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process:25-copropriete:25-01-99-03-espace-client-syndic

25 01 99 03 - Espace client syndic

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de communication via l'espace client avec les copropriétaires.

Sont concernés par cette procédure :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Rappel : la communication et l’information des copropriétaires sur le suivi de leur résidence sont un des éléments déterminants dans le renouvellement du mandat du syndic ou du gestionnaire.

II. Process.

L' espace dédié aux clients, en copropriété, est accessible à l'adresse:

http://espaceclient.groupimo.fr/

Ou à partir du site internet.

https://groupimosyndic.com/

A. Identification du copropriétaire

L'identifiant du copropriétaire est son adresse email communiquées par ces derniers (ou le notaire) ET saisis dans les logiciels métiers login.

L' adresse email est généralement communiquée lors de la reprise de l'ancien fichier de syndic, soit après réception du formulaire de bienvenue, soit par la mutation notariée, soit sur simple demande du copropriétaire (après validation formelle de son identification).

Les mots de passe sont générés automatiquement lors de l'inscription du copropriétaire sur http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html

  • En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'adresse email du copropriétaire est saisie dans le logiciel métier (login) et qu'elle est est valide ; à défaut informer le propriétaire de l'absence ou défaut de validité.
  • Un délai de 48h est à respecter entre la saisie de l'email dans le logiciel métier et la création du compte espace client ;
  • Pour toute difficulté, contacter webdev@groupimo.com

B. Connexion

Une aide pour accéder à l'espace est disponible ici : http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,aide.html#id

Pour que la connexion soit effective, et comme indiqué précédemment, il faut que l' email du copropriétaire soit dument enregistrée dans nos fichiers. L'identifiant est l'adresse email.

Ensuite, le client reçoit son mot de passe sur sa boite email en suivant les instructions lors de la première connexion.

C. Le contenu de l'espace client

L'espace client permet, d'accéder aux documents du copropriétaire et de la copropriété, à la position des comptes, aux charges de copropriété et aussi à un espace de communication privilégié pour joindre les gestionnaire, l'assistant(e), le comptable ou le service contentieux (messagerie sécurisée globale).

En effet sur cet espace le copropriétaire peut envoyer des messages et s'assurer du bon suivi des demandes.

Afin d'être en conformité avec le décret du 23 mai 2019 qui à précisé la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé, l'espace client a été totalement repensé en 2019 et 2020 pour être fonctionnel depuis le 1er Juillet 2020.

Afin de donner l'accès aux documents suivants :

1.Accessible à l'ensemble des copropriétaires

1 le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;

2 la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;

3 le carnet d'entretien de l'immeuble ;

4 les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;

5 les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;

6 l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;

7 les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;

8 les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;

9 le contrat de syndic en cours.

2.Les documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition

10 du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ; du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ; lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ; des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.

3. Les documents mis à disposition des seuls membres du conseil syndical, pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965

11 les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ; le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;

12 les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;

13 la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (JO 22 mars) ;

14 la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.

De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées

  • le BSFC , une exclusivité groupimo et consultable depuis l'espace client qui permet en un click de connaitre la santé financière de sa copropriété .

  • Un accès aux dernières note d'information de la copropriété
  • WORK IN PROGESS La notification automatique des mise jours des documents sur l'espace client (convo/pv d'ag, travaux …)

D. Le paiement en ligne

Pour le paiement en ligne, le propriétaire a également un accès à l'espace client concernant le paiement en ligne

(appels de fonds, répartitions de charges)

E. Réponse a la demande

Le collaborateur en charge du traitement des demandes valide la prise en charge sur redmine et traite la demande avec célérité.

En période normale, une réponse devra être apportée à la demande entre 24 et 48h. Au pire, 72h est le délai maximum pour répondre. Si un délai complémentaire est nécessaire, il faut l'indiquer sur le ticket et suivre avec les dates d'échéance.

Après traitement, le ticket est passé en résolu ce qui déclenche l'envoi d'un mail de confirmation au client.

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