Cette page fait partie des process de gestion

Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

20 05 03 Encaissement

Sont concernées par ce process, les comptables mandants chargés d’enregistrer les règlements locataires par chèque.

Le bail fixe les modalités de paiement du loyer.

-Paiement à échoir ou échu ;

-Date limite de paiement

-Fréquence de paiement (mensuel, trimestriel….)

Les locataires doivent s’acquitter du paiement de leur loyer dans les conditions et délais prévus

Le service comptabilité reçoit au courrier du jour les différents règlements des locataires par chèques.

Quotidiennement le service comptabilité procède donc à l’enregistrement des différents règlements reçus, sur le logiciel login, sur le compte des locataires concernés (voir 20 05 03 01 01 01 Mode opératoire: Saisie d'un règlement par chèque sur un compte locataire).

RÈGLE OBLIGATOIRE :

Lorsqu'il s'agit d'un paiement d'un arriéré, le service comptable procède au blocage du compte du propriétaire, pour cette somme, jusqu'à certitude de la remise en banque créditée définitivement sur le compte (afin qu'il n'y ait pas de retour d'impayés (délai de 6 à 8 jours d'attente pour l'information relative à l'impayé du chèque et délai d'attente 15 jours francs pour le retour du chèque).

Une fois que la comptabilité s'est assurée que la remise en banque est bien créditée sur le compte, elle peut alors procéder au paiement du propriétaire.

A la fin de la saisie, le service comptabilité effectue:

- la remise en banque: remplissage du bordereau de remise de chèque conformément au process 20 05 03 01 02 Chèques: Remise en banque

- la validation du brouillard afin de confirmer les écritures saisies

- l'expédition des chèques, de la remise en banque et des bordereaux par courrier à la banque.

CAS PARTICULIERS

En cas de réception d’un chèque d’un tiers pour le règlement du loyer d’un locataire, si celui-ci nous est parvenu sans références indiquant l'identité du locataire, le service comptabilité effectue la recherche auprès des services gestion et contentieux gestion pour identification.

Si le chèque n’est pas identifié, le service comptabilité adresse un courrier à l'émetteur du chèque. Le chèque reste en attente d’affectation.

Dès que l’information est transmise par retour à la comptabilité, le comptable enregistre le règlement sur le compte du locataire concerné.

3. Rapprochement bancaire

Le comptable effectue tous les jours son rapprochement bancaire. Ceci permet de contrôler les remises de banques créditées sur le compte et les différentes dépenses de comptabilisées (paiement fournisseurs, paiement propriétaires, remboursement de caution, prélèvement locataire, impayés ect…).

En cas de chèque impayé, passez au process 20 05 03 01 03 Impayé chèque.