Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-02-02-gestion_suivi_travaux [2020/03/27 09:12] – ↷ Liens modifiés en raison d'un déplacement. splaissy
+++ process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-02-02-gestion_suivi_travaux [2023/10/17 04:16] (Version actuelle) – [3 - Accord sur la demande] splaissy
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 Afin de faciliter le traitement des travaux des lots en gestion, il est impératif de suivre cette procédure.
-Créer un [[http://redmine.groupimo.fr/projects/travaux-gestion-martinique|ticket travaux gestion sur redmine]]
+Créer un [[http://redmine.groupimo.fr/projects/travaux-gestion-martinique|ticket travaux gestion sur redmine]] en sous tache du ticket du bien
+Informer le demandeur de l'existence de cette procédure et des étapes à venir pour le traitement efficace de sa demande
 ===== 1 - Identifier clairement l'origine de la demande =====
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 - Tiers (syndic, voisin,...)
-Dans les cas 2, 3 et 4, il convient d'informer le propriétaire de la demande. Il faut ensuite conserver la demande [[http://redmine.groupimo.fr/projects/travaux-gestion-martinique|redmine]] en créant un ticket qui permettra de suivre le bon suivi de la demande.
+Dans les cas 2, 3 et 4, il convient d'informer le propriétaire de la demande.
-[[30-location:location_decret_charges_recuperables|Lorsque les travaux sont à la charge exclusive du locataire en place]], il faut lui demander (soit par mail, soit par courrier) de faire les travaux lui même (mécanisme wc, joints, entretien de la fosse septique, etc...)
+[[30-location:location_decret_charges_récupérables|Lorsque les travaux sont à la charge exclusive du locataire en place]], il faut notifier (via espace client) a ce dernier ses obligations et lui demander de justifier la réalisation des travaux rendus nécessaires (mécanisme wc, joints, entretien de la fosse septique, etc...)
 =====  2 - Chiffrage des travaux =====
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 Si le chiffrage n'est pas fourni avec la demande (devis), il faut faire chiffrer au plus vite.
-Pour ce faire, le service gestion fait une demande de chiffrage travaux en créant un ticket dans [[http://redmine.groupimo.fr/projects/travaux-gestion-martinique|projet travaux gestion]] et assigne sa demande a un [[process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-02-02-01|fournisseur validé par la direction]] ou a expertim (qui suivra ensuite le process [[process:60-diagnostic:60-03-08-travaux]]).
+Pour ce faire, le service gestion fait une demande de chiffrage travaux en créant un ticket dans [[http://redmine.groupimo.fr/projects/travaux-gestion-martinique|projet travaux gestion]] et assigne sa demande a un [[process:20-gestion:20-04-suivi-du-dossier-de-gestion-commerciale:20-04-02-02-01|fournisseur validé par la direction]] ou a Renovimo (qui suivra ensuite le process [[process:65-travaux:65-10-01-traiter-une-demande-de-travaux|]]). Ce ticket doit être en sous tache du bien concerné (vérifier que le ticket du bien est lui même bien en sous tache du ticket du mandat de gestion).
-Le fournisseur devra enserrer dans le ticket les photos correspondants à la demande de travaux (avant et après  l'exécution des travaux ).
+Le fournisseur devra insérer dans le ticket les photos correspondants à la demande de travaux (avant et après  l'exécution des travaux ).
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 ===== 3 - Accord sur la demande =====
-Selon l'origine de la demande, le montant des travaux, l'urgence, le montant du loyer, l'accord sur la demande peut être pris, soit par le gestionnaire, soit par le propriétaire.
+Selon l'origine de la demande, le montant des travaux, l'urgence, l'accord peut etre donné, soit par le gestionnaire, soit par le propriétaire.
-Pour savoir si le gestionnaire peut passer commande, il doit vérifier son mandat de gestion et/ou raisonner en bon père/mère de famille. Ainsi si la demande ne dépasse pas un mois de loyer, et qu'il s'agit d'une demande légitime pouvant être explicité au propriétaire, la commande peut être passée. Information doit en être donnée au propriétaire et au demandeur avec les justificatifs nécessaires.
+Pour savoir si le gestionnaire peut passer commande, il doit vérifier son mandat de gestion et/ou raisonner en bon père/mère de famille. Ainsi si la demande ne dépasse pas un mois de loyer et/ou urgence (justifiée), et qu'il s'agit d'une demande légitime pouvant être expliquée au propriétaire, la commande doit être passée. Information doit en être donnée au propriétaire et au demandeur avec les justificatifs nécessaires.
 Si la demande excède les pouvoirs du gestionnaire, il doit obtenir l'accord écrit du propriétaire, et surtout définir comment les travaux seront payés. Pour ce faire, il devra lui envoyer la copie de la demande, les photos, et le devis, ainsi que la méthode de financement et l'imputation comptable de la dépense (voir ci dessous).
-Dans le cas d'un devis supérieur à 2500 EUROS TTC, le gestionnaire doit présenter également au propriétaire une facture proforma correspondant à des honoraires de suivi de travaux. Le montant facturé au propriétaire est de 8 % TTC du montant du devis TTC. Le propriétaire devra également valider cette facture proforma.
+Dans le cas de travaux supérieurs à 2500 EUROS TTC, le gestionnaire doit présenter également au propriétaire une facture proforma correspondant à des honoraires de suivi de travaux.
+Dans tous les cas, des honoraires doivent être facturés au propriétaire (selon mandat), les honoraires s'appliquant sur les sommes quittancées, le financement doit passer par le compte du propriétaire et donner lieu à honoraires. Le propriétaire devra également valider les proformas ou les devis (depuis son espace client), ou a tout le moins avoir reçu l'information en cas d'urgence ou d'autorisation suffisante dans le mandat.
 En cas de retard de paiement de la facture de travaux, le gestionnaire doit présenter au service comptabilité une facture correspondant à une indemnité de retard. Le montant facturé au propriétaire est de 5 % TTC du montant du reste dû.
+En cas de gros travaux necessitant une couverture d'assurance appliquer le process "51 03 05 demande de DO".
 ===== 4 - Méthode de financement =====
 Lors de l'envoi d'une demande de travaux, le propriétaire doit connaître l'impact que cela aura sur ses finances. Il est donc obligatoire d'indiquer au propriétaire s'il doit faire l'avance des fonds (auquel cas il faut proposer le règlement par le [[https://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,epaiement.html|paiement en ligne]] ou fournir au client les informations pour virement ou paiement par chèque).
-Dans le cas ou le propriétaire est d'accord pour les travaux, mais qu'il ne peut faire l'avance des fonds, en général dans le cas d'une relocation, et qu'il s'agisse d'un devis émanant d'expertim, la gestionnaire pourra demander l'avance des fonds pour le compte du propriétaire à la direction générale.
+Dans le cas ou le propriétaire est d'accord pour les travaux, mais qu'il ne peut faire l'avance des fonds, en général dans le cas d'une relocation, et qu'il s'agisse d'un devis émanant d'Aadiags, la gestionnaire pourra demander l'avance des fonds pour le compte du propriétaire à la direction générale.
 La direction générale, indique ainsi sur le ticket travaux son accord pour avancer les fonds correspondant aux 50 % du devis.
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 Si l'imputation concerne un locataire (locataire actuel ou locataire sorti), il faut préciser au propriétaire le montant que chaque partie aura a supporter.
+Voir aussi [[process:20-gestion:20-05-suivi-du-dossier-de-gestion-administratif:20-05-06-traitement-des-fournisseurs|le process concernant le paiement des factures]]