Ceci est une ancienne révision du document !
Entrer un bien en copropriété
Reprise d’une copropriété ou d’une association syndicale
1. Contact avec le Conseil Syndical ou la Copropriété
- Soit par démarche directe du Conseil Syndical ou d’un copropriétaire, mécontent de leur syndic
- Soit à partir d’un contact privilégié avec le Conseil Syndical ou copropriétaire, d’un collaborateur du groupe
Établir après rencontre du Conseil Syndical (ou du) ou des copropriétaires demandeurs, un projet de contrat de syndic (s’il s’agit d’une SDC) Réf :Enr01à M07_03_003 ou contrat de gestion Réf :Enr02 à M07_03_003 (s’il s’agit d’une ASL) qu’ils porteront à l’ordre du jour de leur prochaine Assemblée Générale.
Proposer au CS (Conseil Syndical) ou aux copropriétaires afin qu’il n’y ait pas d’oubli d’envoyer en leur nom la LR avec AR accompagnant le contrat de syndic au syndic en place pour que notre candidature soit portée à l’ordre du jour
Visite de la Copropriété en préalable à l’établissement du contrat de syndic afin de bien appréhender le risque en visualisant l’état de l’immeuble, les services et les éléments d’équipement collectifs.
Présenter le cabinet et le contrat à l’AG, ainsi que notre façon de travailler (respect des process…), et proposer des solutions aux problèmes récurrents du syndic en place.
Dans le cas où je suis élu je poursuis le process ci-dessous.
Info Groupimo (Front office, Responsable de site, Responsable des métiers)
Ouverture d’un dossier informatique et demande d’un numéro au CGA (Centre de Gestion Administratif)
2. Regrouper les documents, la comptabilité et les archives:
- A l’issue de l’assemblée
Feuille de Présence Règlement de copropriété
- Dans le mois
La situation de trésorerie La totalité des fonds immédiatement disponibles Contrat assurance Autres contrats : eau, EDF, éléments d’équipement Registre Assemblée général Dossiers sinistres et procédures Dossiers mutations Dossiers travaux Autres
Rappel :
- Dans les deux mois, de la loi maximum légal :
Solde des fonds disponibles après apurement des comptes Etat des comptes des copropriétaires et du syndicat
La remise des différents documents, de la comptabilité et des archives se fait contre émargement d’un « bordereau de remise de pièces » voir le spécimen Réf : Annexe 1 à M07_03_003 détaillé et obligatoirement signé par le syndic (gestionnaire) sortant, et le nouveau syndic (gestionnaire).
Si remise incomplète, mise en demeure, et procédure éventuelle (voir procédure « gestion des départs »)
3. Saisie informatique de l’immeuble au centre administratif
- Créer le fichier informatique
- Vérifier la comptabilité remise, et notamment que tous les appels de charges échus ont été appelés
- Ouvrir un compte bancaire séparé si la copropriété a choisi ce mode de fonctionnement
4. Envoi du PV de nomination (dans le cas où le syndic sortant n’était pas secrétaire de séance)
- En LR avec AR aux opposants et défaillants, ou absents non représentés
- En simple aux autres
5. Informer les fournisseurs de notre nomination: Afin de permettre un transfert immédiat des factures courantes (EDF, eau, assurance, ascenseur……)
6. Transmission d’une copie du dossier au centre administratif pour création du fichier informatique. Documents à transmettre :
- Copie du PV d’assemblée de nomination
- RC, Statuts enregistrés
- Liste et adresse des propriétaires avec date d’achat
- Feuille de présence AG
- Les documents comptables remis par le syndic sortant (grand livre de début d’exercice, grand livre arrêté à la date de remise de la compta avec reports à nouveau, balance copropriétaire, de trésorerie, état des FAP, des impayés, état des dépenses, annexes travaux…..
- Factures reçues par le syndic sortant non encore saisies en comptabilité
- Relevés de banque
- Contrats ou engagements divers souscrits par le syndicat et pouvant intéresser la comptabilité (placement fonds de réserve travaux,échéancier de prêt,échéancier de paiement de travaux ,conventions ou protocoles signées avec l’administration fiscale ou avec un créancier………)
- Etat des procédures en demande et en défense pouvant avoir une incidence comptable
7. Contrôle des contrats
- EDF communs, EDF ascenseur, maintenance ascenseur, PTT ascenseur (ligne en liste rouge)
- Entretien des communs et espaces verts
- Conciergerie (conformité avec la législation en vigueur) information au service Ressources Humaines.
- Station d’épuration (copropriété ou ASL/ASP) : vérifier que les entretiens sont régulièrement faits et que chaque facture informe sur la « traçabilité » des effluents.
- Assurance : vérifier que les surfaces indiquées au contrat transmis, sont conformes à l’existant pour éviter l’application d’une RP en cas de sinistre (faire analyser par COMAPHI)