Ce process fait partie des process gestion

Volume 20 04 gestion commerciale

Cette procédure décrit les modalités de gestion et d'utilisation quotidienne des clés en gestion par les différents intervenants.

Après la signature du mandat de gestion, les clefs sont codifiées et enregistrées suivant le mode opératoire 30 03 04 01.

Après la rentrée d'un mandat suivant les process du volume 20 03 - Entrer un bien en gérance et la relocation process 30 04 03 01 Choix du bail, le service gestion NE DOIT DETENIR aucune clé. Les clefs doivent toutes être en possession du locataire, seul gardien de la chose louée.

Le service gestion peut détenir les clés des parties communes immeuble.

- Portillon

- Clés de débridage

- Local poubelle

- Local technique (eau, edf)

- trappe

…

Les parties communes sont situées dans un immeuble comprenant plusieurs appartements, appartenant à un seul propriétaire. Dans le cas d'une maison sans partie commune, les clefs doivent être remises au locataire.

Le gestionnaire crée une sous tache au mandat de gestion, dans le projet gestion, nommée « clés parties communes immeuble X ». Il répertorie les clés en sa possession en indiquant sur l’étiquette accrochée à la clé, le numéro du ticket du mandat ainsi que la destination des cles (portillon etc…). Puis le ticket est passé en dossier statique.

a- en cours de gestion

Le gestionnaire doit indiquer sur le ticket « cles parties communes immeuble x »

- le nom du prestataire ou autre en possession des cles.

- et ajouter un scan des clefs remises signé de la personne avec identification

- changer le tracker en anomalie, et fixer une date d'échéance des clefs en s'assignant le ticket

Si, pour des raisons pratiques ex : contrat d’entretien espaces verts, le prestataire doit détenir une clé de façon continue, le gestionnaire doit l’indiquer sur le ticket et lié le-dit ticket au ticket projet « fournisseur »

Au retour des clés, le gestionnaire ou le responsable confirme la récupération des clefs sur le ticket.

En l'absence de retour dans le temps imparti, et après avoir tout mis en œuvre pour récupérer les clés, le gestionnaire ou le responsable analyse la nécessité de remplacer la serrure. Le changement de serrure sera alors facturé au dernier intervenant.

Lorsque la résiliation du mandat est validée par la DG (voir process correspondant 20 06 01 Perte de mandat propriétaire résiliation) les clefs sont mises à disposition du propriétaire. La remise se fait contre décharge signée, dans ce cas de figure tous les tickets doivent etre fermés par le gestionnaire.