Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- process:25-copropriete:25-01-99-03-espace-client-syndic [2021/03/22 17:22] – splaissy
+++ process:25-copropriete:25-01-99-03-espace-client-syndic [2022/09/23 12:18] – 01_a16_14-groupimo.com
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 ===== 25 01 99 03 - Espace client syndic=====
-Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|Process copropriété]]
+Ce process fait partie des [[process:25-copropriete:25-process_copropriete|process copropriété]]
-Volume [[process:25-copropriete:25-04-suivi_du_dossier_de_copropriete|25 04 Suivi du dossier en Copropriété]]
+[[process:25-copropriete:25-01-procedures_generales|Volume 25 01 Procédure générale]]
 ===== I.	Objet de la procédure. =====
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 http://espaceclient.groupimo.fr/
-Ou à partir du site internet.
+Ou à partir des sites internet.
 https://groupimosyndic.com/
+https://espaceclient.fim.ag/
 ==== A. Identification du copropriétaire ====
-L'identifiant du copropriétaire est son adresse email communiquées par ces derniers (ou le notaire) ET saisis dans les logiciels métiers  [[process:99-services-generaux:99-05-05-login|login]].
+L'identifiant du copropriétaire est son adresse email communiquées par ces derniers (ou le notaire) ET saisis dans les logiciels métiers [[process:25-copropriete:25-01-99-04_vilogi_en_copropriete|Vilogi]].
 L' adresse email est généralement communiquée lors de la reprise de l'ancien fichier de syndic, soit après réception du formulaire de bienvenue, soit par la mutation notariée, soit sur simple demande du copropriétaire (après validation formelle de son identification).
-Les mots de passe sont générés automatiquement lors de l'inscription du copropriétaire sur
+Les mots de passe sont générés automatiquement , toutefois le copropriétaire doit procéder à l'activation de son compte extranet
-http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,new.html
-  * En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'adresse email du copropriétaire est saisie dans le logiciel métier (login) et qu'elle est est valide  ; à défaut informer le propriétaire de l'absence ou défaut de validité.
+  * En cas de difficulté d'accès à l'espace client, d'abord vérifier que l'adresse email du copropriétaire est saisie dans le logiciel métier (vilogi) et qu'elle est est valide  ; à défaut informer le propriétaire de l'absence ou défaut de validité.
-  * Un délai de 48h est à respecter entre la saisie de l'email dans le logiciel métier et la création du compte espace client ;
   * Pour toute difficulté, contacter webdev@groupimo.com
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 ==== B. Connexion ====
-Une aide pour accéder à l'espace est disponible ici : http://espaceclient.groupimo.fr/groupimo,aide.html#id
+Une aide pour accéder à l'espace est disponible ici :
+{{ :process:25-copropriete:activation-extranet-coproprietaire.pdf |}}
 Pour que la connexion soit effective, et comme indiqué précédemment, il faut que l' email  du copropriétaire soit dument enregistrée dans nos fichiers. L'identifiant est l'adresse email.
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 ==== C. Le contenu de l'espace client ====
-L'espace client permet, d'accéder aux documents du copropriétaire et de la copropriété, à la position des comptes, aux charges de copropriété et aussi à un espace de communication privilégié pour joindre les gestionnaire, l'assistant(e), le comptable ou le service contentieux  (messagerie sécurisée globale).
-En effet sur cet  espace le copropriétaire peut envoyer des messages et s'assurer du bon suivi des demandes.
-Afin d'être en conformité avec le  [[https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000038501555&categorieLien=id|décret du 23 mai 2019]] qui à précisé la liste minimale des documents devant être accessibles en ligne dans un espace sécurisé, l'espace client a été totalement repensé en 2019 et 2020 pour être fonctionnel depuis le 1er Juillet 2020.
+Outil de communication accessible, connecté et facile, l'Extranet est une plateforme de consultation, d'archivage, de suivi et d'échanges entre les propriétaires
+La liste des documents disponibles sur l'Extranet des copropriétaires pour chacun des copropriétaires :
+  * Appel de fonds
+  * Relevé de compte
+  * Relevé de charges
+  * Convocation AG
+  * PV AG
+  * Carnet d'entretien, diagnostics...
+En + Pour les membres du Conseil Syndical
+  * Consultation des comptes et le grand livre et balances et état des dettes
+  * Le rapprochement bancaire
+  * Vous n'avez rien à faire, tout se fait automatiquement au fur et à mesure que vous remplissez les rubriques.
