Ce process fait partie des process copropriété

Volume 25 01 Procédure générale

Cette procédure décrit les modalités de communication via l'espace client avec les copropriétaires.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Rappel : la communication et l’information des copropriétaires sur le suivi de leur résidence sont un des éléments déterminants dans le renouvellement du mandat du syndic ou du gestionnaire.

L' espace dédié aux clients, en copropriété, est accessible à l'adresse:

http://espaceclient.groupimo.fr/

Ou à partir des sites internet.

https://groupimosyndic.com/

https://espaceclient.fim.ag/

L'identifiant du copropriétaire est son adresse email communiquées par ces derniers (ou le notaire) ET saisis dans les logiciels métiers Vilogi.

L' adresse email est généralement communiquée lors de la reprise de l'ancien fichier de syndic, soit après réception du formulaire de bienvenue, soit par la mutation notariée, soit sur simple demande du copropriétaire (après validation formelle de son identification).

Les mots de passe sont générés automatiquement , toutefois le copropriétaire doit procéder à l'activation de son compte extranet

• En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'adresse email du copropriétaire est saisie dans le logiciel métier (vilogi) et qu'elle est est valide ; à défaut informer le propriétaire de l'absence ou défaut de validité.

• Pour toute difficulté, contacter webdev@groupimo.com

Une aide pour accéder à l'espace est disponible ici :

activation-extranet-coproprietaire.pdf

Pour que la connexion soit effective, et comme indiqué précédemment, il faut que l' email du copropriétaire soit dument enregistrée dans nos fichiers. L'identifiant est l'adresse email.

Ensuite, le client reçoit son mot de passe sur sa boite email en suivant les instructions lors de la première connexion.

Outil de communication accessible, connecté et facile, l'Extranet est une plateforme de consultation, d'archivage, de suivi et d'échanges entre les propriétaires

La liste des documents disponibles sur l'Extranet des copropriétaires pour chacun des copropriétaires :

• Appel de fonds

• Relevé de compte

• Relevé de charges

• Convocation AG

• PV AG

• Carnet d'entretien, diagnostics…

En + Pour les membres du Conseil Syndical

• Consultation des comptes et le grand livre et balances et état des dettes

• Le rapprochement bancaire

• Vous n'avez rien à faire, tout se fait automatiquement au fur et à mesure que vous remplissez les rubriques.

Via l'Extranet, espace privé et confidentiel, chaque copropriétaire qui le souhaite, peuvent :

• Consulter la situation de leur compte (relevés de compte disponibles)

• Consulter et imprimer leurs appels de fonds

• Consulter le règlement de la copropriété et les autres documents importants de la copropriété

• Consulter les PV d'assemblée générale (archives)

• Consulter le carnet d'entretien de la copropriété

• Saisir les relevés d'index des compteurs d'eau (qui seront validés par le syndic avant de procéder à la facturation de l'eau)

• Echanger avec le syndic de la copropriété (envoyer et recevoir des messages par la messagerie intégrée)

• Echanger avec les membres du conseil syndical

• Etre informé des évènements dans l'immeuble (consultation des évènements saisis par le syndic comme les interventions dans la copropriété, le lancement des travaux…)

Voici un document à remettre aux copropriétaires pour qu'ils puissent se connecter la première fois sur leur extranet.

Imprimez ce document et diffusez le auprès des copropriétaires.

activation-extranet-coproprietaire.pdf

Dans l'éventualité ou un copropriétaire n'aurait pas accès à ses appels de fonds vous pouvez retrouver ses identifiants de connexion sur les documents comptables édité depuis son compte :

-PRÉVISIONNEL APPEL DE FONDS

-RELEVE DE COMPTE INDIVIDUEL DE COPROPRIETE

-DÉCOMPTE DES CHARGES

Vos clients copropriétaires disposent en temps réel de toutes les informations et documents relatifs à son compte géré dans vos livres.

Sur leur smartphone, ils consultent en temps réel la position de leurs comptes, de nombreux documents tels les appels de fonds ou le budget…, ainsi que les informations relatives à la vie dans leur copropriété.

Ils peuvent suivre et voter en ligne aux assemblées générales des copropriétaires sur cette application mobile dont les AG sont historisées (convocations et PV).

Les copropriétaires peuvent payer leurs appels de fonds directement sur leur smartphone! (les écritures comptables sont mises à jour automatiquement sur votre logiciel syndic).

Ils peuvent envoyer des notifications, des demandes ou des questions au syndic de la copropriété ou aux membres du conseils syndical, incluant l'envoi de photos, toutes ces demandes sont enregistrées et historisées automatiquement dans votre gestionnaire d'évènements!

Les membres du conseil syndical peuvent consulter les comptes détaillés de la copropriété tels que le grand livre, l'état des dettes et des créances de la copropriété, les budgets… directement sur leur smartphone.

D'autres innovations vont venir s'ajouter à ce socle de fonctionnalités pour intensifier les échanges entre les agents immobiliers et les syndics modernes et leurs clients.

Ici on aperçoit un appel de fonds.

C.3 - Comment récupérer l'application mobile?

Pour récupérer l'application mobile de vote à distance, les copropriétaires doivent la télécharger sur:

Apple Store pour les mobiles Iphone

Google Play Store pour les smartphones

Pour utiliser l'application mobile de vote à distance en assemblée générale par les copropriétaire, aller sur cette page

Pour le paiement en ligne, le propriétaire a également un accès à l'espace client concernant le paiement en ligne

(appels de fonds, répartitions de charges)

Le collaborateur en charge du traitement des demandes valide la prise en charge sur redmine et traite la demande avec célérité.

En période normale, une réponse devra être apportée à la demande entre 24 et 48h. Au pire, 72h est le délai maximum pour répondre. Si un délai complémentaire est nécessaire, il faut l'indiquer sur le ticket et suivre avec les dates d'échéance.

Après traitement, le ticket est passé en résolu ce qui déclenche l'envoi d'un mail de confirmation au client.