Ce process fait partie des process 99 - Process services généraux
Le matricule est un numéro d'inscription composé de numéros et de lettres.
Chez Groupimo nous utilisons les matricules pour enregistrer les services, les sites, les fonctions, les collaborateurs, …
Un sheet permet de calculer les matricules, il est accessible ici.
Attention, compte tenu de certaines particularités, il existe chez Groupimo, plusieurs matricules :
Le principal est le matricule collaborateur juridique : il définit le matricule du collaborateur dans une société donnée (en général par ordre chronologique d'arrivée). Depuis 11/21, le matricule reste le même lors du remplacement d'un collaborateur pour permettre une meilleure gestion des outils et des normes d'identification. Organigramme des matricules Collaborateurs Juridique en cours de conception.
Ensuite, il existe des matricules collaborateurs fonctionnels : ils définissent la fonction, dans un site et services, qu'un collaborateur va occuper. Un collaborateur pourra avoir plusieurs matricules fonctionnels mais un seul matricule juridique. L'Organigramme des matricules Collaborateurs Fonctionnels est accessible ici.
Ce matricule permet de classifier les sites et services de la société Groupimo. L'organigramme actualisé des Sites et Services Fonctionnels est accessible ici.
Dès lors que la DG valide la création ou la suppression d'un site ou service, il lui est attribué un matricule qui est constitué ainsi : AA_BBB_CCC_D_E, avec :
AA : code société (voir II-3 ci dessous)
BBB : code site (voir II-2 ci dessous)
CCC : code métier (voir II-1 ci dessous)
D : Back ou Front Office (0 Back, 1 Front, 2 les deux)
E : Zone d'exercice (région, voir II-2)
Règle spécifique à connaître ici (pour des raisons techniques), si le “site et service” regroupe plusieurs sociétés, plusieurs métiers, ou plusieurs zone d'exercice, il faut utiliser le code à deux chiffres de la première société (99 si toutes sociétés), du premier métier (999 si tous métiers), ou de la première zone d'exercice (Z si toutes).
Chez Groupimo nous avons choisi de prendre comme SSO (Single Sign On) l'email du client. Ainsi, et pour toute application, le matricule du client sera son email. Par exemple, le matricule client pour un compte client contact@groupimo.com, sera “411contact@groupimo.com”.
La classification des métiers chez Groupimo (code métiers) provient historiquement de la mise en place d'un PCG (plan comptable général) unique pour toutes les sociétés, et de la nécessité d'une comptabilité analytique au début des années 2000.
Pour ce faire, un fichier nommé variable org (en .xls à l'époque) contenait les différents produits (en 706) et la codification a leur affecter.
A noter aussi que le 8 spécifie le BtoB et le 9 la location vacances en analytique en 3è ou 5ème position.
La classification des sites chez Groupimo (code sites) se fait en fonction des régions d'implantations suivies d'un numéro incrémenté.
Les différentes régions existantes sont A pour la Martinique, B pour la Guadeloupe, C pour Saint Martin, D pour la Guyane et E pour Paris.
La nomenclature codes métiers groupe en comptabilité société se présente ainsi par exemple pour les produits :
Métiers
Produits Libellés PC Groupimo
706 2 0 0 0 0 Honoraires Administration de biens
706 2 0 0 0 1 Gestion de base
706 2 0 1 0 1 Gestion Annexes
706 2 0 1 0 2 Frais de relance
706 2 0 1 0 3 Honoraires Contentieux
706 2 0 1 0 4 Honoraires Travaux
706 2 0 3 0 1 Gestion Garantie Loyers Impayés
706 2 0 8 0 1 Gestion Btob
706 2 0 9 0 1 Gestion locvacances
706 2 0 9 9 9 Gestion Groupe Interco
706 2 5 0 0 1 Honoraires Syndic (base)
706 2 5 1 0 0 Syndic annexe
706 2 5 1 0 1 Syndic Frais Administratifs
706 2 5 1 0 2 Syndic Vacations Travaux
706 2 5 1 0 3 Syndic Vacations Sinistre
706 2 5 1 0 4 Syndic Frais de Mutation
706 2 5 1 0 5 Syndic Frais de Photocopie
706 2 5 1 0 6 Syndic Frais Postaux
706 2 5 1 0 7 Syndic Frais de Contentieux
706 2 5 1 0 8 Syndic Frais de Rappel
706 2 5 1 0 9 Syndic Frais Carnet Entretien
706 2 5 2 0 1 Syndic Vacations AG/CS
706 2 5 2 0 2 Syndic Autres Frais Administratifs
706 2 5 9 9 9 Syndic Groupe interco
706 3 0 0 0 1 locations sèches habitation
706 3 0 0 0 2 locations sur portefeuille gestion
706 3 0 8 0 1 locations sèches Btob
706 3 0 8 0 2 locations portefeuille gestion BtoB
