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20 03 01 - La signature des mandats

Ce process fait partie des PROCESS GESTION

Volume 20 03 - Entrer un bien en gérance

I.Objet de la procédure

Cette procédure concerne la signature des mandats de Gérance . En effet, pour accomplir sa mission, l'agent immobilier doit détenir un mandat signé par le ou les propriétaires d’un bien. Ce mandat est imposé par l'article 72 de la loi du 20/07/1972 dite loi HOGUET.

II. Champ et domaine d’application.

Sont concernés par cette procédure :

Les biens immobiliers (appartements, villas, locaux commerciaux et professionnels, meublés d'habitation, location saisonnière, terrains, entrepôts, box, parking).

III. Avant la signature du mandat

Il s'agit ici d'un rappel important, démarche effectuée dans le process 20 02 01, https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion

Vérifier que les pièces demandées au bailleur, soient bien toutes réunies afin de bien remplir le mandat : Concernant les pièces à fournir, voir la a basedoquer LISTE DES PIÈCES DEMANDÉES POUR LA SIGNATURE DU MANDAT DE GESTION.

L’annexe au mandat de Gérance GLI doit être proposée automatiquement (uniquement pour appartements, villas, meublé d'habitation)

IV. Signature du mandat

1.Rédaction et signature du mandat

L’assistante ou le gestionnaire récupère le mandat de gérance dans la base documentaire (20doc01)

Il remplit les champs en se reportant aux éléments fournis par le propriétaire.

Il convient de contrôler l’exactitude des données du mandataire, d’indiquer la désignation du bien, et l’usage (Voir l’acte de propriété), ainsi, éventuellement, que le mode de défiscalisation choisi par le propriétaire.

Seul le propriétaire indiqué sur l'acte notarié ou son représentant peut signer le mandat.

Le montant des honoraires est calculé, en règle générale, sur toutes les sommes quittancées (Taxe ordure ménagère, factures,…etc), fournir au client la grille tarifaire.

NB : La signature peut utilement se faire par signature électronique depuis la base documentaire.

2.Spécificité Location saisonnière

Options spécifique à la location saisonnière

1.Le pool

Le pool est une cagnotte commune permettant de répartir des revenus locatifs de façon équitable à l’ensemble des propriétaires. http://wiki.groupimo.fr/pool?s: http://fr.wikipedia.org/wiki/Pool, ce choix est applicable uniquement pour les biens en copropriété Le gestionnaire doit indiquer dans le mandat de gestion le choix ou non du propriétaire d’adhérer ou pas au pool .

Il coche la case Hors pool ou pool dans le ticket redmine « A louer » du bien concerné.

2.Fiscalité LMNP

2.1 LMNP : Loueur en meublé non professionnel Les avantages et inconvénients auront été au préalable soumis au propriétaire voir process https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion

2.2 LMP : Loueur en meublé professionnel Les avantages et inconvénients auront été au préalable soumis au propriétaire voir process https://wiki.groupimo.fr/process/20-gestion/20-02-demarche-prospective-en-gestion/20-02-01-demarche-prospective-en-gestion

3. Mandat signé et enregistré

Après signature, le gestionnaire transfère le ticket vers le projet registre des mandats (varie selon région/carte pro) en respectant le process 20 03 03

Il scanne sur le ticket le mandat signé dans le champ “Mandat”, le rib dans le champ “rib”, le titre de propriété dans le champ “titre de propriété ou dernier avis de taxes foncières”, et la pièce d'identité dans le champ “cni/passeport”.

Il créé un ticket pour chaque bien en gestion dans le projet “a louer” ce qui crée automatiquement des tickets en sous tache (diagnostics, assurance,…). Ensuite et pour la location des biens vides, se rapporter au process correspondant. Chaque bien déjà loué est déplacé dans le projet “portefeuille hors bien a louer”. Spécificité location vacances, voir le process concerné (ticket du bien a placer dans le projet de la résidence).

Dans le cas ou le bailleur ne fournit pas ses éléments, respecter les process correspondants pour obtenir des devis.

Dans le cas ou aucun bien correspondant au mandat n'est loué, il faut attendre la première location pour l'enregistrement dans le logiciel login.

Ensuite le ticket du mandat de gestion, est assigné à la DG pour information qui validera la rentrée de mandat, et réassignera le ticket au gestionnaire.

4. Contact avec le propriétaire

Depuis l'espace client (redmine), conformément au modèle de 20 doc 22 - Mail d'accueil au nouveau propriétaire, le gestionnaire envoie une copie du mandat signé et numéroté, ainsi qu'un exemplaire du livret d'accueil personnalisé. Il le note sur le ticket de l'espaceclient qu'il doit mettre en sous tache du ticket mandat, et passer en tracker “dossier statique” pour que le client et lui puissent constamment se référer à ces éléments. Puis il assigne le ticket mandat au service comptable dès que le bien est loué.

5. Le service comptable

- Vérifie que le(s) bien(s) (en sous tache) est(sont) rentré(s) correctement dans Login.

- Vérifie que les infos du mandat concordent avec les infos de login.

Si tout est ok, il valide sur le ticket mandat par un “ok validé” et assigne le ticket au gestionnaire.

6. Finalisation entrée mandat

Le gestionnaire passe le tracker du ticket du bien en “Dossier statique”.

process/20-gestion/20-03-entrer-un-bien-en-gerance/20-03-01-la-signature-des-mandats.txt · Dernière modification: 2021/04/08 15:46 de dnicolai