Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2020/06/10 17:31] – stadi
+++ process:25-copropriete:25-01-99-01_redmine_en_copropriete [2022/12/02 08:14] (Version actuelle) – splaissy
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-======**UNDER CONSTRUCTION !**======
+====== 25 01 99 01 -  Redmine en copropriété ======
+Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
+[[process:25-copropriete:25-01-procedures_generales|Volume 25 01 Procédure générale]]
-====== 25 01 99 01 -  Redmine en copropriété ======
-Cette page fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
 ==== Champ et domaine d’application. ====
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 • le suivi  et la gestion des dossiers que nous devons traiter au quotidien sur les copropriétés. (Ordre de service, demande devis, sinistre, procédure etc…)
-• la diffusion de notes d’informations aux propriétaires
 • La préparation et le suivi des assemblées générales
-• L'archivage des documents important de la copropriété
 • Le suivi des dossier contentieux
-• L'établissement et le suivi de la comptabilité de la copropriété
 ==== C. Visualisation de l'architecture redmine en copropriété ====
-En cours d'élaboration, ci-dessous  un Mapping qui permet de visualiser le redmine en copropriété:
-[[https://coggle.it/diagram/XsLpz5nPdHlxSkBK/t/projet-ref-imm-nom-de-l-immeuble|Coggle]]
 Comme vous pourrez le constater  dans le redmine en copropriété ,  chaque copropriété que nous gérons possède un projet dédié.
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   * 3 sous projets
-  * 18 Types de tickets différents
+  * 8 Types de tickets différents
+Dont 4 crées automatiquement (**export direct depuis  Vilogi en cours**)
+. Facture
+. contrat
+. travaux
+. Assemblée générale
+Crée manuellement
+. Fiches de liaison
+. Fiches de liaison travaux
+. Contentieux
+. Procédure
 ==== D. Les projets et sous projets redmine en copropriété====
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 Ces projets qui sont à la base des sous projets et tickets des copropriétés seront tous rédigés selon la nomenclature :
-[REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE]
-**REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel log'in**
+[[https://docs.google.com/spreadsheets/d/1h0rqP0ZsL1J2YL3ruELTdn7xuBjTkpehV7zq5QKQFog/edit#gid=1796079339|[CODE SOCIETE-CODE ZONE EXERCICE-]] REF IMM-NOM  DE L IMMEUBLE]
+**REF IMM = Référence de l'immeuble dans le logiciel Vilogi**
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 Sous projet dans lequel nous retrouvons les factures de la copropriété
-==2.Le sous projet de recouvrement et contentieux==
-Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Recouvement et contentieux
-Sous projet dans lequel est assuré la gestion des copropriétaires en impayés
-==3.Le sous projet  de communication avec la copropriété==
-Nomenclature du sous projet = REF IMM-NOM DE L IMMEUBLE-Espace Client
-Ce sous projet est dédié à la communication d'information auprès des copropriétaires.
