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99-03-04-banque-digitale

99 03 04 – Banque Digitale (was séance de signature)

Ce process fait partie des process services généraux

Volume comptabilité société

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités d'usage des banques numériques, et plus spécifiquement pour le paiement des factures et fournisseurs.

Ils concernent tous les collaborateurs de Groupimo.

Elle est totalement repensée suite à l'arrivée des normes DSP2 qui ont bloqué tous nos systèmes antérieurs

Plusieurs process font référence au paiement, à la banque digitale, ou à la séance de signature :

20 05 06 Paiement des factures fournisseurs,

25 05 03 - Contrôler et vérifier les factures,

65 02 01 - Gestion des fournisseurs RENOVIMO

99 03 01 02 – Validation des factures fournisseurs et paiement,

99 03 01 02 01 – Validation et paiement des factures devteam - freelancer,

99 03 01 03 – Validation des paiements commerciaux,

I. Objet de la procédure.,

99 04 04 03 – Paiement des salaires et clôture de la paye,

99 04 05 01 Paiement des charges sociales courantes,

ils sont sous le contrôle des rs concernés

II. Le Process.

0. Préambule

Dorénavant, les normes DSP2 exigent une sécurisation sur au moins deux points sur trois parmi :

1) connaissance (quelque chose que seul l'utilisateur connait) : mot de passe, information personnelle,

2) possession (quelque chose que seul l'utilisateur possède) : un ordinateur, un téléphone,

3) inhérence (quelque chose que l'utilisateur est) : reconnaissance faciale, rétinienne ou vocale (empreinte digitale).

La délégation de pouvoirs et les anciens process de validation que nous pratiquions antérieurement n'existent plus. Il est nécessaire de tout rebâtir.

Pour repenser la nouvelle solution nous allons diviser les signatures avec une partie société (pour les comptables sociétés) et une partie mandants (pour les comptables mandants), et laisser la gestion des délégations au service rh. Trois lignes téléphoniques dédiées sont donc utilisées dorénavant pour valider le point de la possession, et des délégations, avec des smartphones. Cela devrait aussi ensuite permettre de passer le point de l'inhérence.

1. Délégation

Il n'est matériellement pas possible que le “titulaire” (gérant pour simplifier) valide toutes les opérations du type création de rib, mise en place de délégation, ou saisie d'un paiement.

Pour ce faire, les délégations sont donc nécessaires. En interne elles sont régies par le tableau des délégations sur le sheet Rgpd

Elles sont gérées par le service rh (avec informatique et webdev) a chaque entrée ou sortie d'un collaborateur

En interne, le service rh possède donc un appareil commun pour valider les délégations, après en avoir reçu les autorisations par la dg

2. Signature

Pour obtenir la signature d'un paiement, il suffit au collaborateur de demander la signature (assigner ne suffit pas, il faut “demander la signature” banque avec le montant) a la dg par ticket (dans les projets “factures (6 charges)”, ou “comptabilité mandant”)).

Il faut mettre ce ticket en sous tache de la tache qui génère la signature, ou demander directement le paiement sur le ticket.

Indiquer la référence de la signature électronique a valider, en ayant pris soin au préalable de faire figurer sur la demande de paiement électronique la référence du ticket redmine comportant la facture à régler ou des informations précises sur la demande de paiement = La DG ne “fait” pas les règlements, elle les signe.

Ceci peut être fait aussi par des regroupements de demandes pour des signatures multiples (possibilité d'envoi de fichier aux banques). Attention en cas de regroupement le ticket doit être en tache parente et les montants doivent être passivés sur les sous taches pour éviter la double comptabilisation.

En interne la Dg possède un appareil commun pour valider les opérations.

Rappelons enfin et aussi qu'il existe d'autres moyens de paiements tels que les chèques…

2-1 Comptabilité Mandant

Le collaborateur qui fait la demande doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte du mandant pour réaliser le paiement. A défaut, il doit refuser la demande de paiement, donner l'information au demandeur initial si ce n'est lui, et régler ce point.

Par ailleurs sur le ticket de la demande le collaborateur doit renseigner le montant du solde bancaire.

Sauf exception validé par la DG, aucun ordre de virement ne sera signé si le solde du compte bancaire est inférieur à 1 500 € en syndic, ou si le compte du propriétaire n'est pas au moins créditeur du montant demandé

Si les process ont été respectés ce ticket de demande de paiement, doit être en sous tâche d'un autre ticket qui justifie l'opération.

2-2 Comptabilité Société

Spécifiquement pour les paiements sociétés, le ticket de demande de paiement doit être en sous tâche d'un ticket facture (7 Produits) dans le facturier (avec champ Etat facture sur “payée” (=paiement encaissé)), sauf services généraux.

Le collaborateur qui fait la demande doit s'assurer au préalable que les fonds nécessaires sont disponibles sur le compte de la société concernée pour réaliser le paiement. A défaut, il doit demander aussi à la dg la signature d'un mouvement de trésorerie interne (convention de trésorerie) sur un autre ticket (ticket “demande de mouvement de fonds”, projet "Banque Digitale").

Pour les paiements par carte bancaire, voir le process spécifique

3. Effacement des ordres non signés

Afin de permettre un suivi effectif les ordres qui n'auront pas été validés/signés seront effacés chaque fin de semaine sur le principe du spool d'impression.

Il est donc essentiel de faire valider rapidement ses demandes de signature pour éviter l'effacement de fin de semaine.

4. Ajout de Rib/gestion de tiers

A cause des normes DSP2 seuls les titulaires de comptes peuvent valider des tiers, ajouter des rib, et déléguer des pouvoirs.

Si un collaborateur souhaite ajouter un rib, un tiers ou un délégataire, il doit créer un ticket dans le projet Banque Digitale en étant clair dans sa description. Bien sur, le ticket créé doit être en sous tache d'un ticket, qui doit être soit le contrat, soit la demande du client sur son espaceclient, soit un mandat, soit avoir en tache parente ce ticket.

99-03-04-banque-digitale.txt · Dernière modification: 2021/09/07 17:01 de splaissy