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25 02 01 - Démarche prospective en copropriété

I. Objet de la procédure.

Cette procédure concerne la démarche prospective en copropriété. Elle permet de définir les moyens pour prendre contact avec une personne désirant nous donner la gestion de sa copropriété ou de son lotissement.

Sont concernés par cette procédure les services commerciaux et les services de copropriété.

II. Process.

Avant tout, et pendant toute la démarche prospective, vous devez ouvrir, suivre et renseigner un ticket dans le projet correspondant (proposition contrat syndic) redmine.

1 - Le contact

Il existe différents moyens de rentrer des mandats de copropriété, nous les avons listé ci dessous, mais il existe aussi les administrateurs judiciaires, les bailleurs sociaux, les notaires,…

Au quotidien, dès que vous le pouvez, faites savoir que vous travaillez dans l’immobilier et que vous êtes à la recherche de mandats de syndic, n'hésitez surtout pas à laisser une carte de visite !

- la famille

- les amis

- les voisins

- une rencontre furtive, occasionnelle

- réseau (le jardinier, le boulanger etc.) ; etc.

La demande directe

Bien sûr, lorsqu'une demande de contrat de syndic vous arrive, vous devez la traiter avec une célérité maximale. Le devis doit être envoyé rapidement, selon le process entrer un bien en copropriete.

Les promoteurs

Ne pas hésiter à vous arrêter par exemple près d’un permis de construire, prendre les coordonnées téléphoniques/mail, prendre le contact et proposer nos services. Un partenariat de qualité avec les promoteurs est un partenariat très utile. Les promoteurs font en effet plusieurs opérations régulièrement et sont donc une source d'entrée de mandats.

les fournisseurs

Véritables partenaires au quotidien, nous n'avons avec eux aucune autre exigence que la transparence et la qualité de prestations a l'égard de nos clients communs. En ce sens, il est intéressant pour eux de nous apporter de la clientèle. Vous devez donc régulièrement évoquer avec les plombiers, les électriciens, les ascensoristes, … notre recherche de mandats de syndic.

La cynergetik

Soyez en relation régulière avec les collaborateurs des autres métiers (gestion, expertise,…) ils peuvent vous apporter des prospects. Exemple : un collaborateur du service transaction réalise une vente avec un client. Ce dernier informe d'un souci dans la copropriété, vous devez l'accompagner pour qu'il créé un ticket cynergetik puis le tenir informé de l'évolution de la démarche prospective jusqu'à la signature du contrat de syndic.

La clientèle existante

Un client de chez nous satisfait est potentiellement un apporteur d'affaires en puissance. N'hésitez pas en assemblée générale, lors de rendez vous, chaque fois que vous le pourrez, à faire état de notre recherche de mandat de syndic. N'hésitez pas a proposer des partenariats, nous sommes susceptibles de rémunérer les apporteurs d'affaires sans aucun souci.

Les opérations publicitaires

Participer a des salons/foires permet de se faire connaître et aussi rencontrer ces clients.

La Synergie de métier

Proposer notre contrat aux propriétaires qui ont des lots dans d'autres résidences; pour ce faire nous nous appuierons sur la synergie des métiers de de groupimo

1. Dans le projet Prospect copropriété créer un ticket et l'assigner au RS/RS Adjoint de groupimo gestion afin de lui indiquer la mise en place d'une opération de phoning/ emailing sur le portefeuille de groupimo gestion

2. Ce dernier va générer depuis log in la liste des propriétaires en copropriété

3.Le fichier généré sera alors assigné au RS/RS Adjoint du service commercial pour contacter les propriétaires et ainsi proposer les services de groupimo syndic

4. Pour chaque retour concluant le service commercial va créer un ticket concernant la proposition à faire en sous tache du ticket de prospection.

Ce ticket devra comprendre:

- le nom de la résidence

- Le contact sur la résidence

- Le nombre de lot

- Le commercial à l'origine du ticket

- Pour les commerciaux qui iront au bout du dossier une commission sera versé :

A) Base de calcul de la commission :

Honoraires HT annuels encaissés sur tout contrat de syndic signé 1.2) Taux de commissions : 10% sur les honoraires pour un contrat d’un an 15% sur les honoraires pour un contrat de deux ans 20% sur les honoraires pour un contrat de trois ans

B) Paiement de la commission : Le mois qui suit le premier trimestre d’honoraire encaissé

2 - Transformer le contact en client

Soyez clair

Vous devez être maître de votre discours, n'utilisez que des termes clairs, que vous connaissez. Donnez des références.

Dans le cas d'un copropriétaire qui n'est pas satisfait de son syndic actuel , il est important de savoir l'écouter et le questionner sur les difficultés qu'il rencontre afin d'adapter son discours.

Afin de capter l’attention du prospect vous devez adopter un langage rigoureux. Le choix des mots est important, utiliser des mots forts, des mots clés, “Immobilier”, “Valorisation”, “Patrimoine”, “Rentabilité”, …

Parler au présent c’est le temps de la réalisation, le futur c’est le temps de l’incertitude, le passé c’est le temps de la défaite, employer des formules positives

Éviter les négations, les « non », « ne pas »,

Parler calmement.

Ne jamais critiquer les confrères, ni les collègues.

Vous ne gagnerez jamais en abaissant les autres mais en vous imposant comme le choix évident. Groupimo Syndic , c’est évident.

Insister sur les avantages de « GROUPIMO, seule société de services à l’immobilier côtée en bourse ».

L’internet et l’espace client pour le client, la possibilité de consulter son compte en ligne, d'y trouver les documents, toutes les informations nécessaires.

La force commerciale sans égal pour assister les copropriétaires au quotidien.

Une vraie synergie de métiers.

Votre objectif est de rentrer la copropriété, de faire un devis, et de présenter notre offre en assemblée générale pour être élu. Restez concentré sur l'objectif.

Valorisez notre offre avec la promotion de nos autres services.

Présentation du groupe et de ces différents services proposés (pensez Cynergétik). La gestion, la GLI, la transaction, la location, le courtage d'assurance (PNO..), l’immobilier d’entreprise, la présence extra départementale, la solidité du groupe,…

Traiter les objections

Il faut répondre à toutes les questions que peut poser le prospect en mettant en avant tous les avantages qu’il aurait (avantage fiscaux …)

Ci-dessous quelques exemples des objections que nous retrouvons le plus fréquemment:

O- “Vos honoraires sont élevés”

R- “Notre organisation, nous permet de donner une qualité de service sans équivalent et qu'il serait dommage de résumer la prestation d'un syndic à des honoraires. C'est avant tout une relation de confiance qui droit s'établir entre le syndic et les copropriétaires. Un syndic gère tous les postes de dépenses de la copropriété.”

O- “J'ai des amis qui sont mécontents de votre groupe”

R- . “Notre position de leader sur le marché ( rappeler que nous sommes la seule agence immobilière à être côtée en bourse ) fait que vous allez souvent entendre parler de notre groupe ,je serais ravis de discuter avec vos amis des difficultés qu'ils rencontrent et pourquoi pas en votre présence ?”

(ajouter d'autres exemples)

Obtenir les pièces nécessaires pour établir notre offre

Le dernier PV d'assemblée générale, les comptes de l'année passée, le règlement de copropriété ou les statuts de l'asl. Plus vous aurez de pièces, plus notre offre sera précise.

Puis passer au process 25 03 - Entrer un bien en Copropriété

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