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Piste :
process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete

Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

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Prochaine révision		Révision précédente
process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/04/01 18:26] – stadiprocess:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2022/12/02 08:14] (Version actuelle) – splaissy
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 ====== 25 01 99 01 -  Redmine en copropriété ====== ====== 25 01 99 01 -  Redmine en copropriété ======
  
-Cette page fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]+Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]] 
 + 
 +[[process:25-copropriete:25-01-procedures_generales|Volume 25 01 Procédure générale]]
  
 ==== Champ et domaine d’application. ==== ==== Champ et domaine d’application. ====
Ligne 23: Ligne 25:
 ==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ==== ==== B. Le logiciel Redmine en copropriété ====
  
-Le logiciel  Redmine  a été paramétré afin de pouvoir établir un carnet de bord pour la gestion de chacune des copropriétés.+Le logiciel  Redmine  a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.
  
 En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes  : En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes  :
  
-• le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, contentieux etc…) +• le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)
- +
-• le référencement des courriers et des notes d’informations+
  
 • La préparation et le suivi des assemblées générales • La préparation et le suivi des assemblées générales
- 
-• L’archivage des réunions et des  consultations pour avis au conseil syndical 
- 
-• Établissement d’un rapport d’activité 
- 
-• L'archivage des documents important de la copropriété 
  
 • Le suivi des dossier contentieux • Le suivi des dossier contentieux
  
-• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété +==== C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété ====
- +
-==== 1. Visualisation du carnet de bord d'une copropriété ==== +
- +
- +
-Cette opération est assez simple car il suffit de : +
- +
-a.Se rendre sur le logiciel de gestion redmine  à l’adresse  [[https://redmine.groupimo.fr/]] +
- +
-b.S’identifier  +
- +
-c.Une fois sur la page d’accueil, cliquer sur  **Projet**  +
- +
-d.Cliquer sur la copropriété qui nous intéresse  +
- +
-e.Vous verrez ainsi  **le carnet de bord qui est un aperçu de l’ensemble des demandes ** +
- +
-==== 2. Suivi  et  gestion des  demandes ==== +
- +
-=== A.Descriptif des trackers === +
- +
-Afin que le carnet de bord  soit bien renseigné il conviendra de toujours sélectionner le «  tracker » adéquat pour chacune des demandes faites sur redmines +
- +
-Pour ce faire des « Trackers » existent : +
- +
-==1. Anomalie == +
- +
-le tracker par défaut pour toute les demandes, cependant  ce **tracker ne doit être utilisé que si aucun autre tracker ne peut être attribué à la demande** +
- +
-==2. Recouvrement == +
-Tracker dédié au recouvrement des charges +
- +
-==3. Contentieux == +
- +
-Tracker dédié au procédure autre que le recouvrement de charges +
- +
- +
-== 4. Assemblées générales == +
- +
-Tracker dédié  à la préparation , au suivi des assemblées générales et au registre des assemblées générales  +
- +
-2 Champs personnalisés accompagne de tracker: +
- +
-  * Etat AG  +
- +
-A convoquer +
- +
-Convoqué +
- +
-Traitement du procès verbal +
- +
-Registre assemblée générale (une fois que le pv est traité et diffusé) +
- +
- +
-  * Seconde lecture (pour indiquer si il y a une seconde lecture) +
- +
-Dans l'éventualité ou il y a une seconde lecture ce champ personnalisé devra indiqué "oui" et un autre ticket assemblée générale en "sous tache" du premier ticket devra être crée. +
- +
- +
- +
-== 5. Travaux et Devis == +
- +
-Permet de suivre  les demandes d’intervention et demande de devis, **il  est fortement recommandé de mettre des dates d’échéances sur ce tracker afin de relancer le prestataire régulièrement**  +
- +
-1 Champs personnalisé "Etat marché travaux" accompagne ce tracker pour indiqué si il s'agit d'une demande d'intervention ou un demande de devis   +
- +
-== 6. Courrier == +
- +
-Permet de : +
- +
-a.consulté les  suites données à un courrier  (papier ou électronique) +
- +
-b.recenser les courriers importants reçus, tout échanges relatif au changement d’adresse d’un copropriétaire doit absolument  y figuré +
- +
-c.Obtenir une base donnée de courrier type  +
- +
- +
-== 7. Sinistre == +
- +
-Gestion des sinistres +
- +
-== 8. Fiche de liaison == +
- +
-[[process:25-copropriete:25-05-08-la-fiche-de-liaison|Dématérialisation de la fiche de liaison à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale]] +
- +
-== 9. Fiche de liaison appel et travaux == +
- +
-Dématérialisation de la fiche de liaison appel et travaux à transmettre à la comptabilité suite à une assemblée générale, doit faire apparaître la nature des travaux votés, leur montant, l’échéancier prévu pour les appels, et le montant des honoraires syndic pour leur suivi. +
- +
-== 10. Réunion du conseil syndical ==  +
- +
-Consignation des avis du conseil syndical et  permet d'établir le compte rendu , le suivi et l'organisation des réunions avec le conseil syndical  +
- +
-== 11. Note d’information ==  +
- +
-Permet de recenser la communication fait à l’ensemble de la copropriété +
- +
-== 12.Diagnostics == +
- +
-Pour enregistrer les diagnostics sur redmine +
- +
-== 13.Fiche Synthétique == +
- +
-Pour enregistrer les fiches synthétiques sur redmine +
- +
-== 14. Règlement de copropriété == +
- +
-Pour enregistrer les Règlement de copropriété sur redmine +
- +
-== 15. Comptabilité ==+
  
