Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/04/01 18:26] – stadi
+++ process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2021/11/23 09:56] – stadi
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 ==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ====
-Le logiciel  Redmine  a été paramétré afin de pouvoir établir un carnet de bord pour la gestion de chacune des copropriétés.
+Le logiciel  Redmine  a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.
 En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes  :
-• le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, contentieux etc…)
+• le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)
-• le référencement des courriers et des notes d’informations
+• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires
 • La préparation et le suivi des assemblées générales
-• L’archivage des réunions et des  consultations pour avis au conseil syndical
-• Établissement d’un rapport d’activité
 • L'archivage des documents important de la copropriété
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 • L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété
-==== 1. Visualisation du carnet de bord d'une copropriété ====
+==== C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété ====
+En cours d'élaboration, ci-dessous  un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:
+[[https://coggle.it/diagram/XsLpz5nPdHlxSkBK/t/projet-ref-imm-nom-de-l-immeuble|Coggle]]
+Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
+Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :
+  * 3 sous projets
+  * 18 Types de tickets différents
+==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété====
+===a.Les projets parents===
+Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
+[[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1h0rqP0ZsL1J2YL3ruELTdn7xuBjTkpehV7zq5QKQFog/edit#gid=1796079339|[CODE SOCIETE-CODE ZONE EXERCICE-]] REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE]
+**REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in**
+===b.Les sous projets===
+sous projets :
+==1.Le sous projet Comptabilité==
+Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice
+Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété
+==2.Le sous projet de recouvrement et contentieux==
+Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux
+Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés
+==3.Le sous projet  de communication avec la copropriété==
+Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client
+Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.
+**ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires**
+====E. Les tickets redmine en coproprité====
+Tickets :
+==1) Assemblées Générales==
+  * Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE  **(A noter , cette nomenclature fait l'objet d'un script , aussi en cas d'erreur le nom du ticket sera corrigé)**
+  * Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble
+  * Usage : Gestion et suivi des assembles générale
-Cette opération est assez simple car il suffit de :
+  * Descriptif du ticket : l'ordre du jour de l'assemblée générale
-a.Se rendre sur le logiciel de gestion redmine  à l’adresse  [[https://redmine.groupimo.fr/]]
+  * Tracker : Assemblées Générales
-b.S’identifier
+**Champs personnalisés :**
-c.Une fois sur la page d’accueil, cliquer sur  **Projet**
+  * Etat Ag
+valeurs :
+Convocation a préparer
+Convocation diffusée
+Pv a traiter
+Pv a diffuser
-d.Cliquer sur la copropriété qui nous intéresse
-e.Vous verrez ainsi  **le carnet de bord qui est un aperçu de l’ensemble des demandes **
+  * Date AG
-==== 2. Suivi  et  gestion des  demandes ====
+**Champ obligatoire**  afin de préciser la date de l'assemblée générale, si ce champ n'est pas renseigné il ne vous sera pas possible de créer le ticket
-=== A.Descriptif des trackers ===
+Champs personnalisés fichier :
-Afin que le carnet de bord  soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le «  tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines
+  * Convocation AG
+**A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale**
-Pour ce faire des « Trackers » existent :
+  * Procès verbal AG
+**A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale**
-==1. Anomalie ==
+  * PV AG 2nde Lecture (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)
+**A utiliser uniquement  pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture**
-le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant  ce **tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande**
+  * Feuille de présence AG
+**A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale**
-==2. Recouvrement ==
+  * F.de présence AG 2de lecture  (uniquement pour les Assemblées générales antérieurs au 04/07/20, le dispositif de seconde lecture a été supprimé)
-Tracker dédié au recouvrement des charges
+  *
+**A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture**
-==3. Contentieux ==
+==2) BSFC (Bilan de Santé Financière de la Copropriété)==
-Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges
+Dans le cadre de [[process:25-copropriete:25-05-06-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels|la vérification et l'arrêté des comptes annuels]]  ce ticket est créé par le service comptable pour :
+  * Mettre à disposition les pièces comptable nécessaire à l’approbation des comptes
+  * Etablir le bilan de santé financière de la copropriété
-== 4. Assemblées générales ==
+Ce bilan de santé financière est matérialisé par des feux
-Tracker dédié  à la préparation , au suivi des assemblées générales et au registre des assemblées générales
+Feu "Vert "
+Feu "Rouge"
-Champs personnalisés accompagne de tracker:
-  * Etat AG
+Description du ticket
-A convoquer
-Convoqué
+Nomenclature : [REF IMM-BSFC-ANNEE]
-Traitement du procès verbal
-Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé)
+__Tracker__ : Approbation comptes
-  * Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture)
+__Champ personnalisé__ :
-Dans l'éventualité ou il y a une seconde lecture ce champ personnalisé devra indiqué "oui" et un autre ticket assemblée générale en "sous tache" du premier ticket devra être crée.
