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Volume 20 05 Suivi du dossier de gestion administrative

20 05 03 Encaissement

Ce mode opératoire sert à effectuer mensuellement les prélèvements locataires sur le logiciel Login.

Sur l'écran, cliquer sur :

a) locataire b) prélèvement locataire

A l'écran s'affiche les informations suivantes :

- Quittancement du mois de : exemple 12/2017

- Date du prélèvement : il faut indiquer le 05/12/2017

- Sélection du journal : systématiquement la banque DELUBAC est affichée

- Sélection sur le jour du prélèvement : cliquer sur l'onglet et mettre le 05/12/2017

- valider sur la touche située en bas de l'écran

Le logiciel recherche tous les locataires prélevés et à l'écran va s'afficher la liste des locataires prélevés :

Par mesure de sécurité un contrôle est fait sur la liste des prélèvements du mois (N-1) afin de contrôler les nouveaux locataires prélevés, ceux qui sont sortis et qui ont des échéances.

Une fois que la liste des locataires est affichée à l'écran, le comptable va procéder au contrôle des montants dus et des échéances appelées. Il est à noter que pour les locataires percevant les APL, il faut systématiquement déduire les allocations logement et passer la différence à mettre en prélèvement.

Une fois que le contrôle a été effectué sur l'ensemble des locataires, il faut effectuer la manipulation suivante :

- Valider,

- Voulez-vous éditer le récapitulatif des prélèvements : oui

- Enregistrer : non

A l'écran va s'afficher la liste des locataires prélevés et la liste des ordres de prélèvements. Seule la liste des ordres de prélèvements doit être imprimée sous format pdf et mis sur ticket redmine (projet compta gérance).

- Fichier sepa ok

- puis la validation

- le brouillard de saisie.

Le comptable va récupérer le fichier des prélèvements sur la banque Delubac de la façon suivante :

- DELUBAC EDI

- Nom d'accès : ……..

- Mot de passe……

- Prélèvement

- Envoi de fichier normalisé

- Remettre le mot de passe

- Parcourir

- Chercher le fichier : locdisk du jour (l'heure est également indiquée)

- Importer,

- Télétransmission

- Sortir le fax détaillé que la Direction signe pour les ordres de prélèvements (indiquer le n° du ticket redmine où figure le montant des prélèvements).