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Volume 20 05 Back office Gestion

20 05 03 Encaissement

Ce process décrit les modalités d'encaissement et de traitement des règlements de clients gestion par carte bancaire.

Les règlements par carte bancaire des clients gestion sont crédités sur un compte SCELLIUS ouvert à la banque postale intitulé COMAPHI.

Ces règlements CB peuvent être effectués:

- depuis l'espace client espace-client, section paiement en ligne (https://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,epaiement.html)

- via le TPE.

Les transactions sont notifiées au service comptabilité gestion de 2 manières:

a- par mail via l'expéditeur : contact avec pour sujet : “paiement Scellius ok” ou “Paiement Scellius Erreur”.

A noter que seuls les “paiements Scellius ok” doivent être traités.

Les “paiement Scellius erreur” doivent être conservés quelques mois en cas d'interrogation des clients.

b- par ticket redmine dans le projets paiement CB (https://redmine.groupimo.fr/projects/paiements-cb?jump=welcome).

Pour des raisons liées au réseau internet (coupures), il peut arriver qu'un règlement par carte bancaire soit effectué par le client et que l'email d'information “paiement Scellius ok” ne soit pas transmis.

Il est donc nécessaire de contrôler l'ensemble des transactions effectuées/traitées à l'aide d'un tableau (transaction.xls) envoyé par : “so_send_journal_fond@sips-atos.com” qui a pour sujet : liste des paiements traités.

Il suffit donc de s'assurer que toutes les transactions listées sur tableau, colonne AA, avec pour libellé 3D SUCCESS ont bien été prises en compte. Dans le cas contraire, traiter la transaction manquante.

Ce tableau n'étant pas quotidien et les informations liées à la référence du client n'étant pas toujours complètes, ce tableau ne sert que de contrôle.

La saisie comptable de la transaction s'effectue selon le mode opératoire 20 05 03 04 01 01 Mode opératoire: Traitement des règlements clients gestion par carte bancaire

Tous les matins, le comptable consulte les transactions effectuées par les clients sur le compte de la banque postale, via :

1) les mails reçus par “Client Espace cli” et les paiements Scellius ok 2) par les tickets redmine crées également.

Le comptable, une fois les paiements des locataires identifiés, procède à la saisie des loyers sur le logiciel de gestion, puis clôture le ticket redmine correspondant en indiquant l'annotation “saisi”.

Dès lors, le comptable effectue le virement de la banque postale vers la banque Delubac à J+3, conformément au mode opératoire.

La facture concernant l'abonnement mensuel du compte scellius doit être transmis à la comptabilité société, qui traite selon le process 99 03 02 10 01 01 – Règlement des clients par CB (tous métiers).