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Ce process fait partie des process copropriété

Volume 25 01 Procédure générale

Sont concernés par ces procédures :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

Toute copropriété doit désigner un syndic dont le rôle est d’assurer l’administration et la gestion de l'immeuble mais aussi la représentation légale du syndicat de copropriété.

Le syndic est une personne physique ou morale chargée de la représentation du syndicat de copropriété et de l'administration des parties communes d'une copropriété.

Le syndic peut être professionnel ou non professionnel et sa désignation obéit à un processus bien défini.

Le syndic (professionnel ou non) est le représentant légal du syndicat de copropriétaires.

À ce titre, il est notamment tenu de gérer l'administration et les finances de la copropriété.

Le syndic doit assurer la gestion administrative de la copropriété.

Dans ce cadre, il doit :

• établir et tenir à jour une fiche synthétique de la copropriété regroupant les données financières et techniques essentielles relatives à la copropriété et à son bâti,

• établir et tenir à jour une liste de tous les copropriétaires avec indication de leur lot, leur état civil et leur domicile ainsi que leur adresse électronique, lorsque le copropriétaire a donné son accord,

• faire exécuter le règlement de copropriété et les décisions de l'assemblée générale,

• administrer l'immeuble, assurer sa conservation, sa garde, son entretien et, en cas d'urgence, faire exécuter les travaux nécessaires en vue de sa sauvegarde,

• représenter le syndicat de copropriétaires en justice,

• établir et tenir à jour le carnet d'entretien de l'immeuble,

• procéder à l'immatriculation de la copropriété,

• informer les occupants de l'immeuble (propriétaires et locataires) des décisions prises en assemblée générale.

Il doit par ailleurs obligatoirement organiser un vote concernant les décisions suivantes :

• souscription d'un contrat d'assurance responsabilité civile du syndicat (en cas de refus, le syndic peut souscrire cette assurance pour le compte du syndicat),

• délégation à une entreprise spécialisée de la gestion des archives du syndicat des copropriétaires (aux frais de ce dernier),

• signature d'un contrat avec le syndic ou toute entreprise ou prestataire qui lui est lié.

À noter :

Le syndic doit proposer aux copropriétaires un accès en ligne sécurisé des documents relatifs à la gestion de l'immeuble et des lots, sauf décision contraire de l'assemblée générale.

Le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété.

Il doit :

• établir le budget prévisionnel de la copropriété, les comptes du syndicat et leurs annexes, et les soumettre au vote des copropriétaires,

• ouvrir un compte bancaire séparé au nom du syndicat (sauf si l'assemblée générale en décide autrement) sur lequel sont versées toutes les sommes ou valeurs reçues au nom ou pour le compte du syndicat. Il doit également ouvrir un compte bancaire séparé rémunéré au nom du syndicat sur lequel sont versées les cotisations au fonds de travaux.

Lors de la création d'une copropriété (livraison de l'immeuble après l'achèvement de sa construction), un syndic provisoire est désigné :

• par le règlement de copropriété rédigé par le promoteur,

• ou par tout autre accord entre le promoteur et les copropriétaires.

Ce syndic provisoire a pour mission de réunir la 1re assemblée générale des copropriétaires qui désignera le syndic. Il pourra être maintenu dans ses fonctions par décision de l'assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndic effectuée :

• par le conseil syndical, s'il en existe un,

• ou par les copropriétaires.

Le syndic retenu doit être désigné par un vote des copropriétaires à la majorité absolue.

Qu'il soit professionnel ou non professionnel, le syndic retenu doit être désigné par l'assemblée générale au cours d'un vote des copropriétaires à la majorité absolue. Une mise en concurrence préalable de plusieurs projets de contrat de syndic est obligatoire et doit être réalisée tous les 3 ans par le conseil syndical.

Tout copropriétaire peut par ailleurs demander au syndic d'inscrire à l'ordre du jour de l'assemblée générale l'examen d'autres projets de contrat de syndic qu'il lui communique à cet effet.

Les projets sont présentés aux copropriétaires avant qu'ils procèdent au vote du syndic.

Si le marché local des syndics ne permet pas une mise en concurrence, le conseil syndical peut proposer d'y renoncer. Le syndic doit alors notifier cette proposition à chaque copropriétaire par :

• lettre recommandée avec avis de réception

• ou par courrier électronique lorsque le copropriétaire a communiqué son adresse électronique au syndic de copropriété.

Attention :

• La mise en concurrence n'est pas obligatoire si la copropriété n'a pas de conseil syndical ou si les copropriétaires ont voté l'année précédente à la majorité absolue leur volonté d'y déroger.

Si aucun syndic n'a été désigné par l'assemblée générale convoquée à cet effet, le président du tribunal de grande instance (TGI) doit être saisi afin qu'il nomme un syndic.

La saisine du président du tribunal doit être faite :

• soit par un ou plusieurs copropriétaires,

• soit par le maire de la commune ou le président de l'établissement public de coopération intercommunale (EPCI) compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble.

Dans tous les autres cas (par exemples : absence de désignation d'un syndic provisoire, mandat du syndic en exercice arrivé à expiration avant sa remise en concurrence), tout copropriétaire peut convoquer l'assemblée générale pour désigner un syndic.

• À défaut, le président du tribunal de grande instance (TGI) peut être saisi afin qu'il nomme un administrateur provisoire de la copropriété. Cet administrateur sera chargé de convoquer une assemblée des copropriétaires afin qu'elle désigne un syndic.

