Ce process fait partie des process services généraux
Volume 99 07 comptabilité société
Ce process décrit les modalités de validation des factures fournisseurs et leur paiement.
Il est nécessaire
- de connaitre ses prix (catalogue ou validation du devis de la prestation souhaitée),
- de définir les modalités de règlement (chèque, virement, comptant, 30 jours…)
- de connaitre la stabilité et la réputation du fournisseur (fournisseur déjà connu des autres services…)
- d'obtenir ses coordonnées précises et de fixer des règles de communication (par écrit et de préférence par redmine)
A ce stade il est essentiel et primordial d'enregistrer le Rcs et vérifier que la société soit légalement en activité, et dans le sujet du ticket qui servira par la suite pour toutes les interactions avec cette entité.
Pièces à fournir :
- ses assurances professionnelles (rcp, décennale,…) le cas échéant
- son KBIS
- son RIB.
Dans le projet fournisseur de redmine https://redmine.groupimo.fr/projects/fournisseurs, le responsable crée un ticket au nom du fournisseur selon la nomenclature suivante NOM DU FOURNISSEUR _ RCS _ OBJET (en majuscule).
Pour les fournisseurs société, il existe un sous projet des contrats fournisseur par société.
Le responsable de site doit scanner tous les documents concernant le fournisseur, les ranger dans le ticket du dit fournisseur et demander à la DG de valider l'enregistrement officiel du fournisseur dans redmine. Après avoir vérifié que le Rcs soit indiqué dans le sujet, et que les coordonnées du ou des contacts soit dans la description du ticket (avec les activités exercées et assurées).
La direction valide ou refuse le fournisseur. En cas de refus, ou de déréférencement du fournisseur le ticket redmine est fermé.
En cas d'accord le demandeur crée une alerte de surveillance sur le groupe mail de son service (societe.com ou similaire, “surveiller l'entreprise” qui permet de connaître l'actualité de l'entreprise concernée), et passe le dossier en statique.