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-Ce process fait partie des [[process_copropriete|PROCESS COPROPRIÉTÉ]]
-Volume [[process:copropriete:vol_04_suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 - Suivi du dossier de copropriete]]
-===== 25 04 07 - TENUE DU CONSEIL SYNDICAL PREPARATOIRE A L'AG=====
-===== I.	Objet de la procédure. =====
-Cette procédure décrit les modalités de préparation et de tenue d’un conseil syndical ordinaire ou préparatoire à la tenue de l’assemblée générale annuelle.
-Sont concernés par cette procédure :
-•	Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.
-•	Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.
-Cette procédure s’applique  aux ensembles immobiliers indiqués ci-dessus :
-•	même s’ils relèvent du statut associatif car les « conseils d’administration ou les conseils syndicaux » des ASL/ASP laissent souvent le soin au gestionnaire qu’ils ont choisi de gérer les tenues des conseils syndicaux,
-•	même si les deux cadres juridiques dont dépendent les copropriétés et les ASL/ASP prévoient qu’ils peuvent se réunir seul sans le concours du syndic ou du gestionnaire.
-Elle doit permettre la préparation à la convocation de l’assemblée générale annuelle ou spéciale qui souvent fait suite à la tenue du conseil syndical.
-===== II. Process. =====
-====1.	Regroupement des documents : ====
-Comptabilité de l’exercice clos (comprenant tous les documents comptables, arrêtés de compte, factures annexes obligatoires, états de rapprochements bancaires et autres justificatifs de dépenses, liste des FAP, et des débiteurs……)
-Dossiers travaux à porter à l’ordre du jour, devant être consultés au préalable par le CS pour avis
-Dossiers procédures et recouvrement en cours
-Courriers des copropriétaires souhaitant porter une question à l’ordre du jour (reçu directement par courrier ou par Email via le logiciel « Trac’imo »)
-Rapport d’activité du syndic de l’exercice écoulé comprenant (voir modèle annexé)
-Une analyse financière de l’exercice
-Une analyse du budget proposé pour l’exercice à venir
-Un résumé des procédures engagées pour le recouvrement des impayés
-Une analyse des devis travaux à porter à l’ordre du jour
-Une analyse des questions spéciales à connotation juridiques à porter à l’ordre du jour (ex : modification du RC, travaux privatifs affectant les parties communes…..)
-Projet de budget prévisionnel (un soin tout particulier doit être porté sur ce point. Des comptes bien compris par le gestionnaire, et bien travaillé, seront l’assurance du renouvellement du mandat).
-Rapports techniques (sur travaux, ou mise en conformité)
-====2.	Convocation du Conseil Syndical====
-Peut se faire par téléphone ou email, mais doit être confirmée par écrit à tous les membres
-====3.	Tenue du Conseil Syndical====
-===Il est une « mini assemblée générale »===
- à laquelle tout copropriétaire peut assister  pour contrôle des comptes (art 18-1 de la loi) si l’assemblée en a décidé ainsi.
-Le conseil syndical examine toutes les questions portées à l’ordre du jour par le syndic, et consulte tous les documents qui lui paraissent nécessaires autres que ceux qu’aurait pu lui fournir le syndic.
-Le Président du conseil syndical appelle les questions portées à l’ordre du jour et mène les débats et les contrôles.
-Le conseil syndical peut de plus examiner toutes les questions qu’il lui semblerait opportunes
-Il peut se faire accompagner du conseil de son choix (avocat, expert comptable, notaire…..)
-===Il établit avec le syndic l’ordre du jour de l’assemblée générale ===
-===Il rédige un rapport « du conseil syndical » ===
-à l’issue de la réunion qui pourrait être joint à la convocation à l’assemblée mais qui ,en pratique,est souvent lu par le Président du Conseil syndical en début d’assemblée générale,et annexé ensuite au PV d’AG .
-====4.	Préparation de l’assemblée générale ====
-(info doit être donnée au front office régional de la date de l’AG et des risques éventuels pour coordonner action commerciale (gestion, …))
-L’assistante sous contrôle du gestionnaire prépare la convocation à l’assemblée générale, en portant à l’ordre du jour outre les questions obligatoires (situation financière,budget…),toutes les questions que le conseil syndical a souhaité voir débattues.
-Voir Réf :
-A. Ordre du jour et convocation type « Syndicat de copropriétaires » Enr.01àM07_04_003)
-B. Ordre du jour et convocation type « Association syndicale libre » Enr.02àM07_04_003)
-Elle joint pour chaque question l’ensemble des documents (devis, rapports techniques, avis du CS…..)nécessaires à la pleine et entière information des copropriétaires à peine de nullité.
-Sous la responsabilité du Gestionnaire, elle s’assure que la convocation partira dans les délais requis par la loi (minimum 21 Jours francs depuis le décret du 1er Avril 2007) ; Il est conseillé d’envoyer la convocation au minimum 30 Jours francs avant l’AG afin de tenir compte de la domiciliation hors département de la plupart des copropriétaires.
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