Cette page fait partie des process copropriété

Sont concernés par ces procédures :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.

Présentation du logiciel redmine

99 05 06 – Le Redmine Groupimo

Le logiciel Redmine a été paramétré afin de pouvoir assurer la gestion de chacune des copropriétés.

En effet, les modifications apportées vont permettre la réalisation des applications suivantes :

• le suivi et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)

• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires

• La préparation et le suivi des assemblées générales

• L'archivage des documents important de la copropriété

• Le suivi des dossier contentieux

• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété

En cours d'élaboration, ci-dessous un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:

Gloomaps (provisoire)

Comme vous pourrez le constater dans le redmine en copropriété , chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.

Dans le sous projet de l'immeuble, nous retrouvons :

• 3 sous projets
• 18 Types de tickets différents

Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :

[REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE]

REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in

3 sous projets :

Nomenclature du sous projet REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Comptabilté-Date exercice

Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété

Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux

Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés

Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client

Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.

ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires

18 Tickets :

• Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE (A noter , cette nomenclature fait l'objet d'un script , aussi en cas d'erreur le nom du ticket sera corrigé)

• Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble

• Usage : Gestion et suivi des assembles générale

• Descriptif du ticket : l'ordre du jour de l'assemblée générale

• Tracker : Assemblées Générales

Champs personnalisés :

• Etat Ag

valeurs : 1 Convocation a préparer 2 Convocation diffusée 3 Pv a traiter 4 Pv a diffuser 5 Seconde lecture

• Date AG

Champ obligatoire afin de préciser la date de l'assemblée générale, si ce champ n'est pas renseigné il ne vous sera pas possible de créer le ticket

Champs personnalisés fichier :

• Convocation AG

A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale

• Procès verbal AG

A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale

• PV AG 2nde Lecture

A utiliser uniquement pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture

• Feuille de présence AG

A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale

• F.de présence AG 2de lecture

A utiliser uniquement pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture

2) BSFC

14) Relevés de compte bancaire

15) Fiche de Liaison

16) Fiche de liaison travaux et appel

3) Carnet entretien

6) Fiche synthétique du registre national copropriété

10) Liste conseil syndical

4) Contrat

5) Diagnostics

7) Règlement de copropriété

8) Sinistre

9) Travaux et devis

11) Mutations

12) Courrier/email

13) Procédure

17) Factures

18) Recouvrement et contentieux

Afin d'afficher et trier d'un “click” un type de ticket en particulier il existe plusieurs rapports personnalisé

Pour établir ce type de rapport suivre la procédure du lien ci-dessous :

https://www.redmine.org/projects/redmine/wiki/FrRedmineIssueList

Ce rapport personnalisé permet de visualiser l'ensemble des tickets des assemblée générales d'un immeuble

exp:

https://redmine.groupimo.fr/projects/baie-du-galion/issues?query_id=514