Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume 99 05 06 - Le redmine Groupime

Ce process décrit la procédure de traitement et de digitalisation du courrier papier.

Ce process s'applique à tous les métiers et s'applique de manière quotidienne.

Les courriers physiques arrivent par la Poste ou sont déposés dans les boites aux lettres, ATTENTION AUX ETIQUETTES SUR LES BOITES AUX LETTRES elles doivent être précises et comprendre TOUTES les entités présentes.

Le responsable de site missionne un collaborateur pour récupérer le courrier (en général la personne chargée de l'accueil).

Les courriers peuvent aussi physiquement être remis aux collaborateurs directement. Dans ce cas, ils doivent aussi être scannés selon ce process.

Le courrier doit être trié par sites et services (cf matricule).

Les retours de courrier en recommandé ne doivent pas être ouverts. Le reste du courrier doit être ouvert et tamponné avec la date. Conserver les enveloppes recommandés et les avis AR. Jeter les enveloppes simples. Remettre les chèques directement au service comptabilité.

Chaque courrier doit être scanné vers les adresses suivantes en fonction du service concerné.

Sur le Scan d'A16 les boutons d'envoi ont été préprogrammés, il faut donc entrer dans la section “envoyer” et choisir sur le clavier le nom de l'entité (site et service) concernée, à savoir : - AADIAGS - AXESSLOC - COMAPHI - FONTENOY - PATRIMOINE - SYNDICMQ - COMPTASOCIETE - JURIDIQUE - RH

Les courriers ainsi scannés vont automatiquement générer un ticket redmine dans le projet espace client correspondant au service selon l'arborescence validée ci-dessous:

Email destinataire: SYNDICMQ (syndicmq@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A16 #Martinique Syndic Front

Espace client #MARTINIQUESYNDIC

Email destinataire: AADIAGS (aadiags@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A16 AADIAGS FRONT

Espace client FRONT

Email destinataire: AXESSLOC (axesslocation@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A16 AXESS LOCATION FRONT

Espace client AXESS LOCATION

Email destinataire: COMAPHI (comaphi@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A16 COMAPHI 03

Espace client FRONT

Email destinataire: PATRIMOINE (patrimoine@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A16 GROUPIMO PATRIMOINE FRONT

Espace client Groupimo Patrimoine

Email destinataire: FONTENOY (fontenoy@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A22 FONTENOY 17 FRONT

Espace client #MartiniqueSyndic (Fontenoy)

Email destinataire: JURIDIQUE (juridique@groupimo.com) RH (rh@groupimo.com) ou COMPTASOCIETE (comptasociete@groupimo.com)

Répertoire Drive: ENTRANT A16 SERVICE GENERAUX

A16 Services Généraux (Espace Client Sces Généraux) (Assignation : DG)

Tous les tickets sont traités dans un délai raisonnable par les services destinataires.

Les originaux sont détruits sauf indication contraire du responsable de service concerné ou documents officiels (juridique, contentieux, rh,…). Dans ces derniers cas, ils sont stockés dans des cartons “scan” le temps durée de conservation légale.

Les documents qui n'arrivent pas par le circuit classique de la poste, ainsi que ceux déposés dans les banettes services généraux sur A16, sont traités une fois par jour, conformément à ce même process intrants. Les RS concernés donnent ensuite instructions pour classement/destruction des originaux le cas échéant.