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Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

20 05 03 Encaissement

Ce mode opératoire sert à comptabiliser toutes les recettes (règlement de loyer, de charges, taxe) par virement s'imputant sur un compte locataire.

Le service comptabilité contrôle quotidiennement les règlements des locataires conformément au process 20 05 03 02 01 Traitement règlement des locataires par virement, il procède aux étapes suivantes :

a) Saisie comptable

b) Règlements locataires

La date du jour vous est automatiquement proposée , modifiez la si nécessaire. C'est à cette date comptable que seront générées les écritures.

Saisir le nom du locataire ou du colocataire ou le rechercher dans la liste (menu déroulant).

Une fois le locataire choisi, le nom de son propriétaire s'affiche en dessous.

S'il s'agit d'un colocataire, le nom du compte locataire concerné s'affiche sous le propriétaire.

Les arriérés du compte concerné s'affichent à droite de l’écran.

Si le montant du règlement est égal au montant des arriérés et si vous avez le paramètre dans la fiche cabinet, vous appuyez sur <ENTREE>, le montant dû par le locataire sera repris en automatique, sinon taper le montant du règlement en Euros.

Le cas le plus fréquent est celui de l'imputation automatique.

Cela signifie que le règlement va solder les arriérés, d'abord en fonction de la chronologie puis au sein d'une quittance en fonction d'un ordre de priorité des rubriques de quittancement

Si le locataire règle strictement ce qu’il doit, toujours choisir l’imputation automatique sauf les très rares exceptions passées en Loyer Payé d’Avance.

Si lors du règlement, le locataire est déjà créditeur, apparaît « Imputation L.P.A. »

C'est à dire que, toutes les quittances étant soldées, le règlement va obligatoirement sur le compte Loyer Payé d'Avance.

Dans le cas d'une imputation manuelle, indiquer vous-même la ventilation du règlement sur les divers arriérés du locataire voire créditer le compte du locataire sans ventiler le règlement sur des quittances. Appuyez sur « Imputation Manuelle“

Se positionner sur les rubriques à imputer, taper le montant souhaité ou remettre à blanc la zone. Il est aussi possible d'affecter le montant en cliquant sur l’entête de la ligne ou sur le bouton « affectation ».

Puis cliquer sur la touche « Valider ».

Si la totalité du règlement n’a pas été imputé, le solde sera affecté sur le compte Loyer Paye d'Avance.

Une fois les écritures comptabilisées, le comptable procède à la validation du brouillard de saisie afin que les écritures soient validées.