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Ce process fait partie des PROCESS GESTION

Volume 20 03 - Entrer un bien en gérance

Cette procédure concerne la signature des mandats de Gérance . En effet, pour accomplir sa mission, l'agent immobilier doit détenir un mandat signé par le ou les propriétaires d’un bien. Ce mandat est imposé par l'article 72 de la loi du 20/07/1972 dite loi HOGUET.

Sont concernés par cette procédure :

Les biens immobiliers (appartements, villas, locaux commerciaux et professionnels, meublés d'habitation, location saisonnière, terrains, entrepôts, box, parking).

Il s'agit ici d'un rappel important, démarche effectuée dans le process 20 02 01

Vérifier que les pièces demandées au bailleur, soient bien toutes réunies afin de bien remplir le mandat : Concernant les pièces à fournir, voir basedoc 20doc36 (02/22 : LISTE DES PIÈCES DEMANDÉES POUR LA SIGNATURE DU MANDAT DE GESTION (20doc36)

L’annexe au mandat de Gérance GLI doit être proposée automatiquement (uniquement pour appartements, villas, meublé d'habitation)

L’assistante ou le gestionnaire récupère le mandat de gérance classique (20doc01), ou s'il s'agit d'un bien meublé lm(n)p (20doc03) dans la base documentaire en faisant attention a bien utiliser le bon cartouche (entité juridique gérant le bien selon région, portefeuille, société,…)

Il remplit les champs en se reportant aux éléments fournis par le propriétaire.

Il convient de contrôler l’exactitude des données du mandataire, d’indiquer la désignation du bien, et l’usage (Voir l’acte de propriété), ainsi, éventuellement, que le mode de défiscalisation choisi par le propriétaire.

Seul le propriétaire indiqué sur l'acte notarié ou son représentant peut signer le mandat.

Le montant des honoraires est calculé, en règle générale, sur toutes les sommes quittancées (Taxe ordure ménagère, factures,…etc), fournir au client la grille tarifaire.

NB : La signature peut utilement se faire par signature électronique depuis la base documentaire.

Options spécifique à la location lm(n)p

1.Fiscalité LMNP

1.1 LMNP : Loueur en meublé non professionnel Les avantages et inconvénients auront été au préalable soumis au propriétaire voir process https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion

1.2 LMP : Loueur en meublé professionnel Les avantages et inconvénients auront été au préalable soumis au propriétaire voir process https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion

2.Le bien

Il doit s'agir d'un bien meublé et équipé, avec eau et edf souscrits au nom du propriétaire ou de l'exploitant (tickets contrat en sous tache du bien), factures a suivre en fonction du budget.

Le tarif mensuel “tout compris” intègre l'ensemble des charges récupérables, teom, eau, edf, … avec une marge suffisante

Il faut utiliser un contrat spécifique pour le locataire, voir process

L'état des lieux d'entrée et de sortie ainsi que l'inventaire doivent être réalisés avec un très grand soin. Le bien doit rester en parfait état d'entretien et de propreté.

Le gestionnaire doit indiquer dans le mandat de gestion le choix du propriétaire

La location étant inférieure a 12 mois, et avec l'impossibilité pour l'utilisateur de se domicilier fiscalement, la rotation locative est encore plus importante. Il faudra, ici, comme d'ailleurs sur tout le portefeuille, être très attentif a bien gérer les fins de location pour valider l'état du bien (qui doit rester irréprochable), valider des dossiers locataires très rapidement, compléter si besoin l'inventaire, et remettre en location utilement. Il est à noter que si un utilisateur en place souhaite reconduire son contrat ce n'est pas possible. Il peut par contre soumettre a nouveau son dossier pour faire UN NOUVEAU CONTRAT avec les frais y afférants.

Après signature, le gestionnaire transfère le ticket vers le projet registre des mandats (varie selon région/carte pro) en respectant le process 20 03 03

Il scanne sur le ticket le mandat signé dans le champ “Mandat”, le rib dans le champ “rib”, le titre de propriété dans le champ “titre de propriété ou dernier avis de taxes foncières”, et la pièce d'identité dans le champ “cni/passeport”.

Il créé un ticket pour chaque bien en gestion dans le projet “a louer” ce qui crée automatiquement des tickets en sous tache (diagnostics, assurance,…). Ensuite et pour la location des biens vides, se rapporter au process correspondant. Chaque bien déjà loué est déplacé dans le projet “portefeuille hors bien a louer”. Spécificité location vacances : le ticket du bien à louer est créer dans le projet location vacances de la résidence, exemple : “Location vacances La Baie Anse-Mitan”. Le tracker des biens à louer en location saisonnière doit être “location vacances”.

Dans le cas ou le bailleur ne fournit pas ses éléments, respecter les process correspondants pour obtenir des devis.

Dans le cas ou aucun bien correspondant au mandat n'est loué, il faut attendre la première location pour l'enregistrement dans le logiciel login.

Ensuite le ticket du mandat de gestion, est assigné à la DG pour information qui validera la rentrée de mandat, et réassignera le ticket au gestionnaire.

Depuis l'espace client (redmine), conformément au modèle de 20 doc 22 - Mail d'accueil au nouveau propriétaire, le gestionnaire envoie une copie du mandat signé et numéroté, ainsi qu'un exemplaire du livret d'accueil personnalisé. Il le note sur le ticket de l'espaceclient qu'il doit mettre en sous tache du ticket mandat, et passer en tracker “dossier statique” pour que le client et lui puissent constamment se référer à ces éléments. Puis il assigne le ticket mandat au service comptable dès que le bien est loué.

- Vérifie que le(s) bien(s) (en sous tache) est(sont) rentré(s) correctement dans Login.

- Vérifie que les infos du mandat concordent avec les infos de login.

Si tout est ok, il valide sur le ticket mandat par un “ok validé” et assigne le ticket au gestionnaire.

Excepté pour les biens en location saisonnière, le gestionnaire passe le tracker du ticket du bien en “Dossier statique”.