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65 20 01 04 Utilisation de la CHECKINBOX*** (boites à clefs numérique)
Ce process fait partie des process Check in
Volume 65 20 contrats
Process parent 65 20 01 - Les Contrats récurents
I. Objet de la procédure.
Est concerné par cette procédure : le service Checkin, dans le cadre du contrat de conciergerie, qui doit mettre à disposition des clefs dans une boite à clef.
II. Process.
1- création des clefs sur la plateforme boite a clef
plateforme internet : voir wiki redmine locvacances
Identifiant : xxx
Mot de passe : xxx
Pour commencer il faut créer les clefs sur le site internet.
C'est le régisseur de la résidence qui est en charge de cette manipulation.
Cliquer sur “clé” puis “+ajouter”.
Pour nommer la clef suivre les indications suivantes :
“Type de chambre N° X - Bâtiment X - résidence X”
Exemple : “Spacieuse N° 60 - Bâtiment GOYAVE - Résidence de la baie 1”
Une fois la clef nommée, cliquer sur “Enregistrez votre clé avec un porte-clés”.
Un code s'affiche alors à l'écran sur le site, ce code doit être renseigné manuellement sur un boitier sur place (appelé smartbox). Cela permet de configurer la clef dans la smartbox en question. Autrement dit, une clef ne peut être référencée que dans une smartbox.
Ensuite, attacher un porte-clés (badge) à votre clef et scanner-le dans l'emplacement prévu sur la smartbox puis valider.
Vous pouvez alors placer la clef dans un emplacement en validant sur la smartbox le choix de déposer la clef.
Cette opération doit être réalisée pour chaque clef à intégrer dans le ou les smartbox.
Il est conseillé de créer dans un premier temps toutes les clefs sur le site internet, puis de les insérer en scannant chaque badge dans le ou les smartbox.
2. La gestion d'une réservation
C'est le e-concierge dans le cadre du contrat de conciergerie qui s'occupe des tâches ci-dessous.
Tout se fait sur le site
Cliquer sur “Clés” et choisissez la clé que vous souhaiter utiliser pour la réservation.
Cliquer ensuite sur “ajouter une réservation unique”, renseignez toutes les informations demandée (Nom visiteur, email, langue pratiquée, date début, date fin etc…).
Vous pouvez choisir les horaires en cliquant directement dans le champs.
Rappel pour la location vacance: départ à partir de 11h et arrivée à partir de 15h.
Cocher ensuite “Envoyer des instructions par e-mail / SMS” et “Notification du rappel du retour des clés” Cliquez sur “Ajouter”.
NB : Dans le champ e-mail vous pouvez choisir d'envoyer une notification par sms. C'est soit par e-mail, soit par sms. Il faut néanmoins privilégier les e-mails.
Si une modification de réservation est nécessaire, tout est modifiable sur le site en cliquant sur “réservation”, choisissez la réservation, cliquez sur “A propos de la réservation” puis sur “modifier”.
Si vous souhaitez annuler une réservation, cliquez sur “réservation”, choisissez la réservation que vous souhaitez annulé, cliquez ensuite sur “A propos de la réservation” puis sur “modifier” et “révoquer l'accès”.
3. La récupération et le dépôt des clefs par le client locataire
Lorsque la réservation est créée sur le site, le client reçoit un e-mail (ou un sms) avec le code d'accès aux clefs et un QR code. Le client locataire peut scanner le QR code ou rentrer le code directement sur la smartbox pour récupérer ses clefs.
Le code et le QR code ne correspondent qu'à une réservation et ne sont valables que durant toute la durée du séjour.
Pareillement, à la fin du séjour le client scan le QR code ou rentre le code dans la smartbox pour déposer les clefs dans l'emplacement qui s'ouvre automatiquement.
A savoir qu'une caution sera prélevé au locataire si la clef est perdue ou non remise en temps et en heure dans la boite à clef.
4. Le suivi des clefs
Il y a un suivi automatique des clefs. Ce suivi est visible sur le site dans l'onglet “clés”. Autrement dit, vous savez si vos clefs sont dans les smartbox ou non.
Egalement, si le client locataire n'a pas remis les clefs en temps et en heure, un mail d'avertissement est envoyé à checkin@groupimo.com.
A savoir également que le client reçoit une notification par mail ou sms 2h avant la fin de la réservation pour déposer les clefs dans la smartbox correspondante.
Le e-concierge doit donc suivre de près les retours de clefs et si une anomalie est remarquée, en référer au responsable du service Checkin.