Table des matières

25 04 03 02 - Contrat Assurances Multirisques

Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

I. Objet de la procédure.

Cette procédure décrit les modalités de contrôle, de souscription ou de reprise d’une police d’assurance en copropriété.

II. Process.

1. Vérification de l’assurance de l’immeuble

Vérifier si l’immeuble est assuré

Rechercher les conditions générales et particulières du contrat remis par le précédent syndic dans les documents remis et listés dans le bordereau de remise de pièces.

2. Préparer et remettre le dossier pour étude à notre courtier

ATTENTION DE NOMBREUX CONTENTIEUX APPARAISSENT DU FAIT D'ERREUR DANS LES SURFACES, CE POINT EST A REGARDER SCRUPULEUSEMENT

3. Information au CS et prise de garantie provisoire

Information au Conseil Syndical de la mise en concurrence

Le gestionnaire transmet l'offre au conseil syndical.

Le gestionnaire valide la proposition sauf opposition du conseil syndical, ou d'offre moins bien disante.

Attention pour mémoire, un immeuble ne peut pas ne pas être assuré. Il est de la mission du syndic (et donc du gestionnaire) de veiller scrupuleusement à cela. Un défaut d'assurance et constitutif d'une faute grave.

4. Résiliation de l'ancien contrat

5. Envoi par notre courtier du dossier à l’assureur

Après avoir rempli la proposition d’assurances, notre courtier, envoie le dossier complet à l’assureur accompagné du « relevé d’information », pour étude et établissement de la police

6. Retour de la police : vérification des garanties

7. Signer le contrat

8. Enregistrer la police sur le logiciel de copropriété

Rentrer le numéro de police et la date d’échéance dans la fiche immeuble, onglet assurance, du logiciel syndic de copropriété.

9. Classer/numériser la police

Classer les conditions particulières et générales du nouveau contrat dans le dossier suspendu, libellé « contrats », dossier dans lequel sont classés tous les contrats régissant la copropriété.

Numériser les documents et les ranger dans la GED, répertoire contrat.

10. Envoyer la quittance à la comptabilité pour paiement

Envoyer la quittance à la comptabilité sans oublier le « bon à payer » tamponné et signé par le gestionnaire.