Cette page fait partie des process copropriété

Volume 25 01 - Procédures générales

Sont concernés par ces procédures :

• Les ensembles immobiliers en copropriété (bâtiments ou maisons individuelles) relevant de la loi N° 65-557 du 10 Juillet 1965.

• Les associations syndicales libres antérieures à l’ordonnance N° 2004-632 du 1er Juillet 2004 dont les statuts relèvent de la loi du 21 Juin 1865 .Les associations syndicales de propriétaires dont les statuts relèvent de l’ordonnance du 1er Juillet 2004.

Elles permettent le bon suivi commercial, administratif et légal des copropriétés.

Attention: Seules les personnes autorisées peuvent sortir des extractions, par contre les collaborateurs peuvent demander des extractions pour des besoins spécifiques.

LOG'IN SPACE est une Suite logicielle complète couvrant les métiers de la Gestion locative, du Syndic, de la Transaction et de la Location saisonnière.

Chez Groupimo, nous avons pris le parti de ne plus utiliser que le “coeur comptable” de Login, et de développer en parallèle les fonctionnalités de Front office sur Matriximo, redmine.

Le manuel dont vous prenez lecture, vous présente l’ensemble des programmes et fonctionnalités de l’application de Syndic LOG’IN.

Ce manuel intègre toutes les fonctionnalités de bases de l’application.

Lors des mises à jour, une documentation additive est systématiquement remise.

Nous ne saurons que vous recommander de lui attacher toute votre attention afin d’éviter toute perte de temps.

Selon les postes et les configurations, il peut être nécessaire de lancer l'accès à distance selon les informations/accords qui vous seront données par votre Responsable de Service (ou l'administrateur informatique).

Démarrer : A partir du menu Démarrer, cliquez sur SYNDIC WINDOWS

Quitter : A partir du menu Fichiers, cliquez sur quitter ou à partir du clavier, choisir F4

L’écran principal

La barre de titre : elle affiche le nom du logiciel ; elle possède une icône pour réduire la fenêtre.

La barre de menu : Les commandes de Syndic Windows sont regroupées par thème dans les menus (Fichiers ; Saisie comptable ; Interrogation ; etc. ..). un clic sur un nom de menu ouvre le menu déroulant qui s’y rapporte.

La barre d’outils : la barre d’outils du menu général présente des icônes de raccourci qui vous permettent d’accomplir les tâches quotidiennes de votre activité; cliquez sur une icône pour exécuter le programme auquel elle se rapporte. En passant sur un icône, une info bulle vous indique sa fonction.

Exemple :( de gauche à droite ) :

1) Quitter le syndic

2) Mise à jour copropriétaire

3) Mise à jour fournisseur

4) Interrogation historique copropriétaire

5) Interrogation du compte du fournisseur etc. …

Avec la souris : Cliquez sur une commande pour exécuter son ouverture.

Avec le clavier : Depuis le menu d’accueil : La touche Alt vous permet d’accéder au menu Fichiers ; la touche de direction Droite vous permet d’accéder aux menus suivants ; la touche Bas vous permet d’ouvrir le menu déroulant et de vous positionner sur la commande de votre choix. La touche Alt suivi de la lettre du menu soulignée permet d’atteindre directement un menu ( ex : Alt + C vous positionne sue le menu Comptabilité ). La touche Entrée vous permet d’ouvrir le menu de votre choix . Depuis les programmes de la syndic (exemple Mise à jour Fichiers / propriétaires) : Utilisez TAB pour vous déplacer d’une option à l’autre ou la combinaison de touches Maj+TAB pour opérer en sens inverse.

Exemple donné : à partir du menu Fichiers, cliquez sur la commande Propriétaires

Utilisation des zones de liste :

Pour afficher la liste : Cliquez sur la flèche associée à la zone ou appuyez sur F8. Pour se déplacer dans la liste : cliquez sur la barre de défilement (déplacement par ligne ou par page) ou bien utilisez les touches directionnelles Bas et Haut du clavier.

Cliquez sur Valider ou bien appuyez sur F1.

Sélection de la fiche : Cliquez sur Sélection ou appuyez sur F1

Remarque : la sélection active les boutons de commande (au bas de l’écran)

Les boutons de commande

Au bas de l’écran, sont affichées toutes les commandes possibles à partir du programme sur lequel vous travaillez ( dans l’exemple ci-dessus commandes Financier ; Immeuble ; lot ; etc..)

Remarque : à chaque icône est associée une info-bulle la nommant et indiquant la touche de fonction de raccourci (ex : positionnez vous sur la commande Financier l’info bulle vous indique « Financier F2 » ).

La présente Aide vous indique toujours la touche de fonction à utiliser Ex: pour indiquer que l’utilisateur doit activer la fiche financière du propriétaire : financier (F2)

La barre d’outils : Tous les programmes du syndic comporte une barre d’outils ; un simple clic sur l’icône exécute l’ouverture du programme auquel elle se rapporte

Exemple : depuis le programme Mise à jour propriétaire

Descriptif ( de gauche à droite )

1) Quitter 2) Calculatrice 3) Bloc note 4) envoi d’un courrier 5) évènements 6) Aide

Les boutons d’option Vous faite un choix entre différentes options (1 seul choix possible)

Les cases à cocher Active ou désactive une option ; vous pouvez cocher plusieurs options

Enregistrer les modifications Cliquez sur la commande Valider ou appuyer sur F1

Quitter un programme Cliquez sur la commande Quitter ou appuyez sur Echap pour fermer le programme en cours sans rien y modifier.

