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Volume 20 05 Back office Gestion

Sont concernées par cette procédure toutes les personnes susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion pour éditer les avis d’échéance et les quittances.

L'avis d'échéance est l'appel de loyer de la période à venir. Il est associé à la quittance du loyer de la période précédente lorsque le locataire est à jour.

L'avis d'échéance est envoyé mensuellement, ou trimestriellement.

A la fin de chaque période, sur le logiciel login, le service comptabilité vérifie que les indices de révision sont à jour et édite les courriers d'information correspondants à la situation du locataire, conformément au process 20 05 05.

Le service comptabilité effectue l'opération de quittancement en lançant un traitement du logiciel login (cf. MO).

En fin de traitement du quittancement, le logiciel propose systématiquement:

- la liste des baux arrivés à échéance cf. 20 04 03 - la liste des assurances à échéance cf. 20 04 02 03 02

Le service comptabilité édite les avis en effectuant les actions suivantes sur login :

- dans le menu général à gauche de l'écran, cliquer sur “locataire”

- puis sur “édition des avis d'échéance”

- apparaît à l'écran un masque précisant la période concernée : ex. “Échéance des avis de quittance:12/2017”

- Exigibilité des avis: 05 (date max paiement)

- Valider

On obtient ainsi en format word les avis d'échéance et les quittances.

Ils sont transmis par mail, ou par courrier esker (suivant indication de la fiche financière du client).

La comptabilité “gède”, ce fichier word (tous les avis d'échéance et les quittances) en effectuant les actions suivantes:

- Enregistrer le fichier word

- Imprimer en utilisant l'imprimante “login ged”

Cette action génère la mise en place automatique des avis et quittances sur l'espace client de chaque client (délai 24h).