====== 99 05 06 03 - Gestion des intrants/numérisation des courriers ====== Ce process fait partie des [[process:99-services-generaux:99-process-services-generaux]] Volume [[process:99-services-generaux:99-05-06-le-redmine-groupimo|99 05 06 - Le redmine Groupime]] ===== I. Objet de la procédure. ===== Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier. Ce process s'applique à tous les métiers et s'applique de manière quotidienne. ===== II. Le process. ===== ==== 1. Arrivée des correspondances. ==== Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes. Le responsable de site missionne un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil). Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process. ==== 2. Ouverture du courrier. ==== Le courrier doit être trié par [[process:99-services-generaux:99-01-04-02-nomenclature-codes-metiers-sites|sites et services (cf matricule)]]. Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité. ==== 3. Numérisation du courrier. ==== Chaque courrier doit être scanné vers les adresses suivantes en fonction du service concerné. Sur le Scan d'A16 les boutons d'envoi ont été préprogrammés, il faut donc entrer dans la section "envoyer" et choisir sur le clavier le nom de l'entité (site et service) concernée, à savoir : - AADIAGS - AXESSLOC - COMAPHI - FONTENOY - PATRIMOINE - SYNDICMQ - COMPTASOCIETE - JURIDIQUE - RH Les courriers ainsi scannés vont automatiquement générer un ticket redmine dans le projet espace client correspondant au service selon l'arborescence validée ci-dessous: ==== 25 - #MartiniqueSyndic groupimosyndic ==== Email destinataire: SYNDICMQ (syndicmq@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front [[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli25|Espace client #MARTINIQUESYNDIC]] ==== 60 - Aadiags expertim renovimo ==== Email destinataire: AADIAGS (aadiags@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS FRONT [[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30|Espace client FRONT]] ==== 30 - locataires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion ==== Email destinataire: AXESSLOC (axesslocation@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT [[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli300|Espace client AXESS LOCATION]] ==== 50 - comaphi assurances ==== Email destinataire: COMAPHI (comaphi@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03 [[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli30|Espace client FRONT]] ==== 20 - propriétaires groupimo gestion groupimo patrimoine lesage mig plisson gestion ==== Email destinataire: PATRIMOINE (patrimoine@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT [[https://redmine.groupimo.fr/projects/espacecli20|Espace client Groupimo Patrimoine]] ==== 25 - Fontenoy MartiniqueSyndic ==== Email destinataire: FONTENOY (fontenoy@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT [[https://redmine.groupimo.fr/projects/espace-client-fontenoy-immobilier-martinique|Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)]] ==== 99 - Services généraux : Rh juridique comptabilité ==== Email destinataire: JURIDIQUE (juridique@groupimo.com) RH (rh@groupimo.com) ou COMPTASOCIETE (comptasociete@groupimo.com) Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX [[https://redmine.groupimo.fr/projects/demenagement/issues|A16 Services Généraux (Espace Client Sces Généraux) (Assignation : DG)]] ==== 4. Traitement du courrier par le service courrier. ==== Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires. ==== 5. Originaux et documents hors circuit la poste. ==== ==== 5-1. Originaux des courriers scannés. ==== Les originaux sont détruits sauf indication contraire du responsable de service concerné ou documents officiels (juridique, contentieux, rh,...). Dans ces derniers cas, ils sont stockés dans des cartons "scan" le temps durée de conservation légale. ==== 5-2. Documents hors circuit la poste. ==== Les documents qui n'arrivent pas par le circuit classique de la poste, ainsi que ceux déposés dans les banettes services généraux sur A16, sont traités une fois par jour, conformément à ce même process intrants. Les RS concernés donnent ensuite instructions pour classement/destruction des originaux le cas échéant. {{tag>servicesgeneraux}}