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Table des matières
Vol 06 Gestion des départs locataire ou propriétaire
relocation suite au depart locataire
Ce process définit la procédure a suivre pour l’analyse, le suivi de l'état des lieux et transmission de l'information pour permettre une remise en location et clôture du compte du locataire sortant.
I. Process
1. Départ à l’initiative du locataire.
Le locataire envoie son préavis de départ (de 3 mois) en recommandé
Ce préavis sera ramené à 1 mois dans les cas suivants (voir clu):
• Mutation
• Chômage
• 1er emploi
• RSA
• Licenciement
• S’il s’agit d’un bail d’habitation meublée
• Personne de plus de 60ans suivant état de santé.
2. Traitement du préavis
• Si accepté, voir la suite du process ci-après.
• Si refusé, envoi d’une lettre avec AR au locataire en lui expliquant le motif du refus.
3. Le service gestion met à jour
le logiciel commercial REDMINE et le logiciel de gestion LOGIN, en précisant la date de disponibilité du bien.
Cette action déclenchera l’édition des 2 courriers (de préférence par voie numérique) ci-dessous.
• Courrier propriétaire Réf : Annexe 1 à M06_06_002 Envoi du courrier au propriétaire, sans réponse de sa part, le mandat de gérance perdure
• Courrier locataire Réf : Annexe 2 à M06_06_002 Envoi du courrier d’acceptation du préavis de départ
4. Le centre de gestion commerciale déclenche
la demande d’état des lieux ET vérifie systématiquement la présence de l’attestation du détecteur de fumée.
La société EXPERT’IM fixe un rendez-vous avec le client afin d’effectuer l’Etat Des Lieux de sortie.
Elle récupère les clefs, si le locataire est déjà sorti. Le préposé doit transmettre un état des lieux précis avec photos permettant de définir dans la mesure du possible au plus juste les travaux à réaliser dans le logement.
Lors de l’état des lieux le préposé doit vérifier la présence et le fonctionnement du détecteur de fumée et le signaler sur l’état des lieux.
5. Analyse de l’état des lieux
Expertim analyse l’état des lieux afin de savoir si le bien nécessite des travaux pour une relocation rapide
5.1. L’état des lieux ne donne pas lieu à travaux
Expertim diffuse l’information et l’état des lieux à la gestion commerciale.
La gestion informe le service comptabilité qui émettra l’arrêté de compte du locataire afin de respecter au mieux les 2 mois et permettre une relocation rapide.
5.2. L’état des lieux donne lieu à travaux.
EXPERTIM crée un ticket travaux dans le projet Expertim et l'assigne pour comparatif edle et chiffrage.
Expertim diffuse l’information et l’état des lieux à la gestion commerciale
La gestion commerciale :
1/ crée un ticket travaux gestion à lier au ticket travaux expertim, puis au ticket du bien a louer qui doit avoir le tracker “travaux a réaliser” ;
2/ Donne son accord ou négocie pour réalisation des travaux et suivi de la remise en location sur le ticket travaux gestion en respectant le process travaux gestion. Ceci UNIQUEMENT APRES AVOIR VERIFIE LA PRESENCE DES FONDS SUR LE COMPTE CONFORMEMENT AU PROCESS travaux
La comptabilité mandant ventile le cout des travaux entre les différents intervenants (le locataire sortant ou le propriétaire) en respectant le process travaux gestion. Elle établit l’arrêté de compte et diffuse l’information.
Les tickets doivent être suivi par relance régulière jusqu’à clôture des dossiers.
La gestionnaire contrôle et réceptionne les travaux (avec photos) , puis transmet l’EDL accompagné des factures à la comptabilité gérance pour arrêté des comptes. Elle s’assure également de bonne remise en location du bien.