• Immeuble

• Lot

• Copropriétaire

• Mandataire

• Comptes Divers

• Comptes de Charges

• Fournisseur

• Contrat Immeuble

• Banque

• Agences

• Mutation copropriétaire

Sous programmes

Demande Préalable

Notification de Vente

• Contrôle des Immeuble

Sous programmes

Contrôle des Tantièmes Activation des Copropriétés

Règlements Copropriétaires

• Fournisseurs

Sous programmes

Saisie des Factures et Avoirs

MAJ Echéanc. / Réglements

Références Fournisseurs

Statistiques Fournisseurs

• Dépenses

• Recettes

• Opérations Diverses

• Liste à puceRemise En Banque

• Brouillard De Saisie

• Rapprochement Bancaire manuel

• Rapprochement Bancaire auto

• Prélèvements copropriét.

Sous programmes

Echéanciers Copropriét.

Prélèvements

• Compen. Crédits Coprops.

• Référence Dépenses

Pour interroger par exemple, le compte banque d'un immeuble, faites : menu interrogation, sous menu compte divers, choisissez l'immeuble, et sélectionner le compte Banque ou Delubac (selon)

• Situation Comptable : Pour sortir la situation comptable (balance, bilan,…) qui permet de connaitre le disponible en banque et tous les comptes à l'actif et au passif, il faut accéder dans le menu interrogations a “situation comptable”, plus d'information ici en interne réseau cela vous permettra de connaître aussi le total des fournisseurs a payer, les positions des comptes des clients copropriétaires, … Cette pièce explique les soucis de trésorerie sur un immeuble et est donc essentielle. Elle doit être communiquée régulièrement aux copropriétaires et conseillers syndicaux. Rappelons ici que le solde banque ne doit pas être inférieur à 1500 euros sous peine d'empêcher un fonctionnement normal de la copropriété. Voir aussi à ce sujet le Bsfc.

• Copropriétaires

• Cpte Charges / Produits

• Fournisseurs

• Echéancier Fournisseurs

• Compte Divers

• Exercices Cloturés

• Recherche d’un Montant

• Appels Travaux/Op. Except.

• Emprunts

• Avance de Tresorerie

• Avance de Travaux

• Autres Avances

• Liste des Appels à Faire

• Prépa./Edition /Injection

• Descriptif Travaux

• Ré Edition des Travaux

• Gestion des Budgets

• Edition pour Contrôle

• Comparatif par Clés

Sous programmes

Sur 3 Exercices

Sur 4 Exercices

• Comparatif par Catégorie de Charges

Sous programmes

Sur 3 Exercices

Sur 4 Exercices

• Récap. Budget par Imm.

• Relances Copropriétaires

Sous programmes

Relances Automatiques

Relances Manuelles

Edition des Situations

Edition des Retards

Procédure de Relances

    
* Facturation Honoraires 

Sous programmes

    Mise à Jour des Références 
    
    Edit. Factures/injection 
    
    Edition des Références 
    
* Facturation Diverses 

Sous programmes

Edition des Factures

Liste des Factures

    
* Réédition des Factures 

• Editions Comptables

Sous programmes

Balance des Débiteurs

Balance et Grand Livre

Journaux

Balance Consolidée

Pointe de Trésorerie

Analyse de Compte

Exercices Cloturés

• Correction Liste de Depenses

• Opérations sur Avances

• Consommations

Sous programmes

Saisie des consommations

Edition des Relevés

Modif. Dates Relevés

Annulation d’un Relevé

Récupération Automatique

• Etat des Dépenses

• Compte d’Exploitation

• Répart. Selon Decret 01/09/2004

• Edition Après Répart.

Sous programmes

Les 5 Annexes SRU

Etat des Dettes et Créances

Situation de Trésorerie

MAJ Annexe 2 (Chantier)

• Clôture

• Ré édition Relevés Indiv.

• Simulation Quote Part Tx

• Menu Travaux

• Attest. Tx. Déductible

• Prorata Spéciaux (PDPT)

• Répart Avant Décret (ASL)

• Courriers Word

• Paramètre Cabinet

• Modèle Clés de Répartition

• Modèle de Compte

• Rubrique de Facturation

• Saisie A Nouveaux

Sous programmes

A Nouveaux Comptables

Avances (Tres. / Trvx / Autres)

Appel Budget Manuel

Appel Avances Manuels

Appel Travaux Manuels

Rapprochement Bancaire

• Utilitaires Client (2)

Sous programmes

Création Fournisseur/Imm

Suppression Fournisseur/Imm

Récup Plan Comptable/Imm

Récup Relance/Imm

MAJ budget Réalisé N-1 N-2

Source : MODE OPERATOIRE SYNDIC 7.05 - Log'In SPACE