Cette page fait partie des process de gestion

Volume 20 05 Back office Gestion

20 05 07 Relations propriétaires

20 05 07 01 Compte-rendu de gestion (CRG) - Rapport de gestion

Sont concernés par ce process les gestionnaires et le service comptabilité mandant intervenant sur le logiciel de gestion afin d'effectuer le traitement d'une indivision

Les indivisions doivent être gérées avec sérieux et rigueur. Il existe sur Redmine, un ticket pour la gestion des indivisions.

Dès lors que le gestionnaire a connaissance d'une nouvelle indivision, il doit l'indiquer sur le ticket du mandat du propriétaire et le mettre, en sous tache du ticket principal "INDIVISIONS" avec en sujet INDIVISION + (le nom en majuscules et le prénom). Pour être certain de l'identité, il faut se conformer au mandat, et uniquement au mandat. Le ticket créé sera lié au ticket du mandat de gestion.

Dans la description, le gestionnaire vérifie ce qui existe dans le logiciel de gestion LOGIN, et indique les membres de l'indivision et leurs droits proportionnels.

Sur chaque ticket, la pièce justificative doit être téléchargée (en général un document notarié).

Dans le cas ou le logiciel de gestion et la réalité ne sont pas identiques, le gestionnaire assigne le ticket au back office afin que ce dernier mette à jour les indivisaires , puis le back office assigne la DG pour validation de l'indivision.

Chaque trimestre, le responsable back office sort une liste des indivisions sur le logiciel de gestion et la met sur le ticket mère “INDIVISONS”. Si des indivisions n'existent pas ou sont manquantes, il crée en sous tache le ticket, le lie au ticket du mandat, et l'assigne au gestionnaire.

Lorsque la situation réelle et la situation sur le logiciel de gestion sont identiques, le back office, après validation de la DG, peut passer le ticket sous tache en résolu. La gestion de l'indivision se poursuit normalement sur le logiciel de gestion.

Le back office renseigne le logiciel de gestion sur les droits proportionnels de chaque indivisaire.

il indique également le mode de paiement choisit par l'indivisaire.

Dès lors que le gestionnaire a connaissance qu'un indivisaire décède dans une indivision, il créè une sous tache à l'indivision concernée, met le justificatif du décès (de l'indivisaire décédé) ainsi que l'acte notarié et gère cette indivision de façon autonome à l'indivision parente.

Le gestionnaire assigne le back office afin qu'il indique les éventuels droits proportionnels dans le logiciel de gestion.

Le compte de l'indivision est bloqué jusqu'à disposer de l'identité précise des co indivisaires, et si possible d'un représentant légal. La mention “COMPTE BLOQUE” avec la date doit être portée sur la description du ticket.

Chaque trimestre, un compte rendu de gestion est adressé aux indivisaires.

Si un des indivisaires est décédé, il est “devenu une indivision”, chaque mois, le compte rendu de gérance de l'indivision parente est envoyé à l'indivision fille. Ceci est réparti aux indivisaires de l'indivision fille.

Au terme des opérations de succession par le notaire, une mutation intervient. Il faut dans ce cas passer le ticket de l'indivision en PERTE DE MANDAT et appliquer le process.