+{{:process:25-copropriete:plateforme-extranet-logiciel-syndic.png?200|}}
+Via l'Extranet, espace privé et confidentiel, chaque copropriétaire qui le souhaite, peuvent :
+  * Consulter la situation de leur compte (relevés de compte disponibles)
+  * Consulter et imprimer leurs appels de fonds
-{{:process:99-services-generaux:design-espacecli-syndic-7.jpg?400|}}
+  * Consulter le règlement de la copropriété et les autres documents importants de la copropriété
-Afin de donner l'accès aux documents suivants :
+  * Consulter les PV d'assemblée générale (archives)
-===1.Accessible à l'ensemble des copropriétaires ===
+  * Consulter le carnet d'entretien de la copropriété
- le règlement de copropriété, l'état descriptif de division ainsi que les actes les modifiant, s'ils ont été publiés ;
+  * Saisir les relevés d'index des compteurs d'eau (qui seront validés par le syndic avant de procéder à la facturation de l'eau)
-la dernière fiche synthétique de la copropriété réalisée par le syndic en application de l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 ;
+  * Echanger avec le syndic de la copropriété (envoyer et recevoir des messages par la messagerie intégrée)
-le carnet d'entretien de l'immeuble ;
+  * Echanger avec les membres du conseil syndical
-les diagnostics techniques relatifs aux parties communes de l'immeuble en cours de validité ;
+  * Etre informé des évènements dans l'immeuble (consultation des évènements saisis par  le syndic comme les interventions dans la copropriété, le lancement des travaux...)
-les contrats d'assurance de l'immeuble conclus par le syndic au nom du syndicat des copropriétaires en cours de validité ;
+===C.1 - Comment Activer son compte extranet coproprietaire avec VILOGI===
-l'ensemble des contrats et marchés en cours signés par le syndic au nom du syndicat de copropriétaires, à l'exclusion des contrats de travail des préposés du syndicat ;
+Voici un document à remettre aux copropriétaires pour qu'ils puissent se connecter la première fois sur leur extranet.
-les contrats d'entretien et de maintenance des équipements communs en cours ;
+Imprimez ce document et diffusez le auprès des copropriétaires.
-les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et, le cas échéant, les devis de travaux approuvés lors de ces assemblées ;
+{{ :process:25-copropriete:activation-extranet-coproprietaire.pdf |}}
-le contrat de syndic en cours.
-===2.Les documents relatifs au lot d'un copropriétaire, mis à sa seule disposition ====
+Dans l'éventualité ou un copropriétaire n'aurait pas accès à ses appels de fonds vous pouvez retrouver ses identifiants de connexion sur les documents comptables édité depuis son compte :
-du compte individuel du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
+-PRÉVISIONNEL APPEL DE FONDS
-du montant des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, des deux derniers exercices comptables clos, payées par le copropriétaire ;
-lorsque le syndicat des copropriétaires dispose d'un fonds de travaux, du montant de la part du fonds de travaux rattachée au lot du copropriétaire arrêté après approbation des comptes du syndicat par l'assemblée générale annuelle ;
-des avis d'appel de fonds adressés au copropriétaire sur les trois dernières années.
-===3. Les documents  mis à disposition des seuls membres du conseil syndical, pour l'exercice de leurs missions d'assistance et de contrôle définies à l’article 21 de la loi du 10 juillet 1965 ====
+-RELEVE DE COMPTE INDIVIDUEL DE COPROPRIETE
-les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l'exercice échu ;
+-DÉCOMPTE DES CHARGES
-le cas échéant, les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires ;
- les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires relatives aux procédures judiciaires en cours et les décisions de justice dont les délais de recours n'ont pas expiré ;
+===C.2 - Application mobile pour les clients copropriétaires===
-la liste de tous les copropriétaires établie par le syndic en application de l’article 32 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 (JO 22 mars) ;
+Vos clients copropriétaires disposent en temps réel de  toutes les informations et documents relatifs à son compte géré dans vos livres.
- la carte professionnelle du syndic, son attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle ainsi que son attestation de garantie financière en cours de validité.
+Sur leur smartphone, ils consultent en temps réel la position de leurs comptes, de nombreux documents tels les appels de fonds ou le budget..., ainsi que les informations relatives à la vie dans leur copropriété.
+**Ils peuvent suivre et voter en ligne aux assemblées générales des copropriétaires** sur cette application mobile dont les AG sont historisées (convocations et PV).
-===De nouvelles fonctionnalités ont été ajoutées===
+**Les copropriétaires peuvent payer leurs appels de fonds directement sur leur smartphone!** (les écritures comptables sont mises à jour automatiquement sur votre logiciel syndic).
-  * le BSFC , une exclusivité groupimo et consultable depuis l'espace client qui permet en un click de connaitre la santé financière de sa copropriété .
+Ils peuvent envoyer des notifications,  des demandes ou des questions au syndic de la copropriété ou aux membres du conseils syndical, incluant l'envoi de photos, toutes ces demandes sont enregistrées et historisées automatiquement dans votre gestionnaire d'évènements!
-{{:process:99-services-generaux:design-espacecli-syndic-bsfc.jpg?400|}}
+Les membres du conseil syndical peuvent consulter les comptes détaillés de la copropriété tels que le grand livre, l'état des dettes et des créances de la copropriété, les budgets... directement sur leur smartphone.
+D'autres innovations vont venir s'ajouter à ce socle de fonctionnalités pour intensifier les échanges entre les agents immobiliers et les syndics modernes et leurs clients.
-  * Un accès aux dernières note d'information de la copropriété
+Ici on aperçoit un appel de fonds.
-  * **WORK IN PROGESS** La notification automatique des mise jours des documents sur l'espace client (convo/pv d'ag, travaux ...)
+{{:process:25-copropriete:application-mobile-coproprietaire-ecran-general-logiciel-syndic-copropriete-full-web.png?200|}}