Table des matières
20 05 09 Traitement des locations Back Office LocVacances
Cette page fait partie des process de gestion
Volume 20 05 Back office Gestion
I.Champ et application
Sont concernés par ce process tous les personnels susceptibles d’intervenir sur le logiciel de gestion afin de traiter le paiement des propriétaires concernés par la location saisonnière (LocVacances).
Il est à noter que les paiements (échéances) des clients (locataires) interviennent soient par paiement en ligne, soit par virements.
II. Objet de la procédure.
Après application du process 30 04 09 02 - Traitement du dossier en location vacances, il faut appliquer les procédures suivantes :
II.1 Confirmation de Paiement :
- Cas d'un paiement par CB (Scellius, Stripe, paypal…) :
Le ticket paiement CB est lié au ticket T1. Les fonds sont crédités sur le compte (suivre process scellius), le ticket T2 est donc assigné à la comptabilité par la e-gestionnaire pour suivi du traitement comptable de la réservation.
- Cas d'un paiement par un O.T.A. ou par un T.0. (virement) :
Lorsqu'un virement est reçu, la comptabilité crée un ticket “paiement” en sous-tâche du ticket “contrat” de l'O.T.A. ou du T.O. concerné.
Ce ticket est assigné à la e-gestionnaire afin de lier l'ensemble des tickets T2 concernés par le paiement. Une fois les tickets T2 liés, le e-gestionnaire ferme le ticket “paiement” et assigne les tickets T2 concernés à la comptabilité pour traitement comptable de la réservation.
II.2 Imputation écritures :
Traitement comptable d'une réservation : facturation et paiement des honoraires, facturation et paiement des annexes (assurance, prestations, petit déjeuner, …) et reddition de comptes aux propriétaires.
A compter de Mars 2022, tous les propriétaires font partie du pool sinon le mandat est annulé.
Une fois par trimestre, La comptabilité gestion impute le MONTANT BRUT au crédit sur le compte du pool dans login, en fonction du sheet de calcul du pool concerné, après avoir vérifié le crédit sur le compte banque. Les tickets pris en compte sont ceux dont le champ date de paiement est compris dans le trimestre concerné. La comptabilité gestion impute et paye les taxes, prestations, factures, et honoraires détaillés dans le Sheet, en global. En cas de location proprioclient, le t2 est traité individuellement directement sur le compte du propriétaire concerné (en vérifiant que le propriétaire a été exclu du pool pour cette période de location).
Ensuite du traitement (imputation/provisionnement des écritures dans Login), la comptabilité vérifie que tous les tickets annexes sont traités et fermés avec la bonne indication des paiements/traitements intervenus, puis indique globalement « imputation traitée conformément à la ventilation sheet avec le lien du sheet » sur le ticket T2, et clôture globalement les tickets T2 et T1.
Les factures du pool sont réglées globalement aux prestataires concernés (conciergerie, taxe de séjour, honoraires, villégiature, …).