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20 04 04 - Gestion d'un bien en location saisonnière

I.Objet de la procédure

Ce process décrit les modalités de gestion d'un bien loué dans le cadre de la location saisonnière.

II. Le Process

La location saisonnière, aussi connue sous le nom de meublé de tourisme, se distingue de la location traditionnelle d'habitation par son caractère temporaire et son mode de fonctionnement plus souple.

Il s'agit de la mise à disposition d'un bien meublé pour une courte ou moyenne durée, régie par le Code de tourisme du 06 septembre 2006. Les meublés de tourisme sont définis par l'article L. 324-1-1 du Code du tourisme.

Généralement, la location saisonnière constitue une rente pour le propriétaire et un lieu de villégiature pour le locataire.

Elle consiste à :

• Répondre aux demandes de disponibilités

• Apporter des précisions aux clients qui ont des interrogations

• Mettre à jour le calendrier de disponibilité

• Rédiger les contrats de location

• Encaisser les réservations

• Effectuer des relances de paiement

• Envoyer des emails de remerciement après départ

• Rédiger des commentaires post location pour alimenter les divers sites (airbnb, abritel, …)

Dans un premier temps, le gestionnaire assure la mise en publicité sur divers supports d' information.

1. La demande de réservation

Le gestionnaire reçoit une demande de réservation à une date définie.

La demande peut arriver de plusieurs sources différentes : booking/ airbnb / comité d’entreprise / Facebook/ téléphone/ mails…

Le gestionnaire vérifie la disponibilité et bloque la demande de réservation sur le calendrier.

Le gestionnaire crée la fiche du locataire dans le projet Prospect location saisonnière de redmine et rattache le ticket à la résidence ou au bien concerné.

Puis il constitue le dossier du client conformément au process 30 04 02 03 Constitution du dossier en location vacances.

Une fois la transaction finalisée, dans un deuxième temps, le gestionnaire assure l'arrivée du client.

2. Accueil et remise des clés

Le système de messagerie de Groupimo « ESPACE CLIENT » ou les interfaces BOOKING ET AIRBNB permettent des échanges entre le gestionnaire et leurs clients. Ils peuvent ainsi s’accorder sur les modalités d’arrivée et de départ.

Le gestionnaire informe RENOVIMO de l’arrivée du client pour la préparation du logement et la remise des clés.

2.1. Check-in

Les arrivées se font à compter de 15H00.

Selon les résidences un système de boîte à clés peut être mis en place pour faciliter les arrivées tardives.

Le prestataire, ou le régisseur, selon la résidence concernée, effectue l’état des lieux d’entrée selon ses disponibilités.

2.2. Durant le séjour du client

Le client peut signaler quelques dysfonctionnements durant son séjour. Soit auprès du régisseur/du prestataire en place /du prestataire de ménage ou gestionnaire.

Le gestionnaire crée une demande de travaux selon le process 20 04 02 02 Gestion et suivi des travaux et l'assigne à l'interlocuteur concerné (Rénovimmo / prestataire / et ou propriétaire du bien / assurance…).

2.3. Check-out

Il n’est pas toujours facile d’être présent pour le départ.

Dans ces conditions, les clients ont la possibilité de laisser les clefs dans la boîte à clés selon la résidence concernée ou à la réception de l’hôtel ( ex : CARAYOU) ou auprès du prestataire.

3. Ménages

Le ménage est effectué par un prestataire ou par le propriétaire selon la résidence.

Il convient de gérer au mieux les heures de sorties des clients lorsque l’appartement étant reloué le soir même.

Le prestataire s’occupe donc de la gestion du linge pour la prochaine location.

4. Finalisation du séjour

Le gestionnaire vérifie régulièrement les commentaires laissés sur les interfaces des plates formes (booking et airbnb) et/ou des retours des prestataires.

Ceci visant à l’amélioration du confort du logement pour les prochaines locations.

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