Conformément à l’article 17 de la loi du 10 Juillet 1965, La présence d’un syndic est obligatoire : « Les décisions du syndicat sont prises en assemblée générale des copropriétaires ; leur exécution est confiée à un syndic placé éventuellement sous le contrôle d'un conseil syndical. Dans les cas où, avant la réunion de la première assemblée générale suivant la mise en copropriété, un syndic provisoire a été désigné par le règlement de copropriété ou par tout autre accord des parties, ce syndic ne peut être maintenu que par décision de l'assemblée générale, après mise en concurrence préalable de plusieurs contrats de syndics effectuée par le conseil syndical, s'il en existe un, ou les copropriétaires. A défaut de nomination du syndic par l'assemblée générale des copropriétaires convoquée à cet effet, le syndic est désigné par le président du tribunal de grande instance saisi à la requête d'un ou plusieurs copropriétaires, du maire de la commune ou du président de l'établissement public de coopération intercommunale compétent en matière d'habitat du lieu de situation de l'immeuble. Dans tous les autres cas où le syndicat est dépourvu de syndic, l'assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée par tout copropriétaire, aux fins de nommer un syndic. A défaut d'une telle convocation, le président du tribunal de grande instance, statuant par ordonnance sur requête à la demande de tout intéressé, désigne un administrateur provisoire de la copropriété qui est notamment chargé de convoquer l'assemblée des copropriétaires en vue de la désignation d'un syndic. »

La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans renouvelables. Le renouvellement implique une réélection par une nouvelle décision de l'assemblée générale. Cette durée peut toutefois être réduite à 1 an si le syndic ou toute personne avec laquelle il vit ou il est lié (employés…) a participé à la construction de l'immeuble en tant que promoteur ou architecte.

Dans certains cas, il est possible de révoquer le syndic en cours de mandat.

Il n'est pas tenu d'avoir une carte professionnelle ni de présenter une garantie financière ou une assurance de responsabilité civile. Il lui est toutefois recommandé de souscrire cette assurance car sa responsabilité peut être engagée au même titre que celle d'un professionnel.

Dans le cadre d’une gestion coopérative, l’assemblée générale élit les membres du conseil syndical comme dans tout syndicat de copropriétaires. Ce conseil se réunit ensuite pour élire en son sein le syndic. Celui-ci sera également, de droit, président du conseil syndical. Pour cette raison on parle souvent de président-syndic.

On procède aussi souvent à l’élection d’un vice-président, destiné à aider ou à suppléer le président dans ses fonctions. En aucun cas le président-syndic, ou le vice-président, ne peuvent conserver leurs fonctions après l’expiration de leur mandat de membre du conseil syndical.

L’avantage de la formule coopérative est, qu’en cas d’empêchement du président-syndic d’exercer ses fonctions, pour quelque motif que ce soit, le conseil syndical pourra se réunir à l’initiative de son président ou à défaut du vice-président et choisira alors parmi les conseillers syndicaux le nouveau président-syndic.

Le président-syndic a les mêmes droits et les mêmes devoirs qu’un syndic bénévole.

Attention toutefois, conformément à l’article 17-2 de la loi du 10 juillet 1965 , Tout syndic non professionnel, bénévole ou coopératif, doit être copropriétaire d'un ou plusieurs lots ou fractions de lots dans la copropriété qu'il est amené à gérer.

Le syndic peut être un professionnel (personne physique exerçant en son nom propre ou une société)

Toutefois, Il doit remplir certaines conditions pour pouvoir exercer sa mission :

• justifier d'une garantie financière suffisante destinée à assurer à la copropriété le remboursement de ses fonds en cas de faillite, Pour garantir un remboursement de fonds aux diverses copropriétés en cas de faillite du syndic, ce dernier doit bénéficier d'une certaine garantie financière. Ladite garantie doit, avant toute chose, être vérifiée par le conseil syndical et, pour être approuvée, doit être considérée comme étant suffisante pour un remboursement complet des fonds des copropriétés impliquées.

• justifier d'une assurance responsabilité civile professionnelle, L'assurance a une importance particulière dans le cadre d'un syndic de copropriété. En effet le syndic se doit, obligatoirement, d'être assuré afin d'avoir une garantie en cas d'un potentiel problème ayant un impact direct sur la copropriété et étant causer par le syndic lui-même ou par l'un de ses membres

• S’agissant d’une activé règlementé il est obligatoire de posséder une carte professionnelle portant la mention syndic de copropriété délivrée par la Chambre de commerce et d'industrie (CCI).

Afin d’obtenir la carte il faut :

a) Justifier de son aptitude à exercer, il faut répondre à des conditions de moralité (aucune incapacité ou interdictions spéciales d’exercer) ainsi qu’à une condition d’aptitude professionnelle : celle-ci est évaluée en fonction de vos diplômes et/ou de votre expérience.

b) Avoir ouvert son agence immobilière ou créer son activité

c) Souscrire à une assurance RCP et une garantie financière

A noter Validité des cartes et renouvellement Les dispositions de la loi ALUR relatives à l’encadrement des professions immobilières ont modifié la règlementation sur les cartes professionnelles, depuis le 1er juillet 2015. Les cartes professionnelles d'agent immobilier sont désormais valables 3 ans (au lieu de 10 ans). Outre les conditions antérieures, le renouvellement est soumis également à la justification du respect de l’obligation de formation professionnelle continue.

Le mandat donné au syndic professionnel prend la forme d'un contrat dont le contenu et la durée sont réglementés.

Le contrat du syndic fixe :

• la durée de son mandat, sa date de prise d'effet et d'échéance,

• les conditions de sa rémunération,

• et les conditions d'exécution de sa mission.

Tout contrat de syndic nouveau ou renouvelé doit être rédigé :

• en caractère dont la hauteur est d'au minimum celle du corps 8,

• et selon un modèle type réglementaire .

Source : Servicepublic.fr

Quizz Formation http://l.groupimo.fr/QUIZ-99.04.99.25.03