Cette page fait partie des process de gestion

Volume 20 05 Back office Gestion

Sont concernées par ce process, les comptables mandants chargés d'effectuer les répartitions de charges des locataires ainsi que les régularisation des ordures ménagères auprès des locataires.

Le service gestion reçoit les répartitions de charges conformément au process 20 04 02 05 Gestion des lots copropriété.

Avant la transmission au service comptabilité, le service gestion:

- vérifie que le syndic soit bien référencé dans login. Si ce n'est pas le cas, il complète la fiche du propriétaire sur login,

- créé un ticket redmine dans le projet “compta gérance ” régularisation de charges, prop x et affecte le ticket à la comptabilité.

Les charges locatives Charges Locatives sont appelées et payées par les locataires tout au long de l'année par l'intermédiaire des “provisions sur charges” qui figurent sur leurs avis d'échéance.

Au terme de l'exercice comptable de l'immeuble, le propriétaire ou le syndic, transmettent les répartitions de charges approuvées au gestionnaire.

Après réception des éléments, le comptable gestion effectue sur le compte du locataire la régularisation de charges en fonction des provisions appelées et des dépenses réelles constatées.

Une fois la répartition de charges effectuée, la comptable va géder le document sur login, dans l'onglet AVIS et QUITTANCES - REGULARISATION DE CHARGES, indiquer sur le ticket redmine que la répartition de charges est faite.

Avant l'envoi des répartitions de charges aux locataires, la comptable vérifie que les locataires possèdent bien une adresse mail.

Si tel est le cas, un ticket dans l'espace client gestion est créé pour envoyer un mail au locataire et discuter avec lui du paiement, par le service comptabilité, avec le justificatif des documents (répartition de charges du syndic et détail de la répartition par le biais du document sorti du logiciel login).

Les répartitions de charges sont adressées par courrier par les comptables aux locataires n'ayant pas de mail.

Une fois le traitement effectué et au regard de la répartition de charges “créditrice” ou “débitrice”, la comptable va réajuster le budget afin que le logiciel détermine la nouvelle provision sur la fiche financière du locataire.

Le ticket peut ensuite être fermé.

Les taxes d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM) sont imputables auprès de certains locataires:

- bail d'habitation - bail commercial, meublé, professionnel suivant conditions du contrat.

Une provision est demandée tous les mois, et la régularisation est faite l'année suivante.

La service gestion reçoit les taxes foncières des propriétaires.

La taxe foncière devra être gédée par la gestionnaire dans l'onglet “foncier” du propriétaire.

Ce traitement ne peut avoir lieu qu'à compter du 01 Décembre de chaque année. Il faut attendre que le quittancement du mois de décembre soit effectué afin que le logiciel prenne en compte une année complète.

Avant transmission à la comptabilité, le service gestion doit :

- ouvrir un ticket redmine par propriétaire en insérant la taxe foncière et l'assigner à la comptabilité (espace client)

Le propriétaire doit donc régler l'avis de taxes foncières reçu, et en adresser copie à son gestionnaire.

Le service comptable impute et régularise sur le compte du locataire la part correspondant aux ordures ménagères.

Il est à noter que si le locataire a une régularisation trop importe de ses ordures ménagères, la fiche financière est modifiée en conséquence.

La comptable gède la régularisation des ordures ménagères du locataire sur login et informe le propriétaire sur l'espace client que le traitement des ordures ménagères a été effectué (copie de cette régularisation) et ferme le ticket.

Une fois le traitement terminé, la comptable va donc adresser le justificatif de la régularisation des ordures ménagères par mail aux locataire ayant une adresse mail et par courrier pour ceux qui n'en possèdent pas.