le cas de figure), la comptabilité prépare le règlement (quid de la pièce comptable pour prelevement direct sur compte prop ?) à l'huissier et le contentieux prépare le dossier :

- bail, acte de caution le cas échéant,

- mandat gérance ou état civil propriétaire,

- extrait de compte à jour.

Ces pièces doivent avoir été préalablement scannées dans la GED à l'exception de l'extrait de compte (conformément aux process. A défaut la gestionnaire corrige rapidement après indication du contentieux).

Transmission à l’huissier de l'ensemble du dossier par le contentieux en omettant pas d'informer sur le ticket redmine contentieux : “dossier complet transmis a l'huissier”.

L’huissier réceptionne les documents ainsi que le règlement, délivre le commandement et retourne les actes, et établit sa facture.

Réceptionnée par le contentieux cette facture est transmise à la comptabilité pour saisie. “ La comptabilité fera son affaire de récupérer le trop versé auprès de l'huissier ?” Copie des actes et factures sont scannées sur le ticket redmine contentieux pour que la gestionnaire informe son propriétaire.

Si le locataire ne paye pas après cet acte, il existe deux possibilités :

Dans un délai de 2 mois (1 mois pour les baux commerciaux) suivant la signification de l’acte d’huissier, un avocat est mandaté aux fins de procéder à une assignation devant le tribunal.

Dans le cas d'un locataire toujours en place, en plus du recouvrement des sommes dues, la clause résolutoire (=expulsion) sera visée.

La gestion procède à une nouvelle demande de provision auprès du propriétaire, conformément au courrier d’information préalable.

Cout de la procédure : 1500 euros (honoraires avocat assignation et honoraires huissier délivrance assignation, et signification jugement).

Si le propriétaire refuse de verser les fonds, ou si simplement il ne souhaite pas faire de procédure, il doit absolument le faire par écrit. Dès réception de cet écrit, la gestionnaire le scanne dans la GED et met un lien vers ce document sur le ticket redmine. Le service contentieux doit ouvrir un ticket dans le projet et selon le process : 20-06-01-perte-de-mandat. Il peut alors clôturer le ticket recouvrement.

A réception des fonds, le contentieux monte l’assignation et sollicite le service gestion s’il manque des pièces (justificatif de charges et teom, ….).

L’avocat transmet au contentieux un projet d’assignation.

Le contentieux et la gestion commentent, valident (et/ou modifient) le projet.

L’avocat transmet au contentieux sa facture d’honoraires qui la valide, et la met en paiement à la comptabilité Gestion (copie gestion pour information – redmine), cette facture s'impute sur la provision payée par le propriétaire.

L’avocat transmet l’assignation à l’huissier en charge de sa signification. Une date d’audience est communiquée par l’avocat. La procédure se déroule jusqu'à son terme, et un jugement est rendu.

Une fois que le jugement est rendu (favorable ou non favorable), le service contentieux demande (par mail) à l'avocat de le transmettre à l'huissier pour signification. Cette information est mise dans le ticket afin que la gestion puisse informer son propriétaire. Le contentieux se met une echeance à 15 jours pour relancer l'huissier si nécessaire.

A réception de la demande de fonds pour signification, celle ci est transmise à la gestion pour règlement auprès du propriétaire.

A réception de l'acte de signification, celui ci est scanné par le contentieux dans le ticket.

Dans le cas d'un jugement favorable (condamnation des locataires), le service contentieux fait la demande à l'huissier d'executer immédiatement après signification (cf execution)

Dans le cas d'un jugement non favorable (non condamnation des locataires), le service gestion et le contentieux doivent étudier (avec le propriétaire) la possibilité et les chances de reussite d'une procédure en appel (au fonds)

Pour les locataires sortis et les dettes de loyers uniquement (jusque 4.000€), une Injonction de payer peut être montée par le service contentieux.

Cette injonction, si elle est validée par le tribunal vaut titre en cas de non contestation. S'il y a contestation (par le locataire débiteur), une assignation sera alors obligatoire pour obtenir un titre.

Cout de la procédure : Cette procédure est beaucoup moins couteuse que l'assignation classique (400 euros honoraires + frais de signification actes huissier de justice).

Au terme de ces actions, le service contentieux a en main un titre (jugement ou injonction), qui permettra d'exécuter les décisions.

Le titre est signifié au(x) débiteur(s).

Si le(s) débiteur(s) ne règle(nt) pas, un huissier de justice est mandaté pour l'exécution forcée.

Cette exécution se fera sous la forme d'une saisie bancaire, ou une saisie arrêt sur salaire. A noter que la saisie arrêt sur salaire est très longue compte tenu de la lenteur des tribunaux.

Cout de cette procédure : 400€ environ

Enfin, en cas d'*expulsion* ordonnée par jugement, l'huissier délivrera dans un 1er temps un commandement de quitter les lieux (cout environ 300€).

Si le locataire ne sort pas de lui même, l'huissier fera la réquisition de la force publique (délai : plusieurs mois d'attente, cout environ 3.000€).

Ensuite il faut se reporter au process 20-06-02-relocation-suite-au-depart-locataire

Important : pour les lots garantis en loyers impayés, en cas d’accord d’indemnisation validé par la commission, et conformément à l’annexe au Mandat de Gérance, les frais de procédures listés ci-dessus sont avancés par le mandat et remboursés sur justificatifs au titre de la garantie GLI.

Parallèlement le choix des défenseurs est assuré par la mandataire. Il est entendu qu’une déchéance de garantie pourrait être prononcée en cas de non respect des conditions ci-dessus énumérées.