Ce process fait partie des process 20 04 PROCESS GESTION
Ce process établit les règles a appliquer lorsque le lot géré se situe en copropriété (ou assimilé).
Lorsque le bien est situé dans une copropriété, cela implique de respecter des règles particulières. En effet le gestionnaire ne gère que les parties privatives, et pas les parties communes. Les parties communes sont gérées par un syndic et représente le syndicat des copropriétaires.
Il est donc impératif dès la prise de mandat (cf mandat), lors de la remise du livret d'accueil du propriétaire, et ensuite tout au long de la gestion du bien, d'être attentif sur ce point.
Si le bien est en copropriété (ou AFUL, ou ASL), il faut l'indiquer sur le mandat et sur le logiciel de gestion (login). Ceci se fait dans le champ “syndic”.
Le gestionnaire doit s'assurer d'obtenir et d'actualiser les informations suivantes auprès du propriétaire :
- Coordonnées et adresse du syndic ;
- Procès verbal d'assemblée (et convocation) ;
- Les appels de fonds.
En contrepartie de ces éléments, il sera en mesure de :
- représenter son propriétaire en assemblée générale (voir process 60 03 04 05 - Représentation A.G.)
- régulariser les charges régulièrement auprès du locataire selon le process 20 05 05 Provisions de charges, TEOM et régularisations
- gérer les problèmes du locataire relatifs aux parties communes (accès au lot, entretien courant, parking, Tv,…)
Attention, à défaut d'information, nous ne pouvons demander de provision sur charges au locataire. De même, nous ne serons pas en mesure de gérer les demandes émanant du locataire et serons contraints de les retransmettre au propriétaire.