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Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

20 05 03 Encaissement

Ce mode opératoire sert à comptabiliser toutes les recettes (règlement de loyer, de charges, de factures diverses …etc.) par chèque s'imputant sur un compte locataire.

Sur le logiciel login, allez dans “saisie comptable”, règlement locataire :

Saisir le journal autorisé, ou sélectionner à l'aide de la flèche: BANQ

Si vous disposez de plusieurs comptes bancaires, les journaux sont paramétrés en conséquence. Par exemple, si vous avez un compte à la Banque Delubac et un compte au Crédit Agricole, vous aurez les journaux: DEL et CA.

La date du jour vous est automatiquement proposée , modifiez la si nécessaire. C'est à cette date comptable que seront générées les écritures.

Saisir le nom du locataire ou du colocataire ou le rechercher dans la liste (menu déroulant).

Une fois le locataire choisi, le nom de son propriétaire s'affiche en dessous.

S'il s'agit d'un colocataire, le nom du compte locataire concerné s'affiche sous le propriétaire.

Les arriérés du compte concerné s'affichent à droite de l’écran.

Si le montant du règlement est égal au montant des arriérés et si vous avez le paramètre dans la fiche cabinet, vous appuyez sur <ENTREE>, le montant dû par le locataire sera repris en automatique, sinon taper le montant du règlement en Euros.

Indiquer le numéro du chèque pour mémoriser cette information.

Tous les chèques sont enregistrés sur sur place : rayon : SP Sur Place.

Lors des saisies suivantes, le rayon qui a été mémorisé vous est proposé implicitement, modifiez le, si nécessaire.

Indiquer sur quelle banque le chèque a été tiré. Cette information est mémorisée et proposée lors des règlements suivants. Modifier si nécessaire.

C'est le nom de la personne ayant fait le chèque. Le nom du locataire ou du colocataire est proposé. Modifier si nécessaire.

Si le tireur est différent du locataire, dans le bordereau de remise en banque le nom du locataire apparaît entre parenthèses à coté du nom du tireur.

C'est le libellé proposé automatiquement pour l’écriture comptable. Modifier si nécessaire. Le petit bouton à droite permet de récupérer le libellé du règlement précédent. Cela est intéressant lorsque vous passez tous les règlements de la CAF pour lesquels il est conseillé de modifier le libellé afin de distinguer les règlements du locataire de ceux de la CAF.

N.B: Si aucun des éléments suivants n'a été modifié (n° Chèque, Rayon, Banque, Tireur, Libellé) passer directement à l'imputation du règlement dès que vous avez entré le montant.

Le cas le plus fréquent est celui de l'imputation automatique.

Cela signifie que le règlement va solder les arriérés, d'abord en fonction de la chronologie puis au sein d'une quittance en fonction d'un ordre de priorité des rubriques de quittancement (ordre déterminé au démarrage avec votre Technicien LOGIN)

par exemple:

Le locataire MARTIN a envoyé un règlement de 4400 Euros ;

l’ordre de priorité des rubriques de quittancement est : Loyer, Provisions pour charges, provisions ordures ménagères.

Si le locataire règle strictement ce qu’il doit, toujours choisir l’imputation automatique sauf les très rares exceptions passées en Loyer Payé d’Avance.

Si lors du règlement, le locataire est déjà créditeur, apparaît « Imputation L.P.A. »

C'est à dire que, toutes les quittances étant soldées, le règlement va obligatoirement sur le compte Loyer Payé d'Avance.

Dans le cas d'une imputation manuelle, indiquer vous-même la ventilation du règlement sur les divers arriérés du locataire voire, créditer le compte du locataire sans ventiler le règlement sur des quittances. Appuyez sur « Imputation Manuelle“

Se positionner sur les rubriques à imputer, taper le montant souhaité ou remettre à blanc la zone.

Il est aussi possible d'affecter le montant en cliquant sur l’entête de la ligne ou sur le bouton « affectation ».

Puis cliquer sur la touche « Valider ».

Si la totalité du règlement n’a pas été imputé le message suivant apparaît.

“Vous n'avez pas imputé le montant total du règlement, voulez-vous passer le solde en Loyer Payer d'avance” ?

Cela signifie que le solde sera rangé sur le compte Loyer Paye d'Avance.

D'autres possibilités vous sont offertes en cours de saisie :

Bouton « Courrier » (pour éditer un reçu ou une quittance) Bouton « Brouillard » (pour accéder au brouillard des écritures passées) Bouton « Annulation » (pour supprimer une écriture passée par erreur) Bouton « Historique » (pour consulter le compte comptable et donc d’accéder aux historiques et arriérés du locataire)

Bouton « Facturation » (pour accéder au programme de facturation locataire dans le cas d'une facturation supplémentaire sur le locataire. Les facturations supplémentaires sont rajoutées dans le tableau des arriérés).

Une fois la saisie des règlements locataires terminée, se rendre dans le programme Remise en Banque qui permet d'éditer, de contrôler puis de valider votre bordereau de Remise en Banque et brouillard de saisie.