-Tracker dédié au BSFC (bilan de santé financière de la copropriété)+Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
  
-==16. Facture==+Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :
  
-Pour enregistrer les factures de la copropriété+  * 3 sous projets  
 +  * 8 Types de tickets différents
  
-==17. Mutations ==+Dont 4 crées automatiquement (**export direct depuis  Vilogi en cours**) 
 +. Facture 
 +. contrat  
 +. travaux  
 +. Assemblée générale 
  
-Pour suivi, traitement et archivage des mutations 
  
-==18. Recouvrement==+8 Crée manuellement 
  
-Dédié au recouvrement des charges+. Fiches de liaison 
 +. Fiches de liaison travaux 
 +. Contentieux 
 +. Procédure 
  
-==19.Contentieux==+==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété====
  
-Pour les procédures contentieuses hors recouvrement de charges +===a.Les projets parents===
  
-=== B. Les sous projets ===+Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
  
-En compléments de  ces trackers, chaque projet possède 4 sous projets qui possèdent leurs propres trackers 
  
-== 1. Conseil syndical ==+[[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1h0rqP0ZsL1J2YL3ruELTdn7xuBjTkpehV7zq5QKQFog/edit#gid=1796079339|[CODE SOCIETE-CODE ZONE EXERCICE-]] REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE]
  
-Dédié , consultation conseil syndical et réunion+**REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel Vilogi**
  
-== 2. Recouvrement/Contentieux == 
  
-Dédié recouvrement et contentieux+===b.Les sous projets===
  
-== 3. Sinistre ==+3 sous projets :
  
-Dédié sinistre)+==1.Le sous projet Comptabilité==
  
-== 4. Comptabilité(date de l'exercice comptable) ==+Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice
  
-Dédié aux factures de l'exercice en cours+Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété
  
  
-A noter ces sous projets ont été mis en place pour deux raisons+15) Fiche de Liaison
  
-• Le sous projet conseil syndical peut être rendu accessible aux membres du conseil syndical , notamment pour consultation des comptes rendu des réunions du conseil syndical et des avis sur les consultations faites au conseil syndical, __il  convient de sélectionner le tracker adéquat__. +16) Fiche de liaison travaux et appel  
-  +  
-• Les sous projets Recouvrement/Contentieux et Sinistre possède des champs personnalisés pour une gestion plus avancé des demandes de ces sous projets+8) Sinistre
  
-• Comptabilité +9) Travaux et devis  
 +  
 +13) Procédure
  
-Afin d'établir la comptabilité de la copropriété et dématérialiser les factures +17) Factures
  
 +18) Recouvrement et contentieux
  
-=== C. Créer une nouvelle demande === 
  
-Deux solutions possibles :+====F. Les rapports personnalisés====
  
-a. Une fois sur le carnet de bord de l’immeuble il suffit de cliquer sur l’onglet nouvelle demande, renseigner le sujet de la demande et choisir  le tracker approprié+Afin d'afficher et trier  d'un "click" un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé 
  
-b. Par le biais de [[process:99-services-generaux:99-01-06-02-redticket|redticket]]+Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du  lien ci-dessous :
  
-**A noter** :  certains trackers ne son sélectionnable que dans des sous projet de la copropriété+[[https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList|]]
  
-Les trackers  **Recouvrement** et **Contentieux** ne sont disponibles que dans  le  **Sous projet Recouvrement /Contentieux**+===1. Le registre des assemblées générales===
  
-Le trackers **Réunion du Conseil syndical**  n'est disponibles que dans le **Sous projet Conseil Syndical**+Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble 
  
-Le tracker **Sinistre** n'est disponible que dans  le **Sous projet sinistre**+exp:
  
-Le tracker **Facture** n'est disponible que dans le  **Sous projet comptabilité**+https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514
  
-=== D. Élaboration du rapport d’activité ==== 
  
-Chaque année lors de l’assemblée générale, le syndic doit faire un bilan de son action durant l’exercice écoulée. 
  
-Ce bilan ou rapport d’activité se fera en faisant une  extraction des informations de chacun des trackers du carnet de bord. 
  
 {{tag>copropriété}} {{tag>copropriété}}
process/25-copropriete/25-01-99-01_redmine_en_copropriete.1585779982.txt.gz · Dernière modification : 2020/04/01 18:26 de stadi