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Volume 25-03 entrer un bien en copropriété

Cette procédure s’applique aux copropriétés ou aux associations syndicales qui sont déjà gérées par un syndic ou un gestionnaire.

• Soit par démarche directe du Conseil Syndical ou d’un copropriétaire, mécontent de leur syndic

• Soit à partir d’un contact privilégié avec le Conseil Syndical ou copropriétaire, d’un collaborateur du groupe

Établir après rencontre du Conseil Syndical (ou du) ou des copropriétaires demandeurs, un projet de contrat de syndic (s’il s’agit d’une SDC) ou contrat de gestion (s’il s’agit d’une ASL, AFUL, …) qu’ils porteront à l’ordre du jour de leur prochaine Assemblée Générale.

Proposer au CS (Conseil Syndical) ou aux copropriétaires afin qu’il n’y ait pas d’oubli d’envoyer en leur nom la LR avec AR accompagnant le contrat de syndic au syndic en place pour que notre candidature soit portée à l’ordre du jour

Visite de la Copropriété en préalable à l’établissement du contrat de syndic afin de bien appréhender le risque en visualisant l’état de l’immeuble, les services et les éléments d’équipement collectifs.

Présenter le cabinet et le contrat à l’AG, ainsi que notre façon de travailler (respect des process…), et proposer des solutions aux problèmes récurrents du syndic en place.

Dans le cas où nous sommes élus poursuivre le process ci-dessous.

Info Groupimo (Front office, Responsable de site, Responsable des métiers)

Suite à notre nomination le gestionnaire doit assurer la reprise de l’ensemble des documents et archives du syndicat

Feuille de Présence

Règlement de copropriété

La situation de trésorerie

La totalité des fonds immédiatement disponibles

Contrat assurance

Autres contrats : eau, EDF, éléments d’équipement

Registre Assemblée générale

Dossiers sinistres et procédures

Dossiers mutations

Dossiers travaux

Autres

Rappel :

Dans les deux mois, de la loi maximum légal : Solde des fonds disponibles après apurement des comptes Etat des comptes des copropriétaires et du syndicat

La remise des différents documents, de la comptabilité et des archives se fait contre émargement d’un « bordereau de remise de pièces »

Il est indispensable de vérifier la liste des documents et archives qui ont été listés sur les bordeaux de remise (bordereau de remise comptable et bordereau de remise des autres documents) à savoir selon l’article 18-2 de la loi :

• Le solde des fonds disponibles

• L’état des comptes des copropriétaires

• L’état des comptes du syndicat

• L’ensemble des documents et archives du syndicat, qui n’avaient pas été remises (car manquantes ou non listées), lors de la première remise des documents faite par l'ancien syndic dans le mois de notre cessation de fonctions. Cette liste étant énonciative et non limitative.

Porter une attention particulière au bordereau de remise comptable , s'assurer que les documents suivants sont présents:

• grand livre, balance générale

• balance des copropriétaires

• état des fournisseurs à payer

• état de rapprochement banque

(pour les exercices non approuvés/repartis) , il faut obtenir en compléments les documents suivants :

• journaux

• appels de fonds

• budget détaillé

Attention ! Le bordereau de remise de pièces sera signé avec la mention “Sous réserve de vérification”

voir le spécimen Réf : Annexe 1 à M07_03_003 détaillé et obligatoirement signé par le syndic (gestionnaire) sortant, et le nouveau syndic (gestionnaire).

Si remise incomplète, mise en demeure, et procédure éventuelle (voir procédure « gestion des départs »)

Pour les pièces numériques, une adresse mail groupe est fournie à l'ancien syndic pour lui permettre de nous envoyer les pièces numériques

• Lui remettre en main propre s’il est présent lors de la remise des documents et archives par l'ancien syndic

• La remise au Président du CS est obligatoire.

accompagné d’un double des documents comptables (ou scan) à savoir :

• grand livre, balance générale

• balance des copropriétaires

• état des fournisseurs à payer

• état de rapprochement banque

• Toute autre copie de document comptable qui pourrait être estimée nécessaire

En LR avec AR aux opposants et défaillants, ou absents non représentés

En simple aux autres

Si besoin par courrier recommandé avec AR, afin de permettre un transfert immédiat des factures courantes (EDF, eau, assurance, banque, ascenseur……)

Documents à transmettre :

Copie du PV d’assemblée de nomination

RC, Statuts enregistrés

Liste et adresse des propriétaires avec date d’achat

Feuille de présence AG

Les documents comptables remis par le syndic sortant (grand livre de début d’exercice, grand livre arrêté à la date de remise de la compta avec reports à nouveau, balance copropriétaire, de trésorerie, état des FAP, des impayés, état des dépenses, annexes travaux…..

Factures reçues par le syndic sortant non encore saisies en comptabilité

Relevés de banque

Contrats ou engagements divers souscrits par le syndicat et pouvant intéresser la comptabilité (placement fonds de réserve travaux,échéancier de prêt,échéancier de paiement de travaux ,conventions ou protocoles signées avec l’administration fiscale ou avec un créancier………)

Etat des procédures en demande et en défense pouvant avoir une incidence comptable

EDF communs, EDF ascenseur, maintenance ascenseur, PTT ascenseur (ligne en liste rouge)

Entretien des communs et espaces verts

Conciergerie (conformité avec la législation en vigueur) information au service Ressources Humaines.

Station d’épuration (copropriété ou ASL/ASP) : vérifier que les entretiens sont régulièrement faits et que chaque facture informe sur la « traçabilité » des effluents.

Assurance : vérifier que les surfaces indiquées au contrat transmis, sont conformes à l’existant pour éviter l’application d’une RP en cas de sinistre (faire analyser par COMAPHI)

1. Vérifier si la copropriété est immatriculé au registre national de la copropriété, pour ce faire se rendre sur le Le registre des copropriétés et rentrer le nom de l'ensemble immobilier ou le numéro d'immatriculation qui aura été communiqué par le précédent syndic.

2. Dans le cas où la copropriété n'est pas inscrite , procéder selon le process 25-05-10-le-registre-des-coproprietes