+Ces champs personnalisés sont obligatoire et doivent être  renseignés afin d'établir le diagnostic du BSFC
+Montant du budget Année N (113)
+Montant Avance de trésorerie (305)
-== 5. Travaux et Devis ==
+Montant copro débiteurs (251)
-Permet de suivre  les demandes d’intervention et demande de devis, **il  est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement**
+Montant fonds de procédure (252)
-Champs personnalisé "Etat marché travaux" accompagne ce tracker pour indiqué si il s'agit d'une demande d'intervention ou un demande de devis
+Montant dû aux fournisseurs (249)
-== 6. Courrier ==
+Nbre copro débiteurs +52j ( 255)
-Permet de :
+Solde bancaire (248)
-a.consulté les  suites données à un courrier  (papier ou électronique)
+Solde de charges (250)
-b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument  y figuré
+__Les FEUX__
-c.Obtenir une base donnée de courrier type
+FEU = Équilibre financier (262)
+Description :
+Équation 1 : Equilibre Financier
-== 7. Sinistre ==
+Comparatif fournisseurs a payer (b.Le montant dû aux fournisseurs) / trésorerie disponible (a.Le solde bancaire)
-Gestion des sinistres
+si a<b = feu rouge (“l'équilibre financier n'est pas atteint le sdc est virtuellement en état cessation paiement”)
-== 8. Fiche de liaison ==
+si a>b = feu vert (ok)
-[[process:25-copropriete:25-05-08-la-fiche-de-liaison|Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale]]
+Formule
-== 9. Fiche de liaison appel et travaux ==
+if cfs248 >= cfs249
+"[[feu vert]]"
+else
+"[[feu rouge]]"
+end
-Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi.
+FEU = Avance de Trésorerie (263)
-== 10. Réunion du conseil syndical ==
+Description:
+Equation 2 : Comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f)
-Consignation des avis du conseil syndical et  permet d'établir le compte rendu , le suivi et l'organisation des réunions avec le conseil syndical
+si f<(g/6) = feu rouge ("l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante")
-== 11. Note d’information ==
+si f>(g/6) = feu vert (ok)
-Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété
+Formule
-== 12.Diagnostics ==
+if cfs305 >= (cfs304/6)
+"[[feu vert]]"
+else
+"[[feu rouge]]"
+end
-Pour enregistrer les diagnostics sur redmine
+FEU = Fonds de procédure
-== 13.Fiche Synthétique ==
+Description :
+Equation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (5000 euros (valeur 2019))
-Pour enregistrer les fiches synthétiques sur redmine
+si d>(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu rouge ("le syndic ne peut mener a bien les procédures de recouvrement")
-== 14. Règlement de copropriété ==
+si d>(g/4) et si e>(h*5000(valeur2018)) = feu orange ("il existe des impayés importants mais la copropriété a voté un fonds de procédure suffisant pour faire payer les débiteurs")
-Pour enregistrer les Règlement de copropriété sur redmine
+si d<(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu vert (ok)
-== 15. Comptabilité ==
+Formule
-Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété)
+if (cfs251>=cfs304/4) and (cfs252<=(cfs255*5000))
+"[[feu rouge]]"
+else
+"[[feu vert]]"
+end
-==16. Facture==
-Pour enregistrer les factures de la copropriété
-==17. Mutations ==
-Pour suivi, traitement et archivage des mutations
-==18. Recouvrement==
+) Relevés de compte bancaire
-Dédié au recouvrement des charges
+) Fiche de Liaison
-==19.Contentieux==
+) Fiche de liaison travaux et appel
-Pour les procédures contentieuses hors recouvrement de charges
+) Carnet entretien
-=== B. Les sous projets ===
+) Fiche synthétique du registre national copropriété
-En compléments de  ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers
+) Liste conseil syndical
-== 1. Conseil syndical ==
+) Contrat
-Dédié , consultation conseil syndical et réunion
+) Diagnostics
-== 2. Recouvrement/Contentieux ==
+) Règlement de copropriété
-Dédié recouvrement et contentieux
+Pour consultation et archivage des règlements de copropriétés des ensembles immobiliers
-== 3. Sinistre ==
+Nomenclature du ticket :[REF IMM-Règlement de copropriété]
-Dédié sinistre)
+Tracker = Dossier Statique
-== 4. Comptabilité(date de l'exercice comptable) ==
-Dédié aux factures de l'exercice en cours
+) Sinistre
+) Travaux et devis
-A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons
+) Mutations
-• Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, __il  convient de sélectionner le tracker adéquat__.
+) Courrier/email
-• Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets
-• Comptabilité
+) Procédure
-Afin d'établir la comptabilité de la copropriété et dématérialiser les factures
+) Factures
+) Recouvrement et contentieux
-=== C. Créer une nouvelle demande ===
-Deux solutions possibles :
+====F. Les rapports personnalisés====
-a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir  le tracker approprié
+Afin d'afficher et trier  d'un "click" un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé
-b. Par le biais de [[process:99-services-generaux:99-01-06-02-redticket|redticket]]
+Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du  lien ci-dessous :
-**A noter** :  certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété
+[[https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList|]]
-Les trackers  **Recouvrement** et **Contentieux** ne sont disponibles que dans  le  **Sous projet Recouvrement /Contentieux**
+===1. Le registre des assemblées générales===
-Le trackers **Réunion du Conseil syndical**  n'est disponibles que dans le **Sous projet Conseil Syndical**
+Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble
-Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans  le **Sous projet sinistre**
+exp:
-Le tracker **Facture** n'est disponible que dans le  **Sous projet comptabilité**
+https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514
-=== D. Élaboration du rapport d’activité ====
-Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée.
-Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une  extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord.
 {{tag>copropriété}}