706 3 0 9 0 1 Honoraires locations vacances
706 3 0 9 9 9 Locations Groupe Interco
706 4 0 0 0 0 Honoraires de transaction
706 4 0 8 0 1 transactions Btob
706 4 0 9 9 9 Transactions Groupe Interco
706 4 5 0 0 0 Honoraires de transaction Vefa
706 4 5 8 0 1 Transaction Vefa Btob
706 4 5 9 9 9 Transac Vefa Groupe Interco
706 5 0 0 0 0 Honoraires courtage assu & fi
706 5 1 0 0 1 MRH
706 5 1 0 0 2 PNO
706 5 1 0 0 3 Assurance prêt
706 5 1 0 0 4 Assurance auto
706 5 1 0 0 5 Assurances Dommages Ouvrage
706 5 1 5 0 1 Multirisques immeubles (syndic)
706 5 1 8 0 1 Multirisque pro (Btob)
706 5 2 0 0 1 Honoraires prise d'hypothèques
706 5 2 0 0 2 Honoraires relevé de propriété
706 5 5 0 0 1 Courtage financier
706 6 0 0 0 1 Expertise
706 6 0 0 0 2 Etats des lieux
706 6 0 0 0 3 Diagnostics
706 6 0 0 0 4 PPR
706 6 0 0 0 5 Relevé de compteurs
706 6 0 0 0 9 Honoraires rapports de visite
706 6 0 0 1 0 Honoraires représentation AG
706 6 0 8 0 1 expertise Btob
706 6 5 0 0 7 Pose détecteur de fumée
706 6 5 1 0 0 Travaux (interventions)
706 6 5 2 0 0 Contrats
706 6 5 3 0 0 Travaux parties communes
706 6 5 4 0 0 Travaux parties privatives
706 9 1 0 0 1 Formations internes
706 9 1 0 0 2 Formations externes
706 9 1 0 0 3 Prestations technologiques
706 9 9 0 0 0 Conventions internes
706 9 9 1 0 0 Conventions externes
706 9 9 0 0 2 Convention BOLAMO
706 9 9 0 0 3 Convention CHECK'IN
706 9 9 0 0 5 Convention COMAPHI
706 9 9 0 0 6 Convention DFA
706 9 9 0 0 9 Convention APPARTIMO
706 9 9 0 1 0 Convention GROUPIMO GESTION
706 9 9 0 1 1 Convention MADININA SYNDIC
706 9 9 0 1 5 Convention MI GUYANE
706 9 9 0 2 8 Convention SUPIMO
706 9 9 0 3 2 Convention EXPERT'IM
706 9 9 0 3 5 Convention SCI LYBY
706 9 9 0 3 7 Convention VRP
706 9 9 0 3 8 Convention GROUPIMO
706 9 9 0 3 9 Convention ADMINIMO
706 9 9 0 4 0 Convention RENOVIMO
706 9 9 0 4 1 Convention FONTENOY MARTINIQUE
706 9 9 1 0 0 Convention AUTRES
706 9 9 2 0 0 Comptabilité société
706 9 9 3 0 0 Juridique
706 9 9 4 0 0 Ressources Humaines
708 2 0 0 0 0 Mise à disposition salles de réunion
708 4 0 0 0 0 Mise à disposition véhicules
708 5 0 0 0 0 Mise à disposition de personnel
708 8 0 0 0 0 Autres produits
En 2021/2022, il est décidé de structurer la société avec un code métier a 3 chiffres pour tous (dérogation provisoire pour la comptabilité société de continuer a utiliser un code a 5 chiffres).
Les codes métiers a 3 chiffres utilisés sont :
200 gestion
208 gestion btob
209 gestion locvacances
250 syndic
300 location
308 location btob
309 location vacances
400 transaction
408 transaction btob
409 transaction locvacances
450 transaction vefa
510 courtage assurance
520 courtage autres
550 courtage financement
600 diagnostics
651 travaux
652 contrats
653 travaux parties communes
654 travaux parties privatives
910 formation
992 comptabilité société
993 juridique
994 ressources humaines
999 tous
La classification alphanumérique pour les sites physiques est définie ainsi :
- A00 pour la Martinique,
- B00 pour la Guadeloupe,
- C00 pour Saint Martin,
- D00 pour la Guyane, et
- E00 pour Paris.
Les sites sont ensuite déclinés en fonction de leur ordre d'ouverture chronologique, soit A01 pour Mona, A02 pour Cluny,… A16 pour le Trident, et A18 pour le local Trident, A19 pour la boutique Trident, A20 pour la Baie.
B07 pour Brebian (fermé en 2022), DO2 pour Saint Laurent, et E07 pour PARIS 15 Saïda.
Il sert a codifier les documents interne, par exemple comme pour les documentaires de la base documentaire
Il a sensiblement évolué depuis, et on le retrouve, par exemple, dans la classification des process.
Il permet aussi de saisir le code métier sur les factures dans redmine. C'est le champ "code métier".
Afin de suivre correctement et automatiser les tâches, les sociétés ont été numérotées. La donnée source est l'organigramme juridique accessible ici.
Au 10/23 :
Sociétés actives : 01 groupimo, 03 comaphi, 05 groupimo gestion, 07 mig, 13 lyby, 17 #MartiniqueSyndic, 18 Aadiags, 19 Appartimo
En cours de liquidation* : 06 Madinina syndic, 09 supimo, 14 dfa Sociétés liquidées* : 02 adminimo, 04 expertim, 08 renovimo, 10 vrp, 11 la baie, 12 checkin, 15 enclos, 16 gim.
Le sheet masse salariale (droits accès limités) comprend un onglet matricule qui permet aussi de suivre la (dé)composition desdits matricule.