-**ATTENTION! Toutes les informations dans ce sous projet sont communiquées aux copropriétaires**
-====E. Les tickets redmine en coproprité====
-Tickets :
-==1) Assemblées Générales==
-  * Nomenclature :REF IMM-AG-ANNEE  **(A noter , cette nomenclature fait l'objet d'un script , aussi en cas d'erreur le nom du ticket sera corrigé)**
-  * Localisation du ticket : Dans le projet de l'immeuble
-  * Usage : Gestion et suivi des assembles générale
-  * Descriptif du ticket : l'ordre du jour de l'assemblée générale
-  * Tracker : Assemblées Générales
-**Champs personnalisés :**
-  * Etat Ag
-valeurs :
-Convocation a préparer
-Convocation diffusée
-Pv a traiter
-Pv a diffuser
-Seconde lecture
-  * Date AG
-**Champ obligatoire**  afin de préciser la date de l'assemblée générale, si ce champ n'est pas renseigné il ne vous sera pas possible de créer le ticket
-Champs personnalisés fichier :
-  * Convocation AG
-**A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires la convocation de l'assemblée générale**
-  * Procès verbal AG
-**A utiliser uniquement une pour mettre a disposition des copropriétaires le procès verbal de l'assemblée générale**
-  * PV AG 2nde Lecture
-**A utiliser uniquement  pour mettre a disposition des copropriétaires la procès de l'assemblée générale en seconde lecture**
-  * Feuille de présence AG
-**A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale**
-  * F.de présence AG 2de lecture
-**A utiliser uniquement  pour archiver les feuilles de présence signé à l'issue de l'assemblée générale en seconde lecture**
-==2) BSFC (Bilan de Santé Financière de la Copropriété)==
-Dans le cadre de [[process:25-copropriete:25-05-06-verifier-et-arreter-les-comptes-annuels|la vérification et l'arrêté des comptes annuels]]  ce ticket est créé par le service comptable pour :
-  * Mettre à disposition les pièces comptable nécessaire à l’approbation des comptes
-  * Etablir le bilan de santé financière de la copropriété
-Ce bilan de santé financière est matérialisé par des feux
-Feu "Vert "
-Feu "Rouge"
-Description du ticket
-Nomenclature : [REF IMM-BSFC-ANNEE]
-__Tracker__ : Approbation comptes
-__Champ personnalisé__ :
-Ces champs personnalisés sont obligatoire et doivent être  renseignés afin d'établir le diagnostic du BSFC
-Montant du budget Année N (113)
-Montant Avance de trésorerie (305)
-Montant copro débiteurs (251)
-Montant fonds de procédure (252)
-Montant dû aux fournisseurs (249)
-Nbre copro débiteurs +52j ( 255)
-Solde bancaire (248)
-Solde de charges (250)
-__Les FEUX__
-FEU = Équilibre financier (262)
-Description :
-Équation 1 : Equilibre Financier
-Comparatif fournisseurs a payer (b.Le montant dû aux fournisseurs) / trésorerie disponible (a.Le solde bancaire)
-si a<b = feu rouge (“l'équilibre financier n'est pas atteint le sdc est virtuellement en état cessation paiement”)
-si a>b = feu vert (ok)
-Formule
-if cfs248 >= cfs249
-"[[feu vert]]"
-else
-"[[feu rouge]]"
-end
-FEU = Avance de Trésorerie (263)
-Description:
-Equation 2 : Comparatif budget annuel (g) /avance de trésorerie (f)
-si f<(g/6) = feu rouge ("l'avance permanente de trésorerie n'est pas suffisante")
-si f>(g/6) = feu vert (ok)
-Formule
-if cfs305 >= (cfs304/6)
-"[[feu vert]]"
-else
-"[[feu rouge]]"
-end
-FEU = Fonds de procédure
-Description :
-Equation 3 : Comparatif montant total des débiteurs (d)/budget annuel (g) et montant du fonds de procédure (e) avec le nombre de débiteurs (h) et le cout total d'une procédure de recouvrement longue (5000 euros (valeur 2019))
-si d>(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu rouge ("le syndic ne peut mener a bien les procédures de recouvrement")
-si d>(g/4) et si e>(h*5000(valeur2018)) = feu orange ("il existe des impayés importants mais la copropriété a voté un fonds de procédure suffisant pour faire payer les débiteurs")
-si d<(g/4) et si e<(h*5000(valeur2018)) = feu vert (ok)
-Formule
-if (cfs251>=cfs304/4) and (cfs252<=(cfs255*5000))
-"[[feu rouge]]"
-else
-"[[feu vert]]"
-end
-) Relevés de compte bancaire
 ) Fiche de Liaison
 ) Fiche de liaison travaux et appel
-) Carnet entretien
-) Fiche synthétique du registre national copropriété
-) Liste conseil syndical
-) Contrat
-) Diagnostics
-) Règlement de copropriété
 ) Sinistre
 ) Travaux et devis
-) Mutations
-) Courrier/email
 ) Procédure