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process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete

25 01 99 01 - Redmine en copropriété

Champ et domaine d’application.

Sont concernés par ces procédures :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.

A. Le logiciel Redmine

Présentation du logiciel redmine

99 05 06 – Le Redmine Groupimo

B. Le logiciel Redmine en copropriété

Le logiciel Redmine a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.

En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :

• le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)

• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires

• La préparation et le suivi des assemblées générales

• L'archivage des documents important de la copropriété

• Le suivi des dossier contentieux

• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété

C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété

En cours d'élaboration, ci-dessous un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:

Coggle

Comme vous pourrez le constater dans le redmine en copropriété , chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.

Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :

  • 3 sous projets
  • 18 Types de tickets différents

D. Les projets et sous projets redmine en copropriété

a.Les projets parents

Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :

[CODE SOCIETE-CODE ZONE EXERCICE- REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE]

REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in

b.Les sous projets

3 sous projets :

1.Le sous projet Comptabilité

Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice

Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété

2.Le sous projet de recouvrement et contentieux

Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux

Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés

3.Le sous projet de communication avec la copropriété

Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client

Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.

ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires

E. Les tickets redmine en coproprité

18 Tickets :

1) Assemblées Générales
  • Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE (A noter , cette nomenclature fait l'objet d'un script , aussi en cas d'erreur le nom du ticket sera corrigé)
  • Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble
  • Usage : Gestion et suivi des assembles générale
  • Descriptif du ticket : l'ordre du jour de l'assemblée générale
  • Tracker : Assemblées Générales

Champs personnalisés :

  • Etat Ag

valeurs : 1 Convocation a préparer 2 Convocation diffusée 3 Pv a traiter 4 Pv a diffuser

  • Date AG

Champ obligatoire afin de préciser la date de l'assemblée générale, si ce champ n'est pas renseigné il ne vous sera pas possible de créer le ticket

Champs personnalisés fichier :

  • Convocation AG

A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale

  • Procès verbal AG

A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale

  • PV AG 2nde Lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)

A utiliser uniquement pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture

  • Feuille de présence AG

A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale

  • F.de présence AG 2de lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)

A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture

2) BSFC (Bilan de Santé Financière de la Copropriété)

Dans le cadre de la vérification et l'arrêté des comptes annuels ce ticket est créé par le service comptable pour :

  • Mettre à disposition les pièces comptable nécessaire à l’approbation des comptes
  • Etablir le bilan de santé financière de la copropriété

Ce bilan de santé financière est matérialisé par des feux

Feu “Vert ” Feu “Rouge”

Description du ticket

Nomenclature : [REF IMM-BSFC-ANNEE]

Tracker : Approbation comptes

Champ personnalisé :

Ces champs personnalisés sont obligatoire et doivent être renseignés afin d'établir le diagnostic du BSFC

Montant du budget Année N (113)

Montant Avance de trésorerie (305)

Montant copro débiteurs (251)

Montant fonds de procédure (252)

Montant dû aux fournisseurs (249)

Nbre copro débiteurs +52j ( 255)

Solde bancaire (248)

Solde de charges (250)

Les FEUX

FEU = Équilibre financier (262)

Description : Équation 1 : Equilibre Financier

Comparatif fournisseurs a payer (b.Le montant dû aux fournisseurs) / trésorerie disponible (a.Le solde bancaire)

si a<b = feu rouge (“l'équilibre financier n'est pas atteint le sdc est virtuellement en état cessation paiement”)

si a>b = feu vert (ok)

Formule

if cfs248 >= cfs249 “feu vert” else “feu rouge” end

FEU = Avance de Trésorerie (263)

Description: Equation 2 : Comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f)

si f<(g/6) = feu rouge (“l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante”)

si f>(g/6) = feu vert (ok)

Formule

if cfs305 >= (cfs304/6) “feu vert” else “feu rouge” end

FEU = Fonds de procédure

Description : Equation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (5000 euros (valeur 2019))

si d>(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu rouge (“le syndic ne peut mener a bien les procédures de recouvrement”)

si d>(g/4) et si e>(h*5000(valeur2018)) = feu orange (“il existe des impayés importants mais la copropriété a voté un fonds de procédure suffisant pour faire payer les débiteurs”)

si d<(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu vert (ok)

Formule

if (cfs251>=cfs304/4) and (cfs252⇐(cfs255*5000)) “feu rouge” else “feu vert” end

Date de fin = Date de fin exercice comptable

14) Relevés de compte bancaire

15) Fiche de Liaison

16) Fiche de liaison travaux et appel

3) Carnet entretien

6) Fiche synthétique du registre national copropriété

10) Liste conseil syndical

4) Contrat

5) Diagnostics

7) Règlement de copropriété

Pour consultation et archivage des règlements de copropriétés des ensembles immobiliers

Nomenclature du ticket :[REF IMM-Règlement de copropriété]

Tracker = Dossier Statique

8) Sinistre

9) Travaux et devis

11) Mutations

12) Courrier/email

13) Procédure

17) Factures

18) Recouvrement et contentieux

F. Les rapports personnalisés

Afin d'afficher et trier d'un “click” un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé

Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du lien ci-dessous :

https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList

1. Le registre des assemblées générales

Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble

exp:

https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514

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