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Cette page fait partie des process de gestion

Volume 20 06 gestion des départs locataires ou propriétaire

Cette procédure décrit les modalités de validation de la perte de Mandat.

La procédure concerne les services de gestion, le front office « location », la comptabilité mandant, le centre de gestion commercial et l’assurance.

Définition

La perte de mandat est une situation d'exception et grave.

Cela signifie la fin de la gestion et la résiliation d'un mandat.

La situation doit donc être traitée de façon obligatoirement formelle car cela éteint nos responsabilités.

A contrario, le service gestion et la société pourraient être engagés en responsabilité et ce, plusieurs années après la résiliation si l'extinction n'est pas faite dans les formes.

Il peut y avoir plusieurs raisons de résilier un mandat mais une seule méthodologie de traitement.

Les raisons de résiliations sont au nombre de 5, soit exclusivement :

Ce paragraphe est destiné au logement d'habitation principale

Le propriétaire desire donc habiter le logement en tant que résidence principale, ou y loger un proche, en tant que résidence principale.

En cas de résiliation pour vente, soit le propriétaire a déjà vendu son bien, il faut dans ce cas lui demander l'attestation de vente pour la joindre sur le ticket.

Soit le propriétaire a pour projet de vendre son bien, il faut dans ce cas créer un ticket redmine estimation dans le projet de la région concernée, et appliquer le 20 04 06 Estimation d'un bien en gestion et suivi.

Auquel cas le service gestion poursuit son mandat de gestion assurant son devoir de gardien du bien (que le bien soit loué ou non). Le ticket de perte de mandat restera ouvert pour vérifier et reporter par écrit régulièrement de l’évolution de la situation.

Le bien est loué : la mission de gestion se poursuit, jusqu’à la mutation ou jusqu'à la sortie du locataire (retour au cas A). Si le nouveau propriétaire souhaite poursuivre la gestion : un nouveau mandat devra alors être signé, un ticket ouvert pour la prise du nouveau mandat, lié avec ce ticket de perte.

Le bien n'est plus loué, et il a exprimé par écrit son intention de ne pas relouer le bien (sinon cas B) : Le gestionnaire résilie le mandat de gestion en respectant le présent process, ne pouvant pas assurer sa mission de gardien du bien.

Et il a exprimé par écrit son intention de ne pas relouer le bien (sinon cas B) : Le gestionnaire résilie le mandat de gestion en respectant le présent process, ne pouvant pas assurer sa mission de gardien du bien.

Dans ce cas, le service gestion en est avisé par courrier. Le gestionnaire traite le dit-courier et ouvre un ticket pour perte de mandat.

Il peut s'agit, d'un bien inlouable (pas de fonds pour de gros travaux etc..). Dans ce cas le gestionnaire, ouvre un ticket perte de mandat et suit le process lié à l'évènement.

(Attention rappel : le décès du propriétaire n’entraîne pas la résiliation du mandat).

Appliquer le process INDIVISION

La règle un bien immobilier doit être géré et donc loué.

Les cas exceptionnels doivent se gérer avec une procédure d'exception on verra donc le cas des travaux seule raison d'une non relocation temporaire d'un bien géré.

Dans les trois premiers cas de résiliation de mandat (1) reprise pour habiter, (2) vente, ou (3) choix personnel du propriétaire), le propriétaire envoie un courrier en recommandé signifiant explicitement sa volonté de résiliation de mandat, avec accusé de réception (email, téléphone, courrier simple,… non valables).

Dans le cas d'une décision volontaire de nos services (4) (par exemple, lorsqu’on ne peut relouer le bien et que le propriétaire refuse de faire des travaux), ce sont nos services qui expédient une lettre recommandée précisant explicitement une date de fin de mandat et les raisons de la résiliation (après avoir obtenu un accord de la DG pour perdre un client volontairement du fait de notre incapacité a gérer correctement et anticiper les actions nécessaires)

1) Téléphoner au propriétaire afin d’obtenir des informations complémentaires, ses motivations, et les noter sur le ticket redmine dans l’objectif de conserver le mandat.

2) Le gestionnaire crée un ticket REDMINE si le ticket mandat du propriétaire n'existe pas ( cf process ) dans le projet redmine registre des mandats. Il scanne sur le ticket la copie du courrier, et/ou à défaut un explicatif sur la situation et la raison de perte de mandat.

3) Le gestionnaire indique obligatoirement, sur le ticket :

a- la date de résiliation effective du mandat

b- le montant de l’indemnité anticipée : “payer au prestataire les frais dus jusqu'à la date de fin de votre contrat, et ce que quelle que soit la date à laquelle vous avez demandé la résiliation”, et les moyens de paiements/recouvrement

c- le montant du solde du compte propriétaire et des fonds détenus (compris depôt de garantie)

Le gestionnaire DEMANDE ÉGALEMENT AU SERVICE COMPTABILITÉ LE BLOCAGE DU COMPTE PROPRIÉTAIRE conformément au process 20 05 07 06 blocage déblocage des comptes.

