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Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

Sont concernées par ce process, les comptables mandants chargés d’enregistrer les règlements locataires par virement.

Le bail fixe les modalités de paiement du loyer.

-Paiement à échoir ou échu ;

-Date limite de paiement

-Fréquence de paiement (mensuel, trimestriel….)

Les locataires doivent s’acquitter du paiement de leur loyer dans les conditions et délais prévus.

Le RIB est indiqué sur l'avis d'échéance reçu par le client locataire.

Le locataire met alors en place auprès de sa banque le virement en indiquant son nom ou ses références clients : 411……

Le service comptabilité contrôle quotidiennement les règlements des locataires par virement en éditant l'historique des mouvements de la banque.

Il procède donc à l’enregistrement des différents virements reçus, sur le logiciel login, sur le compte des locataires concernés selon le process 20 05 03 02 01 01 Mode opératoire: Saisie d'un règlement par virement sur un compte locataire.

Il est à noter que les écritures de banque sont passées avec un décalage d’un jour sur les comptes des locataires.

Une fois terminée, le comptable valide son brouillard afin de confirmer les différents mouvements passés sur le compte des locataires.

En cas de réception d’un virement d’un tiers pour le règlement du loyer d’un locataire, si celui-ci nous est parvenu sans références indiquant l'identité du locataire, le service comptabilité effectue la recherche auprès des services gestion et contentieux gestion pour identification.

Si le virement n’est pas identifié, le service comptabilité affecte ce virement sur le compte « ATTENTE ».

Dès que l’information est transmise par retour à la comptabilité, le comptable enregistre le virement sur le compte du locataire concerné.