process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete
Différences
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process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/04/01 18:26] – stadi | process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/10/14 18:01] – stadi | ||
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- | ====== 25 01 99 01 - Redmine en copropriété ====== | + | ====== 25 01 99 01 - Redmine en copropriété( Work In Progress) |
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==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ==== | ==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ==== | ||
- | Le logiciel | + | Le logiciel |
En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes | En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes | ||
- | • le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, | + | • le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, |
- | • le référencement des courriers et des notes d’informations | + | • la diffusion de notes d’informations |
• La préparation et le suivi des assemblées générales | • La préparation et le suivi des assemblées générales | ||
- | |||
- | • L’archivage des réunions et des consultations pour avis au conseil syndical | ||
- | |||
- | • Établissement d’un rapport d’activité | ||
• L' | • L' | ||
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• L' | • L' | ||
- | ==== 1. Visualisation | + | ==== C. Visualisation de l' |
+ | |||
+ | En cours d'élaboration, | ||
+ | |||
+ | |||
+ | [[https:// | ||
+ | |||
+ | Comme vous pourrez le constater | ||
+ | |||
+ | Dans le sous projet de l' | ||
+ | |||
+ | * 3 sous projets | ||
+ | * 18 Types de tickets différents | ||
+ | |||
+ | |||
+ | |||
+ | ==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété==== | ||
+ | |||
+ | ===a.Les projets parents=== | ||
+ | |||
+ | Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature : | ||
+ | |||
+ | [REF IMM-NOM | ||
+ | |||
+ | **REF IMM = Référence de l' | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ===b.Les sous projets=== | ||
+ | |||
+ | 3 sous projets : | ||
+ | |||
+ | ==1.Le sous projet Comptabilité== | ||
+ | |||
+ | Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice | ||
+ | |||
+ | Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété | ||
+ | |||
+ | ==2.Le sous projet de recouvrement et contentieux== | ||
+ | |||
+ | Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux | ||
+ | |||
+ | Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés | ||
+ | |||
+ | ==3.Le sous projet | ||
+ | |||
+ | Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client | ||
+ | |||
+ | Ce sous projet est dédié à la communication d' | ||
+ | |||
+ | **ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires** | ||
+ | |||
+ | ====E. Les tickets redmine en coproprité==== | ||
+ | |||
+ | |||
+ | 18 Tickets : | ||
+ | |||
+ | |||
+ | ==1) Assemblées Générales== | ||
+ | |||
+ | * Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE | ||
+ | |||
+ | * Localisation du ticket : Dans le projet de l' | ||
+ | * Usage : Gestion et suivi des assembles générale | ||
- | Cette opération est assez simple car il suffit de : | + | * Descriptif du ticket |
- | a.Se rendre sur le logiciel de gestion redmine | + | * Tracker |
- | b.S’identifier | + | **Champs personnalisés :** |
- | c.Une fois sur la page d’accueil, | + | |
+ | valeurs : | ||
+ | 1 Convocation a préparer | ||
+ | 2 Convocation diffusée | ||
+ | 3 Pv a traiter | ||
+ | 4 Pv a diffuser | ||
- | d.Cliquer sur la copropriété qui nous intéresse | ||
- | e.Vous verrez ainsi **le carnet de bord qui est un aperçu de l’ensemble des demandes ** | + | |
- | ==== 2. Suivi et gestion des demandes ==== | + | **Champ obligatoire** |
- | === A.Descriptif des trackers === | + | Champs personnalisés fichier : |
- | Afin que le carnet de bord soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le « tracker » adéquat | + | * Convocation AG |
+ | **A utiliser uniquement une pour mettre a disposition | ||
- | Pour ce faire des « Trackers » existent : | + | * Procès verbal AG |
+ | **A utiliser uniquement une pour mettre a disposition | ||
- | ==1. Anomalie == | + | * PV AG 2nde Lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé) |
+ | **A utiliser uniquement | ||
- | le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant | + | |
+ | **A utiliser uniquement | ||
- | ==2. Recouvrement == | + | * F.de présence AG 2de lecture |
- | Tracker dédié | + | * |
+ | **A utiliser uniquement | ||
+ | |||
- | ==3. Contentieux | + | ==2) BSFC (Bilan de Santé Financière de la Copropriété)== |
- | Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement | + | Dans le cadre de [[process: |
+ | * Mettre à disposition les pièces comptable nécessaire à l’approbation des comptes | ||
+ | * Etablir le bilan de santé financière de la copropriété | ||
- | == 4. Assemblées générales == | + | Ce bilan de santé financière est matérialisé par des feux |
- | Tracker dédié | + | Feu "Vert " |
+ | Feu " | ||
- | 2 Champs personnalisés accompagne de tracker: | ||
- | * Etat AG | + | Description du ticket |
- | A convoquer | ||
- | Convoqué | + | Nomenclature : [REF IMM-BSFC-ANNEE] |
- | Traitement du procès verbal | ||
- | Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé) | ||
+ | __Tracker__ : Approbation comptes | ||
- | * Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture) | + | __Champ personnalisé__ : |
- | Dans l' | + | Ces champs personnalisés sont obligatoire |
+ | Montant du budget Année N (113) | ||
+ | Montant Avance de trésorerie (305) | ||
- | == 5. Travaux et Devis == | + | Montant copro débiteurs (251) |
- | Permet | + | Montant fonds de procédure (252) |
- | 1 Champs personnalisé "Etat marché travaux" | + | Montant dû aux fournisseurs (249) |
- | == 6. Courrier == | + | Nbre copro débiteurs +52j ( 255) |
- | Permet de : | + | Solde bancaire (248) |
- | a.consulté les suites données à un courrier | + | Solde de charges |
- | b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument | + | __Les FEUX__ |
- | c.Obtenir une base donnée de courrier type | + | FEU = Équilibre financier (262) |
+ | Description : | ||
+ | Équation 1 : Equilibre Financier | ||
- | == 7. Sinistre == | + | Comparatif fournisseurs a payer (b.Le montant dû aux fournisseurs) / trésorerie disponible (a.Le solde bancaire) |
- | Gestion des sinistres | + | si a<b = feu rouge (“l' |
- | == 8. Fiche de liaison == | + | si a> |
- | [[process: | + | Formule |
- | == 9. Fiche de liaison appel et travaux == | + | if cfs248 >= cfs249 |
+ | "[[feu vert]]" | ||
+ | else | ||
+ | "[[feu rouge]]" | ||
+ | end | ||
- | Dématérialisation | + | FEU = Avance |
- | == 10. Réunion du conseil syndical == | + | Description: |
+ | Equation 2 : Comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f) | ||
- | Consignation des avis du conseil syndical et permet d' | + | si f<(g/6) = feu rouge ("l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante" |
- | == 11. Note d’information == | + | si f> |
- | Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété | + | Formule |
- | == 12.Diagnostics == | + | if cfs305 >= (cfs304/ |
+ | "[[feu vert]]" | ||
+ | else | ||
+ | "[[feu rouge]]" | ||
+ | end | ||
- | Pour enregistrer les diagnostics sur redmine | + | FEU = Fonds de procédure |
- | == 13.Fiche Synthétique == | + | Description : |
+ | Equation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (5000 euros (valeur 2019)) | ||
- | Pour enregistrer | + | si d>(g/4) et si e< |
- | == 14. Règlement | + | si d>(g/4) et si e> |
- | Pour enregistrer les Règlement de copropriété sur redmine | + | si d<(g/4) et si e< |
- | == 15. Comptabilité == | + | Formule |
- | Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété) | + | if (cfs251> |
+ | "[[feu rouge]]" | ||
+ | else | ||
+ | "[[feu vert]]" | ||
+ | end | ||
- | ==16. Facture== | ||
- | Pour enregistrer les factures de la copropriété | ||
- | ==17. Mutations == | ||
- | Pour suivi, traitement et archivage des mutations | ||
- | ==18. Recouvrement== | + | 14) Relevés de compte bancaire |
- | Dédié au recouvrement des charges | + | 15) Fiche de Liaison |
- | ==19.Contentieux== | + | 16) Fiche de liaison travaux et appel |
- | Pour les procédures contentieuses hors recouvrement de charges | + | 3) Carnet entretien |
- | === B. Les sous projets === | + | 6) Fiche synthétique du registre national copropriété |
- | En compléments de ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers | + | 10) Liste conseil syndical |
- | == 1. Conseil syndical == | + | 4) Contrat |
- | Dédié , consultation conseil syndical et réunion | + | 5) Diagnostics |
- | == 2. Recouvrement/ | + | 7) Règlement de copropriété |
- | Dédié recouvrement | + | Pour consultation |
- | == 3. Sinistre == | + | Nomenclature du ticket :[REF IMM-Règlement de copropriété] |
- | Dédié sinistre) | + | Tracker = Dossier Statique |
- | == 4. Comptabilité(date de l' | + | |
- | Dédié aux factures de l' | + | 8) Sinistre |
+ | 9) Travaux et devis | ||
- | A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons | + | 11) Mutations |
- | • Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, __il convient de sélectionner le tracker adéquat__. | + | 12) Courrier/email |
- | + | ||
- | • Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets | + | |
- | • Comptabilité | + | 13) Procédure |
- | Afin d' | + | 17) Factures |
+ | 18) Recouvrement et contentieux | ||
- | === C. Créer une nouvelle demande === | ||
- | Deux solutions possibles : | + | ====F. Les rapports personnalisés==== |
- | a. Une fois sur le carnet | + | Afin d' |
- | b. Par le biais de [[process: | + | Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du lien ci-dessous |
- | **A noter** | + | [[https:// |
- | Les trackers | + | ===1. Le registre des assemblées générales=== |
- | Le trackers **Réunion du Conseil syndical** | + | Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble |
- | Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans le **Sous projet sinistre** | + | exp: |
- | Le tracker **Facture** n'est disponible que dans le **Sous projet comptabilité** | + | https:// |
- | === D. Élaboration du rapport d’activité ==== | ||
- | Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée. | ||
- | Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord. | ||
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process/25-copropriete/25-01-99-01_redmine_en_copropriete.txt · Dernière modification : 2022/12/02 08:14 de splaissy