La comptabilité bloque le compte et le confirme au gestionnaire en lui réaffectant le ticket.

4) Dans le cas d'une vente par nos services, l'attestation de vente n'est pas nécessaire, il suffira en effet de suivre la vente sur le ticket de transaction pour avoir confirmation de la vente effective.

5) En cas de résiliation du mandat pour habiter, et si le bien est occupé, le gestionnaire envoie un courrier au locataire un congé pour habiter conformément aux textes.

6) La gestionnaire doit aussi lier les éventuels tickets existants : contentieux, a louer, a vendre, estimation, travaux, … (vérification obligatoire).

7) Le gestionnaire indique sur le ticket du mandat l'historique de la perte, les actions menées pour conserver le mandat, la date de résiliation contractuelle, l'indemnité de rupture anticipée, le solde des comptes propriétaires et locataires, le montant du dg et le fait de savoir si nous le détenons ou pas, et les opérations a faire par la comptabilité (dans la plupart des cas, débiter le compte du propriétaire des factures en suspens (contentieux y compris de la part du locataire…), des frais de résiliation anticipée, vérifie que les factures des sociétés du groupe (fournisseur ne sont pas en impayées), débloquer le dg sur le compte du propriétaire, et indique le solde de l'opération. Si le solde est créditeur il sera reversé au propriétaire, s'il est débiteur, il faut obtenir le paiement du propriétaire avant remise de son dossier.

Puis le ticket est affecté, dès qu’il est complet, à la direction générale.

Le ticket est validé par la direction générale pour accord de résiliation et ou action à mener. Tant que le ticket n'est pas validé la résiliation n'est pas effective, la gestionnaire doit obtenir l’accord ou retravailler le ticket pour garder le mandat. Attention la date de résiliation est celle indiquée au point 4 et pas la date de l’accord de la D.G.

Remise du dossier physique et archivage (scan pour archives sur redmine ticket) ATTENTION PAS DE REMISE SI DÉBIT.

Informe sur le ticket contentieux la date effective de la résiliation du mandat, et assigne le ticket à la responsable du service comptabilité gestion.

Procéder aux opérations normales de cloture du mandat du propriétaire et du dossier du locataire dans le respect des textes et la stricte défense des intérêts de Groupimo.

Le service comptabilité met à jour le logiciel de gestion comptable (VILOGI) :

- il étoile *** le propriétaire (ou le lot si c’est un propriétaire multilots), sur login et sur le ticket redmine de perte de mandat dans le sujet.

- il complète la date de fin mandat sur le logiciel gestion et vérifie que le courrier d’information au propriétaire soit bien expédié.Il vérifie également les factures en attente de paiement et fait un courrier aux fournisseurs (et au syndic si existant), avec les coordonnées du propriétaire.

- il met une date de fin de quittancement au locataire (identique a la date de fin du mandat propriétaire). Il vérifie que le courrier d’information au locataire (avec info sur le D.G.) soit bien expédié et annule les arriérés du locataire (Sauf GLI : Vérifier dans tous les cas la fiche financière du locataire, rubrique “garantie loyer”, dans compagnie 1 GLI Groupimo. Si c'est le cas, regarder sur Redmine s'il y a eu indemnisation. Le recouvrement se poursuit à l'encontre du locataire débiteur. Le compte locataire en question n'est pas mis à zero. Le contentieux poursuit son recouvrement normalement. Les fonds recouvrés sont mis au credit de la GLI), ou procède au solde de tout compte si c'est un locataire sortant.

- il débite le propriétaire des indemnités de rupture de mandat le cas échéant.

- il effectue l'arrêté des comptes du propriétaire (traitement du dépôt de garantie détenu, passage de l’écriture du montant de l’indemnité anticipée du point 4,…) à la date de résiliation, et lui envoie son dernier CRG (de fin de gestion). Si le compte est débiteur, le signaler sur le ticket redmine pour action a mener.

Sur le ticket « perte de mandat » le comptable valide la prise en compte de la résiliation effective du mandat en indiquant “compte étoilé et clôturé”, informe le service contentieux pour le 5-3, et réassigne le gestionnaire.

Attention, si le compte du propriétaire présente un solde débiteur, le comptable va étoiler le compte mais celui-ci ne sera pas clôturé (le ticket sera assigné à la gestionnaire qui mettra tout en œuvre afin de recouvrer les fonds).

- à J+72h max après cloture, le gestionnaire doit avoir appelé le propriétaire pour connaitre la date de son paiement

- à J+15j max après cloture, le gestionnaire doit avoir fait partir une mise en demeure ar pour réclamer le solde et mettre copie/lien esker sur ticket pdm

- à J+30j max après cloture, le gestionnaire doit avoir soumis a la direction générale pour décision définitive sur dossier (PP, procédure,…).

En cas d'accord de la Direction Générale, le solde débiteur peut exceptionnellement être passé en Pertes et Profits.

Interrompre immédiatement le règlement des indemnisations au propriétaire au titre de la GLI.

La résiliation du mandat de gérance entraîne systématiquement la fin de la GLI.