99 05 07 04 02 Sauvegarde des sheets (backup)

Ce process fait partie des 99 - Process services généraux

Volume 99 05 - Matriximo

Chapitre99 05 07 - Gsuite

Process parent 99 05 07 04 - Google Sheets

I. Objet de la procédure.

Ce process détaille la procédure de sauvegarde des sheets (ou back up).

II. Process.

Nos données valent de l'or. Les sauvegarder est donc important. Les tableaux bougent chaque jour, et il est opportun de pouvoir retrouver les données des jours/semaines/mois précédents. C'est l'objet de ce développement réalisé par l'équipe Webdev.

Développement effectué sur google app script pour pouvoir créer des backups de sheets automatiquement. Cet outil ne fonctionne que pour les sheets.

L’outil efface toutes les fonctions du sheet backup et réécrit toutes les valeurs en brutes, pour que le sheet soit entièrement fixe.

Comment faire si on veut que notre/nos sheets aient des backup?

Il suffit de déplacer votre/vos sheets dans le dossier service concerné sur google drive https://drive.google.com/ (Exemple “99 Services généraux“), vous trouverez les dossiers services dans le dossier “Groupimo”. Vous pouvez également déplacez vos Sheets dans le dossier “Groupimo” les Sheets seront alors automatiquement mis dans le Dossier “ENTRANT” (Groupimo→ENTRANT), les Sheets dans ENTRANT seront eux aussi sauvegardés.

Où trouver les backup ?

vous trouverez les backup dans un dossier “ Backup” se trouvant dans le dossier concerné (Exemple: “99 Backup” Dans le dossier 99 Service généraux).

Planning de backups.

un backup/jour, pour éviter un surplus de backup l’outil supprime les backups vieux de plus de 2 jours (réglable).
un backup/semaine, pour éviter un surplus de backup l’outil supprime les backups vieux de plus de 2 semaines (réglable).
un backup/mois, les backups mensuels ne sont pas supprimés pour qu'ils soient utilisés comme backup trimestrielle, annuel et etc…** (réglable).

Éviter la suppression de backup / Conserver le fichier backup.

Si vous voulez conserver un backup (pour ne pas être supprimé après 2 jours par exemple), vous pouvez:

Le télécharger
Le sortir du dossier backup
Enlever “backup” du nom du fichier en le renommant (réglable)

Comment empêcher la création d'un backup de fichier dans un dossier service.

Si le fichier n'a pas besoin d'avoir un backup on peut faire en sorte d'empêcher la création d'un backup sur le fichier en :

En ajoutant “XYZ” (réglable) au nom du fichier en le renommant. (Exemple “99 DASHBOARD JPL” → “99 DASHBOARD JPL XYZ”)