======20 05 02 Avis d'échéance et quittancement======

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=====I.Objet de la procédure=====

Sont concernées par cette procédure toutes les personnes susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion pour éditer les avis d’échéance et les quittances.



=====II. Le mode opératoire =====


L'avis d'échéance est l'appel de loyer de la période à venir. Il est associé à la quittance du loyer de la période précédente lorsque le locataire est à jour.

L'avis d'échéance est envoyé mensuellement, ou trimestriellement.


====1. Préparation de l'édition==== 
 
 
A la fin de chaque période, sur le logiciel login, le service comptabilité vérifie que les indices de révision sont à jour et édite les courriers d'information correspondants à la situation du locataire, conformément au process 20 05 05.
 
====2. Lancement du traitement====

Le service comptabilité effectue l'opération de quittancement en lançant un traitement du logiciel login (cf. MO).

En fin de traitement du quittancement, le logiciel propose systématiquement:

- la liste des baux arrivés à échéance cf. 20 04 03
- la liste des assurances à échéance cf. 20 04 02 03 02

====3. Édition des avis et des quittances====

Le service comptabilité édite les avis en effectuant les actions suivantes sur login :

- dans le menu général à gauche de l'écran, cliquer sur "locataire"

- puis sur "édition des avis d'échéance"

- apparaît à l'écran un masque précisant la période concernée : ex. "Échéance des avis de quittance:12/2017"

- Exigibilité des avis: 05 (date max paiement)

- Valider

On obtient ainsi en format word les avis d'échéance et les quittances.

Ils sont transmis par mail, ou par courrier esker (suivant indication de la fiche financière du client).

====4. Clôture du traitement====

La comptabilité "gède", ce fichier word (tous les avis d'échéance et les quittances) en effectuant les actions suivantes:

- Enregistrer le fichier word

- Imprimer en utilisant l'imprimante "login ged"

Cette action génère la mise en place automatique des avis et quittances sur l'espace client de chaque client (délai 24h).



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