process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete
Différences
Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.
Les deux révisions précédentesRévision précédenteProchaine révision | Révision précédente | ||
process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/04/01 15:49] – stadi | process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2022/12/02 08:14] (Version actuelle) – splaissy | ||
---|---|---|---|
Ligne 1: | Ligne 1: | ||
====== 25 01 99 01 - Redmine en copropriété ====== | ====== 25 01 99 01 - Redmine en copropriété ====== | ||
- | Cette page fait partie des [[process: | + | Ce process |
+ | |||
+ | [[process: | ||
==== Champ et domaine d’application. ==== | ==== Champ et domaine d’application. ==== | ||
Ligne 23: | Ligne 25: | ||
==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ==== | ==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ==== | ||
- | Le logiciel | + | Le logiciel |
- | En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes | + | En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes |
- | • le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, | + | • le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, |
- | + | ||
- | • le référencement des courriers et des notes d’informations | + | |
• La préparation et le suivi des assemblées générales | • La préparation et le suivi des assemblées générales | ||
- | |||
- | • L’archivage des réunions et des consultations pour avis au conseil syndical | ||
- | |||
- | • Établissement d’un rapport d’activité | ||
- | |||
- | • L' | ||
• Le suivi des dossier contentieux | • Le suivi des dossier contentieux | ||
- | • L' | + | ==== C. Visualisation de l'architecture |
- | + | ||
- | ==== 1. Visualisation | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | Cette opération est assez simple car il suffit de : | + | |
- | + | ||
- | a.Se rendre sur le logiciel de gestion | + | |
- | + | ||
- | b.S’identifier | + | |
- | + | ||
- | c.Une fois sur la page d’accueil, | + | |
- | + | ||
- | d.Cliquer sur la copropriété qui nous intéresse | + | |
- | + | ||
- | e.Vous verrez ainsi **le carnet de bord qui est un aperçu de l’ensemble des demandes ** | + | |
- | + | ||
- | ==== 2. Suivi et gestion des demandes ==== | + | |
- | + | ||
- | === A.Descriptif des trackers === | + | |
- | + | ||
- | Afin que le carnet de bord soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le « tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines | + | |
- | + | ||
- | Pour ce faire des « Trackers » existent : | + | |
- | + | ||
- | ==1. Anomalie == | + | |
- | + | ||
- | le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant | + | |
- | + | ||
- | ==2. Recouvrement == | + | |
- | Tracker dédié au recouvrement des charges | + | |
- | + | ||
- | ==3. Contentieux == | + | |
- | + | ||
- | Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | == 4. Assemblées générales == | + | |
- | + | ||
- | Tracker dédié | + | |
- | + | ||
- | 2 Champs personnalisés accompagne de tracker: | + | |
- | + | ||
- | * Etat AG | + | |
- | + | ||
- | A convoquer | + | |
- | + | ||
- | Convoqué | + | |
- | + | ||
- | Traitement du procès verbal | + | |
- | + | ||
- | Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé) | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | * Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture) | + | |
- | + | ||
- | Dans l' | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | + | ||
- | == 5. Travaux et Devis == | + | |
- | + | ||
- | Permet de suivre | + | |
- | + | ||
- | 1 Champs personnalisé "Etat marché travaux" | + | |
- | + | ||
- | == 6. Courrier == | + | |
- | + | ||
- | Permet de : | + | |
- | + | ||
- | a.consulté les suites données à un courrier | + | |
- | + | ||
- | b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument | + | |
- | + | ||
- | c.Obtenir une base donnée de courrier type | + | |
- | + | ||
- | + | ||
- | == 7. Sinistre == | + | |
- | + | ||
- | Gestion des sinistres | + | |
- | + | ||
- | == 8. Fiche de liaison == | + | |
- | + | ||
- | [[process: | + | |
- | + | ||
- | == 9. Fiche de liaison appel et travaux == | + | |
- | + | ||
- | Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi. | + | |
- | + | ||
- | == 10. Réunion du conseil syndical == | + | |
- | + | ||
- | Consignation des avis du conseil syndical et permet d' | + | |
- | + | ||
- | == 11. Note d’information == | + | |
- | + | ||
- | Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété | + | |
- | + | ||
- | == 12.Diagnostics == | + | |
- | + | ||
- | Pour enregistrer les diagnostics sur redmine | + | |
- | + | ||
- | == 13.Fiche Synthétique | + | |
- | Pour enregistrer les fiches synthétiques sur redmine | + | Comme vous pourrez le constater |
- | == 14. Règlement | + | Dans le sous projet |
- | Pour enregistrer les Règlement | + | * 3 sous projets |
+ | * 8 Types de tickets différents | ||
- | == 15. Comptabilité == | + | Dont 4 crées automatiquement (**export direct depuis |
+ | . Facture | ||
+ | . contrat | ||
+ | . travaux | ||
+ | . Assemblée générale | ||
- | Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété) | ||
- | ==16. Facture== | + | 8 Crée manuellement |
- | Pour enregistrer les factures | + | . Fiches |
+ | . Fiches de liaison travaux | ||
+ | . Contentieux | ||
+ | . Procédure | ||
- | ==17. Mutations | + | ==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété==== |
- | Pour suivi, traitement et archivage des mutations | + | ===a.Les projets parents=== |
- | === B. Les sous projets | + | Ces projets qui sont à la base des sous projets |
- | En compléments de ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers | ||
- | == 1. Conseil syndical == | + | [[https:// |
- | Dédié , consultation conseil syndical et réunion | + | **REF IMM = Référence de l' |
- | == 2. Recouvrement/ | ||
- | Dédié recouvrement et contentieux | + | ===b.Les sous projets=== |
- | == 3. Sinistre == | + | 3 sous projets : |
- | Dédié sinistre) | + | ==1.Le sous projet Comptabilité== |
- | == 4. Comptabilité(date de l'exercice | + | Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date |
- | Dédié aux factures de l' | + | Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété |
- | A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons | + | 15) Fiche de Liaison |
- | • Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical | + | 16) Fiche de liaison travaux |
- | + | ||
- | • Les sous projets Recouvrement/ | + | 8) Sinistre |
- | • Comptabilité | + | 9) Travaux et devis |
+ | |||
+ | 13) Procédure | ||
- | Afin d' | + | 17) Factures |
+ | 18) Recouvrement et contentieux | ||
- | === C. Créer une nouvelle demande === | ||
- | Deux solutions possibles : | + | ====F. Les rapports personnalisés==== |
- | a. Une fois sur le carnet | + | Afin d' |
- | b. Par le biais de [[process: | + | Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du lien ci-dessous |
- | **A noter** | + | [[https:// |
- | Le tracker | + | ===1. Le registre des assemblées générales=== |
- | Le trackers **Réunion du Conseil syndical** | + | Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble |
- | Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans le **Sous projet sinistre** | + | exp: |
- | Le tracker **Facture** n'est disponible que dans le **Sous projet comptabilité** | + | https:// |
- | === D. Élaboration du rapport d’activité ==== | ||
- | Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée. | ||
- | Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord. | ||
{{tag> | {{tag> |
process/25-copropriete/25-01-99-01_redmine_en_copropriete.1585770579.txt.gz · Dernière modification : 2020/04/01 15:49 de stadi