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Ce process fait partie des Process copropriété

Volume 25 04 Suivi du dossier en Copropriété

Cette procédure décrit les modalités de contrôle, de souscription ou de reprise d’une police d’assurance en copropriété.

Rechercher les conditions générales et particulières du contrat remis par le précédent syndic dans les documents remis et listés dans le bordereau de remise de pièces.

• Remise des conditions générales et particulières du contrat existant ou dans le cas d’un immeuble neuf, remise de la surface développée de l’immeuble (ou les plans), ou de la SHON pour contrôle des garanties actuelles (notion de RP).

ATTENTION DE NOMBREUX CONTENTIEUX APPARAISSENT DU FAIT D'ERREUR DANS LES SURFACES, CE POINT EST A REGARDER SCRUPULEUSEMENT

• Préciser la nature de l’immeuble (habitation, commerce, ou mixte), son âge et son état d’entretien.

• Préciser le nombre de bâtiments, d’étages, de sous sol, de terrasses.

• Préciser les éléments aggravants dans l’immeuble ou à proximité (risque industriel ou risque spéciaux, piscines……..).

• Préciser les protections existantes (portails, digicodes, alarmes, gardiennage……..).

• Etat des sinistres survenus qualitativement et quantitativement (relevé d’information).

• Confirmer que la police est active et n’a pas été résiliée pour non paiement de prime.

Le gestionnaire transmet l'offre au conseil syndical.

Le gestionnaire valide la proposition sauf opposition du conseil syndical, ou d'offre moins bien disante.

Attention pour mémoire, un immeuble ne peut pas ne pas être assuré. Il est de la mission du syndic (et donc du gestionnaire) de veiller scrupuleusement à cela. Un défaut d'assurance et constitutif d'une faute grave.

• une LR avec AR de résiliation de la police est envoyée à l’assureur (et non au courtier ou à l’agent général).

• Respecter le délai minimum de résiliation porté au contrat (2 mois minimum avant l’échéance annuelle).

• La résiliation n’a pas à être motivée, elle doit juste rappeler qu’elle est faite « conformément aux dispositions tant particulières que générales du contrat, et au code des assurances ».

• En cas de doute, demander à notre courtier le courrier de résiliation type que possède tout assureur.

Après avoir rempli la proposition d’assurances, notre courtier, envoie le dossier complet à l’assureur accompagné du « relevé d’information », pour étude et établissement de la police

• Vérifier que les garanties et le prix annoncé dans le devis sont conformes à ceux mentionnés dans le contrat reçu.

• Sinon demander la justification des différences constatées (raisons techniques particulières, ou modification de la législation entre l’établissement du devis et de la police)

• Si le contrat est conforme au devis et aux particularités de l’immeuble, le gestionnaire signe les trois exemplaires des conditions particulières de la police d’assurances, et appose le cachet du cabinet.

• Il en remet deux exemplaires à notre courtier et garde l’exemplaire « assuré ».

• Si le contrat est non-conforme au devis ou ne couvre pas les particularités de l’immeuble, Il est retourné pour modification.

• Si dans l’intervalle la garantie du contrat résilié a cessé, demander à notre courtier de prendre une « garantie provisoire ».

Rentrer le numéro de police et la date d’échéance dans la fiche immeuble, onglet assurance, du logiciel syndic de copropriété.

Classer les conditions particulières et générales du nouveau contrat dans le dossier suspendu, libellé « contrats », dossier dans lequel sont classés tous les contrats régissant la copropriété.

Numériser les documents et les ranger dans la GED, répertoire contrat.

Envoyer la quittance à la comptabilité sans oublier le « bon à payer » tamponné et signé par le gestionnaire.